Jak wprowadzić konsultacje online do Twojego biznesu

Pandemia Covid-19 sprawiła, że coraz więcej biznesów przenosi się w całości do sieci. Niektóre usługi można wykonać bez fizycznego spotkania z klientem, a to zapewnia większą elastyczność i pozwala lepiej zarządzać czasem.

Korzyści z prowadzenia konsultacji online jest wiele, ale wiążą się z tym też pewne zagrożenia. Dlatego w tym artykule szczegółowo pochylimy się nad tym zagadnieniem, przeanalizujemy branże, w których takie rozwiązanie może się opłacić, przedstawimy 5 rad na początek i pokażemy jak aplikacja do umawiania wizyt może w tym pomóc!

W jakich branżach warto wprowadzić konsultacje online?

Konsultacje online sprawdzą się praktycznie w każdym biznesie, który spełnia dwa kluczowe warunki:  

1. Nie wymaga bezpośredniego, fizycznego kontaktu z klientem.  
2. Skierowany jest do grupy odbiorczej, która ma odpowiednie umiejętności oraz możliwości finansowo-techniczne do połączenia się przez komunikator internetowy.

Warto przy tym zauważyć, że tak naprawdę jedynie niezgodność w punkcie drugim całkowicie uniemożliwia wprowadzenie konsultacji online do Twojej oferty. Jeśli zdecydowana większość Twoich klientów to osoby starsze, emeryci mogący mieć problem z obsługą komputera to nie warto stresować ich i zmuszać do konsultacji online. Tylko się zniechęcą i prawdopodobnie przestaną być Twoimi klientami.  

Inaczej wygląda sytuacja z punktem pierwszym. Tutaj można już sobie wyobrazić model hybrydowy, łączący konsultacje online z fizycznymi wizytami w Twoim gabinecie. W ten sposób mogą działać przykładowo: lekarze, fizjoterapeuci, trenerzy personalni, instruktorzy fitness.

Z doświadczeń klientów Calendesk wynika również, że konsultacje online świetnie sprawdzają się u prawników, psychoterapeutów, psychologów, korepetytorów czy dietetyków.

5 porad, jak przygotować się do prowadzenia konsultacji online

#1 Dostosuj swoją ofertę i określ grupę odbiorczą

Na początek musisz zastanowić się, jak skłonić Twoich klientów do umawiania się na konsultacje online? Czy Twoje dotychczasowe usługi można przenieść jeden do jednego do sieci? Czy może należy jakoś je dostosować, podkreślić nieco inne aspekty i pokazać klientom dodatkowe korzyści?  

‍Przeanalizuj swoją dotychczasową ofertę i dostosuj ją do realiów spotkania online. Podkreśl takie aspekty jak oszczędność czasu, większa elastyczność oraz wygoda. Zapewnij, że forma online gwarantuje pełną dyskrecję  i ułatwia koncentrację na rozwiązaniu problemów klienta.  

Jednocześnie nie zapominaj o specyfice swojej grupy odbiorczej. Zastanów się, czy ludzie, którzy korzystali z Twojej pomocy offline, poradzą sobie z technicznymi wyzwaniami spotkań online? Być może będziesz musiał nieco zmienić target swoich usług online i przygotować oddzielne komunikaty.

#2 Wybierz platformę komunikacji

Znając już szczegóły swojej oferty i grupę odbiorczą, do której będziesz ją kierować, możesz wybrać Twoje najważniejsze narzędzie pracy – platformę do spotkań online. Na rynku istnieje wiele takich rozwiązań: Google Meet, Zoom, Skype, Microsoft Teams i inne. Które z nich wybrać?

Przede wszystkim poznaj preferencję swoich klientów. Zapytaj się ich, które programy najłatwiej im się obsługuje, jakie interfejsy sprawiają, że czują się komfortowo, a których unikają. To może być bardzo istotny argument przy wyborze odpowiedniego narzędzia.  

Na co jeszcze zwrócić uwagę?

Kluczowe są odpowiednie parametry i funkcje, niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia konsultacji online. W szczególności pamiętaj, że wybrana przez Ciebie platforma powinna mieć:

• szyfrowane połączenie i certyfikaty bezpieczeństwa;
• wysoką jakość dźwięku i obrazu;
• możliwość współdzielenia ekranu;
• wbudowany chat;  
• łatwo dostępne wsparcie techniczne;
• możliwość zainstalowania aplikacji mobilnej.

#3 Zadbaj o odpowiedni sprzęt

Podczas konsultacji online klient płaci za Twoje usługi, a nie problemy techniczne, brak obrazu lub fonii czy przycinający Internet. Tego typu komplikacje oczywiście się zdarzają, ale należy zrobić wszystko, by do nich nie dopuścić.

Dlatego warto zainwestować w odpowiedniej jakości sprzęt:  

• Kamerę internetową o rozdzielczości minimum 720p i prędkości co najmniej 30 klatek na sekundę. Dodatkowo przyda się funkcja autofocusu oraz automatycznej korekcji światła
• Zestaw słuchawkowy z mikrofonem. Najlepiej w wersji nausznej, która odetnie Cię od dźwięków z zewnątrz i pomoże w pełni skupić się na spotkaniu.  
• Zewnętrze lampy do ewentualnego doświetlenia obrazu
• Szybkie i stabilne połączenie internetowe. Jeśli masz taką możliwość, rekomendujemy bezpośrednie połączenie kablem, zamiast WiFi – unikniesz wtedy problemów spowodowanych przypadkowym rozłączeniem i uzyskasz większą prędkość przesyłania danych.  

