Jak zarządzać grafikiem pracownika oraz grafikiem usługi?

Dostępność usług możesz wyświetlać klientom na podstawie grafiku pracownika lub grafiku danej usługi. System domyślnie wykorzystuje grafik pracownika, który jest dostępny na koncie pracownika. Grafiki pracowników są współdzielone z grafikami usług, dzięki czemu o dostępności można decydować zarówno w zakładce Pracownicy, Oferta – Usługi jak i Grafiki dostępności.

Gdzie znajdę grafik dostępności?

Aby wyświetlić grafik dostępności, przejdź do jednej z wyżej wymienionych zakładek. Na potrzeby tego artykułu skupimy się na tworzeniu i edycji grafiku dostępności przez zakładkę Grafiki dostępności.

Tworzenie nowego grafiku dostępności

Pierwszym krokiem przy tworzeniu nowego grafiku jest wybranie przycisku Dodaj grafik dostępności oznaczonego na zdjęciu poniżej.

Po wybraniu tego przycisku zobaczysz panel, w którym możesz skonfigurować Twój nowy grafik dostępności.

Nazwa grafiku dostępności

Nazwa grafiku dostępności powinna umożliwić Ci szybką identyfikację, do czego się odnosi, już z poziomu listy grafików dostępności, dlatego pamiętaj, aby zawrzeć w niej więcej informacji np.: imię, nazwisko, okres który obejmuje, a nawet usługi, które będą regulowane tym grafikiem, czyli np.

Jak Kowalski; pn. – pt.; 8:00 – 16:00; Usługi ID: 1,2,3,4,5,6.

Oczywiście samodzielnie decydujesz o tym, co wprowadzić, ale bardzo praktycznie jest dodawać szczegółowe nazwy grafików.

Strefa czasowa grafiku dostępności

Strefa czasowa grafiku dostępności pozwala na ustalenie skąd pracownik, do którego przypisujemy grafik, będzie pracował.

Po ustawieniu grafiku np. na strefę czasową Asia/Dubai nasz system zrozumie, że trzeba konwertować dostępność widoczną w kalendarzu na stornie www względem tej strefy czasowej, a więc przeglądając ten grafik w Madrycie, zobaczę dostępność w następujący sposób:

Ustawienia grafiku

Widok z perspektywy klienta

Grafik w Dubaju zaczyna się od 8:00, ale przeglądając go w Madrycie, dostępność jest już na 5:00:

Ustawienia dostępności

Standardowy tydzień pracy

Ta część grafiku pozwala na ustawienie dostępności, która jest regularna, powtarzalna, z tygodnia na tydzień.
Zgodnie z powyższymi ustawieniami pozwalamy na wyświetlenie dostępności od poniedziałku do piątku, na wszystkie usługi pracownika, do którego przypiszemy ten grafik, we wszystkich lokalizacjach, które przypisane są do tych usług.

Przy pomocy symboli oznaczonych na zdjęciu poniżej możemy:

1. duplikować pełny dzień i wszystkie ustawienia w nim dodane,
2. usuwać poszczególne bloki dostępności w wybranym dniu,
3. dodawać osobny blok dostępności w obrębie jednego dnia,
4. dodawać warunki (do których usług i do których lokalizacji odnosi się wybrany zakres dostępności),
5. zmieniać ustalone warunki w obrębie wybranego zakresu dostępności.
6. dodawać osobny zakres dostępności, warunkowany osobnymi parametrami,
7. blok dostępności,
8. zakresy dostępności.

Jak działają warunki w dostępności?

• Jeśli nie dodasz żadnego warunku do zakresu dostępności, to system zastosuje wybrane bloki godzinowe i dni dostępności do wszystkich pracowników oraz usług przypisanych do tego grafiku, we wszystkich lokalizacjach.
• Jeśli dodasz warunek – usługę, to system zrozumie, że cały zakres dostępności ma odnosić się do tej usługi (lub usług) wybranej w warunkach.
• Jeśli dodasz warunek – lokalizację, to nasz system zrozumie, że cały zakres dostępności ma odnosić się do wszystkich usług, ale tylko w wybranej lokalizacji (lub wybranych lokalizacji).
• Jeśli dodasz warunek – usługę + lokalizację, to nasz system zrozumie, że cały zakres dostępności ma odnosić się do tej usługi wyłącznie we wskazanej lokalizacji.

Pamiętaj, że jeśli wybierasz w warunkach lokalizację, to ona musi być również dodana w konfiguracji usługi.

Wyjątki - daty nadpisujące dni tygodnia

Ta sekcja odpowiedzialna jest za tworzenie dostępności nieregularnej. W tej sekcji możesz dodawać dostępność na, np. warsztaty, szkolenia, pojedyncze godziny dostępności porozrzucane po całym grafiku dostępności. Ta sekcja sprawdza się doskonale w przypadku budowania dostępności przez osoby, które poświęcają dorywczo swój czas pracy na wykonywanie usług.

Aby zbudować wyjątek wybierz przycisk Dodaj wyjątek widoczny na zdjęciu powyżej.

Po wybraniu tego przycisku zobaczysz kalendarz, który umożliwi Ci wybór dat z kalendarza, godzin dostępności i wskazanie warunków – usług i lokalizacji, dla których dostępność ma obowiązywać.

1. wybór dnia/dni dostępności,
2. możliwość wykonania duplikatu godzin z wybranego dnia w sekcji Standardowy tydzień pracy,
3. możliwość dodania osobnego bloku dostępności,
4. możliwość dodania/edycji warunków (do których usług i do których lokalizacji odnosi się wybrany zakres dostępności).

Pamiętaj, że grafik dostępności możesz stworzyć:

• wyłącznie w sekcji Standardowy tydzień pracy,
• wyłącznie w sekcji Wyjątki - daty nadpisujące dni tygodnia,
• korzystając z obu sekcji jednocześnie:
  • Wtedy nasz system zastosuje dostępności z sekcji Standardowy tydzień pracy, ale dni dodane do sekcji Wyjątki - daty nadpisujące dni tygodnia nadpiszą (zastąpią ustawienia) dni z sekcji Standardowy tydzień pracy.

Przypisywanie grafików dostępności

Tak przygotowany grafik dostępności możesz:

• przypisać do pracownika/pracowników,
• przypisać do usługi/usług,
• edytować,
• usunąć.