Dlaczego warto wdrożyć system rezerwacji w kancelarii prawnej?

Praca prawnika nie jest łatwa. Ciągłe spotkania z klientami, wizyty w sądach, sporządzanie dokumentów i pism procesowych, analizy rozporządzeń czy wyroków. Grafik spotkań często bywa napięty do granic możliwości, a doba okazuje się za krótka na wszystkie zaplanowane aktywności.  

I jeszcze te dzwoniące w kółko telefony. Klienci, dopytujący się o status ich sprawy, proszący o nowe dokumenty, czy po prostu próbujący umówić się na kolejne spotkanie. Często masz już tego po prostu dosyć...

W takiej sytuacji z pomocą może przyjść odpowiedni system rezerwacji online dla prawników, który przejmie na siebie część obowiązków komunikacyjnych, odciąży Cię w pracy i zapewni dodatkowe korzyści.

System rezerwacji online – czym jest?

System rezerwacji online to wielofunkcyjne narzędzie automatyzujące proces umawiania konsultacji i komunikacji z klientami. Dzięki specjalnemu oprogramowaniu umożliwia klientom dokonywanie rezerwacji poprzez wirtualny kalendarz na stronie www. Bez konieczności dzwonienia czy osobistej wizyty w kancelarii.

Takie rozwiązanie powoduje, że rezerwacje przyjmowane są przez 24 godziny, a klienci mogą umawiać się na z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. System synchronizuje kalendarze pracowników i na bieżąco aktualizuje ich grafiki, co – w przeciwieństwie do rezerwacji w zeszycie – ogranicza ryzyko nieporozumień czy błędów niemal do zera.  

Dodatkowo system dba o właściwą komunikację z klientem. Automatycznie wysyła mu e-maile i smsy z przypomnieniem o zbliżającej się konsultacji, dokumenty, linki do płatności czy zaproszenia do spotkań online.

Co to wszystko oznacza dla Ciebie jako prawnika? Jakie korzyści możesz osiągnąć dzięki temu rozwiązaniu?

Poznaj najważniejsze zalety systemu rezerwacji dla prawników i kancelarii prawnych!

#1 Oszczędność czasu i mniej dzwoniących telefonów  

Twoi klienci – w zdecydowanej większości – nie będą już dzwonić do Ciebie, żeby umówić się na spotkanie czy zmienić jego termin. Zamiast tego po prostu wejdą na Twoją stronę i kilkoma kliknięciami zapiszą swoją konsultację w wolnym terminie w Twoim kalendarzu online.

Cały system będzie na bieżąco aktualizowany. Wystarczy, że zaznaczysz na swoim telefonie, w jakich godzinach jesteś zajęty i nikt nie będzie mógł w tym terminie zarezerwować Twojego czasu.  

Dodatkowo program będzie automatycznie wysyłał do Twoich klientów smsy czy e-maile z ważnymi informacjami. Tym samym zdejmie z Twoich barków cześć obowiązków i pozwoli zaoszczędzić czas na inne aktywności.

#2 Poprawa obsługi klienta  

Program do zarządzania kancelarią to narzędzie działające przez 24 godziny na dobę. Dzięki temu Twoi klienci mogą korzystać z niego w pełni wygodnie i elastycznie, bez względu na Twoje godziny pracy. To bardzo ważna funkcjonalności, bo w ciągu dnia ludzie przeładowani są innymi obowiązkami, zapominają lub zwyczajnie nie mają czasu, by umówić spotkanie.

Aplikacja do rezerwacji ułatwi im ten proces i poprawi komfort, co wprost przełoży się na ich większe zadowolenie z Twoich usług.

A to nie wszystko!

Dzięki automatyzacji powiadomień Twój klient zawsze będzie na czas miał wszystkie potrzebne informacje: faktury, linki do płatności, przypomnienia o zbliżających się terminach. Ty nie będziesz musiał zawracać tym sobie głowy i pamiętać o ręcznej wysyłce.