Przed każdym spotkaniem koniecznie sprawdź, czy wszystko działa, jak należy. Ustaw też kamerę mniej więcej na wysokości oczu, żeby Twój wizerunek był możliwie najkorzystniejszy.

#4 Ustaw profesjonalne tło

Paradoksalnie równie ważne, co jakość dźwięku i obrazu, jest to, co pokażesz w kamerze poza swoją sylwetkę. Źle dobrane tło może rozproszyć Twojego rozmówce lub – co gorsza – negatywnie wpłynąć na Twój wizerunek.  

I nie chodzi tutaj tylko o brak bałaganu. To, w jaki sposób zaplanujesz kadr, mówi o Tobie bardzo dużo. Dlatego zrezygnuj z krzykliwych kolorów, plakatów, rzeźb czy nietypowych dekoracji w tle. Postaw na minimalizm, który ułatwi Twojemu klientowi skupienie się na rozmowie.  

‍Najlepiej skieruj kamerę na pustą białą ścianę lub regał z książkami branżowymi. Ostrożnie rozstaw delikatne akcenty takie jak kwiatki czy meble biurowe. Jeśli masz ograniczone możliwości lokalowe, możesz kupić ściankę działową lub inny parawan, który oddzieli Cię od reszty pokoju.

#5 Przygotuj plan każdego spotkania

Pamiętaj, że spotkania online mają nieco inną specyfikę niż konsultacje przeprowadzane na żywo. Bez bezpośredniego kontaktu dużo trudniej jest nawiązać relację z drugą stroną, odbyć niezobowiązującą pogawędkę na początek czy też skłonić klienta do otworzenia się.

Dlatego Twoim obowiązkiem jako gospodarza, jest odpowiednie prowadzenie rozmowy. Przygotuj sobie szczegółowy plan, inicjuj kolejne tematy i nie pozwalaj, by zalegała krępująca cisza. Zadbaj, by Twój klient poczuł się komfortowo i zaopiekuj się nim w profesjonalny sposób, a chętniej wróci do Ciebie na kolejne konsultacje.  

‍Pamiętaj też, by pilnować czasu! Ludzie łatwiej wybaczają kolejki przed gabinetem, niż czarne okienko oczekiwania na połączenie. Jeśli będziesz się spóźniał na kolejne spotkanie, Twój klient może zrezygnować i się rozłączyć.

Jak wykorzystać system rezerwacyjny w biznesie konsultacyjnym?

Prowadzenie biznesu konsultacji online stawia przed Tobą dodatkowe wyzwania. Musisz sprawnie zarządzać swoim kalendarzem, zdalnie pobierać opłaty i  prowadzić odpowiednią komunikację z klientami. Wysłać im link do spotkania, instrukcję jak do niego dołączyć i odpowiedzi na ewentualne problemy techniczne.

W tym wszystkim może Ci pomóc odpowiednio skonfigurowany kalendarz rezerwacji. Nie tylko znacznie ułatwi on Twoim klientom zapisanie się na konsultację i tym samym oszczędzi Twój czas, ale również odciąży Cię w wielu innych czynnościach.

Jeśli aktywujesz odpowiednie funkcjonalności, system po wykryciu nowej rezerwacji automatycznie:

• umieści ją w Twoim kalendarzu;
• poinformuje klienta o możliwości opłacenia usługi przy pomocy sprawdzonego operatora płatności online (np. Stripe lub BLIK);
• wyśle do klienta link do spotkania oraz wiadomość, którą zawczasu przygotujesz;
• wystawi fakturę;
• przypomni klientowi o zbliżającym się terminie wizyty.  

To wszystko pozwoli Ci to oszczędzić czas i zautomatyzuje wiele powtarzalnych czynności, sprawiając że prowadzenie biznesu będzie znacznie łatwiejsze i przyjemniejsze. Pamiętaj jednak, że nie każdy system rezerwacyjny będzie posiadał wszystkie wymienione tu funkcjonalności. Wszystko zależy od oferty konkretnego dostawcy i wybranego pakietu.

Dlatego przed zakupem konkretnego rozwiązania warto przeanalizować, które funkcję przydadzą się w Twoim biznesie. Pomoże Ci w tym jeden z naszym poprzednich wpisów blogowych: Najpopularniejsze systemy rezerwacyjne

My oczywiście zachęcamy do zapoznania się z ofertą Calendesk, który powstał m.in. z myślą o osobach udzielających konsultacji online. Nasz system rezerwacji online posiada wszystkie omówione wyżej funkcjonalności oraz umożliwia łatwe wprowadzenie sprzedaży subskrypcyjnej. Model ten szczególnie sprawdza się przy konsultacjach online i pozwala osiągać znaczne korzyści.

Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółową ofertą na https://calendesk.com/pl