Jak porządkować rozmowy etykietami i atrybutami?

Po kilku tygodniach na czacie masz dziesiątki rozmów. Etykiety pomagają je szybko znaleźć: kto jest nowym pacjentem, kto pytał o fakturę, co jest pilne. Atrybuty idą krok dalej: to własne pola, w których zapisujesz konkretną informację, na przykład źródło kontaktu.

Jak utworzyć etykietę?

Etykiety tworzy administrator czatu:

• wejdź w Ustawienia → Etykiety i kliknij Dodaj etykietę,
• wpisz Nazwę etykiety. Dozwolone są tylko litery, cyfry, myślnik i podkreślenie, więc zamiast spacji użyj myślnika: nowy-pacjent,
• dodaj Opis, żeby zespół wiedział, kiedy jej używać,
• wybierz Kolor,
• zostaw zaznaczone Pokaż etykietę na panelu bocznym, jeśli chcesz mieć ją pod ręką w menu po lewej,
• kliknij Stwórz.

Zestaw na start dla gabinetu: nowy-pacjent, termin, odwolanie, faktura, pilne. Pięć etykiet wystarczy. Przy dwudziestu nikt nie pamięta, której użyć.

Jak oznaczyć rozmowę etykietą?

Etykiety dodaje każdy agent. W otwartej rozmowie, w prawym panelu, znajdź Etykiety konwersacji i wybierz etykietę z listy. Rozmowa może mieć kilka etykiet naraz.

Wszystkie rozmowy z daną etykietą zobaczysz, gdy klikniesz ją w menu po lewej, w sekcji Etykiety pod Rozmowy.

Etykiety mogą też nadawać się same, na przykład gdy klient napisze słowo „faktura”. Tak działają reguły automatyzacji, opisane w artykule Jak ustawić automatyzację w Calendesk Chat?

Czym są atrybuty niestandardowe?

Atrybut to własne pole z jedną konkretną informacją. Etykieta mówi „to nowy pacjent”, atrybut zapisuje na przykład „skąd o nas wie: polecenie”. Większość gabinetów zaczyna od samych etykiet. Atrybuty przydają się, gdy chcesz zbierać tę samą informację przy każdej rozmowie albo przy każdym kliencie.

Jak dodać atrybut?

• Wejdź w Ustawienia → Atrybuty niestandardowe i kliknij Dodaj atrybut niestandardowy.
• W polu Dotyczy wybierz Rozmowa (informacja o tej jednej rozmowie) albo Kontakt (informacja o kliencie, widoczna we wszystkich jego rozmowach).
• Wpisz Nazwę Wyświetlaną, na przykład „Źródło kontaktu”. Klucz uzupełni się sam.
• Wybierz Typ: Tekst, Numer, Link, Data, Lista albo Pole wyboru. Przy liście wpisz możliwe wartości, na przykład: polecenie, Google, ulotka, lekarz prowadzący.
• Kliknij Utwórz.

Gdzie uzupełnić atrybut?

W otwartej rozmowie, w prawym panelu. Atrybuty rozmowy są w Informacje o konwersacji, atrybuty kontaktu w Atrybuty kontaktu. Kliknij pole i wybierz albo wpisz wartość.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy agent może tworzyć nowe etykiety?

Nie. Etykiety i atrybuty tworzy administrator czatu. Agent dodaje istniejące etykiety do rozmów i uzupełnia atrybuty.

Czy etykietą mogę oznaczyć klienta, a nie rozmowę?

Tak. Otwórz klienta w Kontakty i dodaj mu etykietę w jego karcie. Etykieta rozmowy opisuje jedną sprawę, etykieta kontaktu opisuje klienta.