Nie będzie też ryzyka, że o czymś zapomnisz i wiadomość do klienta nie dotrze. Wszystko odbywać się będzie szybko i automatycznie (zgodnie z ustalonym przez Ciebie harmonogramem), co ułatwi pracę Tobie oraz Twoim klientom.

#3 Budowanie autorytetu  

Stosowanie najnowocześniejszych narzędzi pozytywnie wpływa na wizerunek i postrzegania przez klientów i interesariuszy. Dzięki dołączanych do systemów rezerwacji kreatorom stron www stworzysz profesjonalną stronę internetową. Zaprezentujesz na niej swoje usługi, doświadczenie oraz sukcesy. Pokażesz klientom, że warto Ci zaufać i tym samym zachęcisz ich co umawiania się na konsultacje.

Zastanów się, czy ty sam poważnie traktujesz firmy, o których nie można nic znaleźć w internecie? Czy jesteś chętny do skorzystania z ich usług?

Miejsce w sieci jest bardzo ważne. Jeśli dobrze je wykorzystasz, możesz osiągnąć duże korzyści i zyskać wielu nowych chętnych na Twoje usługi. Więcej przydatnych informacji o tworzeniu własnej strony internetowej dowiesz się z naszych poprzednich wpisów na blogu.

#4 Możliwość pobierania opłat online

Poprzez integracje z renomowanymi systemami do płatności online (takich jak Stripe, Przelewy24 czy BLIK) aplikacja do rezerwacji może od razu pobrać od klienta opłatę za Twoje usługi. Dzięki temu przelew trafi na Twoje konto, zanim w ogóle zorientujesz się, że masz kolejną sprawę do poprowadzenia.

‍Pewnie zastanawiasz się teraz, czy to nie jest ryzykowne? Czy klienci nie będą niechętni do płacenia Ci całej należności z góry? Cóż, badania dowodzą, że jest dokładnie odwrotnie! Nawet 80% transakcji zawieranych w sieci kończy się błyskawicznym uregulowaniem należności.

Dlaczego tak się dzieje?

Przede wszystkim taki sposób płatności jest wygodny, szybki i nie wymaga noszenia ze sobą gotówki. Wiele osób, chce szybko zapłacić za usługę, żeby potem o tym nie zapomnieć i nie musieć specjalnie logować się banku. Dodatkowo płatności online są obecnie bardzo bezpiecznie i w razie problemów umożliwiają łatwe odzyskanie środków.

Dlatego zdecydowanie warto umożliwić Twoim klientom płatności online. Dla Ciebie takie rozwiązanie też jest korzystne. Nie tylko otrzymasz pieniądze wcześniej, ale i zabezpieczysz się na wypadek odwołania konsultacji w ostatniej chwili.

#5 Wsparcie w działaniach marketingowych

Narzędzie tak zaawansowane, jak system rezerwacji online, daje duże możliwości w zakresie działań marketingowych i reklamowych. Przede wszystkim, dzięki wbudowanemu kreatorowi stron www, umożliwia stworzenie stron internetowych, realnie wpływających na sprzedaż.

Odpowiednie przygotowanie oferty, dobór grafik, nagłówków oraz samego formularza rezerwacji może znacznie zwiększyć liczbę Twoich klientów i zachęcać ich do umawiania się na konsultacje.

A to tylko pierwszy krok! Później możesz korzystać z technik marketingowych takich jak up-selle czy cross-selle i wyświetlać swoim klientom dodatkowe oferty. Pomoże Ci to maksymalizować jednostkowy zysk z pojedynczej konsultacji i zapewniać kompleksowe usługi.

Dodatkowo możesz też wykorzystać automatyczne wiadomości sms i e-mail, by dbać o lojalność Twoich klientów. Regularnie wysyłać im newsletter prawniczy, przypominać o istnieniu Twojej kancelarii i tym samym delikatnie zachęcać do powierzenia Ci kolejnych spraw.

