Co zrobić, gdy dostępność usługi nie wyświetla się prawidłowo w kalendarzu klienta?

Zapewne zależy Ci na szybkiej i skutecznej konfiguracji konta Calendesk, aby jak najwcześniej umożliwić klientom umawianie spotkań biznesowych z Twojego systemu rezerwacji.

Niekiedy zdarza się, że pomimo skonfigurowania usług i dodania grafików dostępności usługa nie pojawia się w kalendarzu lub godziny dostępności nie wyświetlają się poprawnie.

W tym artykule opiszemy ścieżkę, którą trzeba podążać, aby skutecznie skonfigurować grafik usługi/pracownika.

Ustawienia strefy czasowej w Panelu Calendesk

Wszyscy pracownicy, którzy świadczą usługi przy pomocy systemu rezerwacji Calendesk mogą udostępniać swoje terminarze w oparciu o tę samą strefę czasową, którą wybrano w zakładce Ustawienia – Platforma, ale każdy z pracowników może dodawać grafiki dostępności we własnej strefie czasowej, niezależnej od strefy czasowej konta administratora.

Jeśli chcesz umożliwić pracownikom tworzenie dostępności w ich własnej strefie czasowej, przejdź do zakładki Ustawienia – Platforma i zaznacz pole wyboru zaznaczone na zdjęciu poniżej:

Klienci mogą swobodnie rezerwować usługi przebywając w innych strefach czasowych, dzięki możliwości wyboru strefy czasowej w kalendarzu klienta. Jeśli świadczysz usługi dostarczane drogą online, to warto udostępnić klientom możliwość wyboru strefy czasowej.

Odradzamy udzielanie możliwości wyboru strefy czasowej w kalendarzu klienta dla usług realizowanych stacjonarnie, ponieważ może to prowadzić do niespójności uniemożliwiających wykonanie usługi.

Aby dać klientom możliwość wyboru strefy czasowej, należy przejść do ustawień szablonu strony www, w zakładce Narzędzia – Strony www, i w zakładce Ogólne odznaczyć pole wyboru Ukryj możliwość wyboru strefy czasowej.

Ustawienia konta pracownika

Upewnij się, że podczas tworzenia konta pracownika zaznaczono pole wyboru Pracownik będzie przyjmował rezerwację za pomocą kalendarza online:

Powiązanie pracownika z usługą

Jeśli usługi już zostały utworzone i skonfigurowane, to upewnij się, że w profilu pracownika przypisano do niego odpowiednie usługi. Jeśli jeszcze nie utworzono usług, to można będzie wrócić do tego punktu po utworzeniu ich.

Grafik dostępności usługi/pracownika

Podczas tworzenia grafiku dostępności usługi/pracownika w zakładce Grafiki dostępności zwróć uwagę na dostępność usługi/pracownika naniesioną na grafik:

Kompletną informację o tym, w jaki sposób konfigurować grafiki dostępności znajdziesz w naszym wpisie zatytułowanym Jak zarządzać grafikiem pracownika oraz grafikiem usługi?

Zadecyduj, czy grafik ma być przypisany do usług/usługi, czy do pracownika/pracowników.

Jeśli w zakładce Grafiki dostępności utworzono grafiki pracowników i przypisano je do kont pracowników, to usługa powinna odbywać się na podstawie grafików pracowników.

Jeśli usługa nie jest dostępna zawsze wtedy, gdy pracownik, a ma swoją ograniczoną dostępność, to odbywa się na podstawie własnego grafiku dostępności.

Przeanalizujmy taki przypadek:

• mam pracownika, który obsługuje kilka usług,
• część tych usług to usługi stacjonarne wykonywane wyłącznie w biurze,
• część z tych usług to usługi online wykonywane wyłącznie zdalnie, w domu,

W takim przypadku musimy stworzyć dwa grafiki dostępności: dla usług online i dla usług stacjonarnych.

‍
Wszystkie Twoje usługi powinny mieć wybraną dostępność na podstawie grafików usług Grafik online lub Grafik stacjonarny.
Nie da się oprzeć dostępności wszystkich usług wyłącznie na podstawie jednego grafiku dostępności pracownika, bo ma dla nas znaczenie, kiedy odbywają się usługi stacjonarne i kiedy online.

Istniejące wydarzenia w kalendarzu pracownika

Bardzo często zapominamy o tym, że na stronie www, w kalendarzu klienta, nie wyświetla się pełna, zgodna z oczekiwaniami dostępność pracownika/usługi, ponieważ pracownik ma dodane rezerwacje. Sprawdźmy, czy to nie jest przyczyna, dla której nie wyświetla się pełna dostępność, w zakładce Sprzedaż – Rezerwacje.

Kolejnym powiązanym problemem mogą być blokady dodane do kalendarzy pracowników w fazie testowania systemu, lub blokady, które zaimportowały się z kalendarzy zewnętrznych, w procesie integracji ich z kontami pracowników. W zakładce Sprzedaż – Rezerwacje sprawdź, czy do konta pracownika nie zaczytały się wydarzenia z podłączonych kalendarzy Google lub Outlook.

Ustawienia usługi

Podczas dodawania nowej usługi podejmij decyzję odnośnie do tego, jak ma się ta usługa pokazywać w kalendarzu, nie tylko uwzględniając grafik dostępności, ale również dodatkowe warunki.

Upewnij się, że dodane przez Ciebie parametry nie zmuszają naszego systemu do uniemożliwienia rezerwacji, lub do ograniczenia dostępności usługi.

Dodaj lub usuń usługi z kalendarza klienta

Ostatnim etapem powinno być przejście do edycji kalendarza klienta i upewnienie się, że dodane do niego zostały odpowiednie usługi.

Przejdź do zakładki Narzędzia – Strony www i edytuj szablon, który zawiera kalendarz rezerwacji udostępniony Twoim klientom.

Odszukaj sekcję z kalendarzem i kliknij ją (na środkowym ekranie kliknij prostokąt z kalendarzem zacienionym na niebiesko), a następnie po lewej stronie ekranu odszukaj punkt Usługi i wybierz niebieski przycisk Edytuj.

Ustawienia sekcji kalendarza na stronie www

Sprawdź, czy widoczność w kalendarzu nie została ograniczona parametrami wyświetlonymi na zdjęciu poniżej:

Po naniesieniu zmian wybierz przycisk Opublikuj znajdujący się po prawej stronie, na górze, aby zapisać ustawienia.

Jeśli po przejściu tych wszystkich kroków ciągle nie widzisz dostępności usługi w kalendarzu, upewnij się, że nie masz w tym czasie zaplanowanych rezerwacji lub dodanych blokad.