#6 Subskrypcje, czyli szansa na wprowadzenie wyjątkowej oferty i wyróżnienie się na rynku

Wdrożenie systemu rezerwacji online pozwoli Twojej kancelarii łatwo rozszerzyć zakres usług o wyjątkową w skali branży prawnej ofertę, jaką są tzw. pakiety subskrypcyjne. To rozwiązanie pozwala Ci co miesiąc pobierać od klientów opłatę, w zamian za stałą opiekę prawną, nielimitowane konsultacje, reprezentowanie przed sądami czy organami albo nadzorowanie ksiąg i dokumentów.

Działa to na podobnej zasadzie, jak platformy streamingowe czy subskrypcje gazetowe. Ty, jako przedsiębiorca zyskujesz stałe i w miarę pewne źródło comiesięcznego przychodu, a Twój klient poczucie bezpieczeństwa i pewność, że zadbasz o jego interes. Jednocześnie, możesz łatwo wyróżnić się na rynku usług prawnych, gdzie tego typu usługi należą jeszcze do rzadkości.

Skąd zatem pewność, że to rozwiązanie sprawdzi się w Twojej kancelarii?

Przede wszystkim z badań! Według Blue Media Polacy chętnie korzystają z usług subskrypcyjnych. Ponad 1/3 naszych rodaków ma wykupione pakiety offline, a aż 60% korzysta z subskrypcji online. Cenią oni sobie liczne korzyści z takiego rozwiązania: wygodę, poczucie bezpieczeństwa, brak stresu czy oszczędności finansowe.

Potwierdzają to też doświadczenia klientów Calendesk. Nasz system rezerwacji pomógł między innymi kancelarii Mentzen wdrożyć usługę subskrypcyjną Mentzen plus, która cieszy się zainteresowaniem i wyróżnia firmę na tle konkurencji.

#7 Łatwiejsze prowadzenie konsultacji online

System rezerwacji to absolutna konieczność jeśli planujesz prowadzić konsultacje online. Odpowiednie skonfigurowanie tego oprogramowania sprawi, że nie będziesz musiał się zajmować żadnymi formalnościami. Wszystko odbędzie się automatycznie, a Ty tylko połączysz się z klientem o odpowiedniej godzinie.  

System samodzielnie wygeneruje link do spotkania, umieści go w Twoim kalendarzu i wyśle go mailowo do klienta. Na kilka dni przed terminem przypomni mu też o zaplanowanych konsultacjach i dostarczy instrukcje, jak powinien się połączyć.  

Przyjmie również płatności, wystawi i wyślę fakturę, oraz przekaże dane do systemu księgowego. Ty będziesz musiał tylko zająć się merytorycznym rozwiązaniem jego sprawy. Wszelkie formalności zostaną wykonane automatycznie.

Jak wybrać najlepszy system rezerwacji dla prawnika?

Nie jest to proste zadanie. Na rynku spotkać można wielu dostawców, oferujących programy do rezerwacji w różnych konfiguracjach. Każdy z nich ma swoje wady i zalety. Czym zatem kierować się podczas wyboru?  

Przede wszystkim warto porównać oferty przez pryzmat dostępnych funkcjonalności. Nie każdy system rezerwacji posiada możliwość wysyłki linku do spotkania online, nie każdy można połączyć z używanymi przez Ciebie aplikacjami czy serwisami do płatności.  

Warto też zwrócić uwagę na cenę. Często skorzystanie z oferty mniej znanego dostawcy pozwoli uzyskać lepszą jakość usługi przy niższych kosztach.  

‍Jeśli po lekturze, nadal będziesz mieć wątpliwości, czym się kierować to zawsze możesz umówić się na bezpłatne konsultacje z ekspertami Calendesk. Na krótkim spotkaniu online pokażą Ci działanie aplikacji rezerwacyjnej w praktyce i odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania.

Więcej o wyborze systemu rezerwacji online dowiesz się z naszego poprzedniego artykułu, dostępnego tutaj: Jak wybrać najlepszy system rezerwacji online dla Twojej firmy?