Co zrobić, gdy dostępność usługi nie wyświetla się prawidłowo w kalendarzu klienta?

Zapewne zależy Ci na szybkiej i skutecznej konfiguracji konta Calendesk, aby jak najwcześniej umożliwić klientom umawianie spotkań biznesowych z Twojego systemu rezerwacji.

Niekiedy zdarza się, że pomimo skonfigurowania usług i dodania grafików dostępności usługa nie pojawia się w kalendarzu lub godziny dostępności nie wyświetlają się poprawnie.

W tym artykule opiszemy ścieżkę, którą trzeba podążać, aby skutecznie skonfigurować grafik usługi/pracownika.

Ustawienia strefy czasowej w Panelu Calendesk

Wszyscy pracownicy, którzy świadczą usługi przy pomocy systemu rezerwacji Calendesk muszą udostępniać swoje temrinarze w oparciu o tę samą strefę czasową, którą wybrano w zakładce Ustawienia – Platforma. Obecnie nie ma takiej możliwości, aby pracownicy tworzyli grafiki dostęponości w innych strefach czasowych niż ta konta głównego (administratora) Calendesk.

Klienci mogą swobodnie rezerwować usługi przebywając w innych strefach czasowych, dzięki możliwości wyboru strefy czasowej w kalendarzu klienta. Jeśli świadczysz usługi dostarczane drogą online, to warto udostępnić klientom możliwośc wyboru strefy czsaowej.

Odradzamy udzielanie możliwości wyboru strefy czasowej w kalendarzu klienta dla usług realizowanych stacjonarnie, ponieważ może to prowadzić do niespójności uniemożliwiających wykonanie usługi.

Aby dać klientom możliwość wyboru strefy czasowej, należy przejść do ustawień szablonu strony www, i w zakładce „Ogólne” odznaczyć pole wyboru „Ukryj możliwość wyboru strefy czasowej”.

Ustawienia konta pracownika

Upewnij się, że podczas tworzenia konta pracownika zaznaczono pole wyboru „Pracownik będzie przyjmował rezerwację za pomocą kalendarza online”:

Powiązanie pracownika z usługą

Jeśli usługi już zostały utworzone i skonfigurowane, to upewnij się, że w profilu pracownika przypisano do niego odpowiednie usługi. Jeśli jeszcze nie utworzono usług, to można będzie wrócić do tego punktu po utworzeniu ich.

Grafik dostępności usługi/pracownika

Podczas tworzenia grafiku dostępności usługi/pracownika w zakładce Grafiki dostępności zwróć uwagę na dostępność usługi/pracownika naniesioną na grafik:

• Po lewej stronie formularza dodajemy wyłącznie regularne dni i bloki czasu dostępności:

• Po prawej stronie formularza dodajemy wyłącznie nieregularne daty i bloki czasowe, np. gdy tworzymy takie wydarzenia jak warsztaty, szkolenia, webinary. W takiej konfiguracji wydarzenia pojawi się w kalendarzu klienta tylko wybranego dnia i o godzinie dodanej do grafiku:

• Tworząc grafik łączący te dwie strony ze sobą, powodujemy, że usługi powiązane z tym grafikiem będą wyświetlać się w kalendarzu regularnie, ale z uwzględnieniem wyjątków opisanych po prawej stronie formularza:

W przypadku grafiku zaprezentowanego na zdjęciu powyżej dostępność usługi/pracownika powiązanego z tym grafikiem będzie się wyświetlać tak, jak zaprogramowano po lewej stronie: od poniedziałku do piątku w godzinach 13:00 do 18:00, ale wyjątkowo w poniedziałek, dnia 15 maja 2023, ta usługa będzie dostępna od 15:00 do 17:00. Nasz system respektuje stronę lewą tego grafiku w odniesieniu do każdego dnia w tygodniu, ale dnia 15 maja ustawienia z lewej strony grafiku i pokaże dostępność dodaną po prawej stronie.

Przypisanie grafiku do usługi lub do pracownika

Pamiętaj, aby w trakcie dodawania grafiku dostępności zadecydować, do której usługi lub do którego pracownika ma się ten grafik aplikować. Jeden grafik może być wykorzystany do wielu usług lub do wielu pracowników, ale oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby każda usługa lub każdy pracownik mieli indywidualne grafiki dostępności.

Ustawienia usługi

Podczas dodawania nowej usługi podejmij decyzję odnośnie do tego, jak ma się ta usługa pokazywać w kalendarzu, nie tylko uwzględniając grafik dostępności, ale również dodatkowe warunki.

Upewnij się, że dodane przez Ciebie parametry nie zmuszają naszego systemu do uniemożliwienia rezerwacji, lub do ograniczenia dostępności usługi.

Następnie zdecyduj, czy usługa ma się odbywać na podstawie grafiku pracownika, czy na podstawie grafiku usługi.

Jeśli w zakładce Grafiki dostępności utworzono grafiki pracowników i przypisano je do kont pracowników, to usługa powinna odbywać się na podstawie grafików pracowników.

Jeśli usługa nie jest dostępna zawsze wtedy, gdy pracownik, a ma swoją ograniczoną dostępność, to odbywa się na podstawie własnego grafiku dostępności.

Przeanalizujmy taki przypadek:

• mam pracownika, który obsługuje kilka usług,
• część tych usług to usługi stacjonarne wykonywane wyłącznie w biurze,
• część z tych usług to usługi online wykonywane wyłącznie zdalnie, w domu

W takim przypadku musimy stworzyć dwa grafiki dostępności: dla usług online i dla usług stacjonarnych.
Wszystkie Twoje usługi powinny mieć wybraną dostępność na podstawie grafików usług „Grafik online” lub „Grafik stacjonarny”.
Nie da się oprzeć dostępności wszystkich usług wyłącznie na podstawie jednego grafiku dostępności pracownika, bo ma dla nas znaczenie, kiedy odbywają się usługi stacjonarne i kiedy online.

Dodaj lub usuń usługi z kalendarza klienta

Ostatnim etapem powinno być przejście do edycji kalendarza klienta i upewnienie się, że dodane do niego zostały odpowiednie usługi.

Przejdź do zakładki Narzędzia – Strony www i edytuj szablon, który zawiera kalendarz rezerwacji udostępniony Twoim klientom.

Odszukaj sekcję z kalendarzem i kliknij ją (na środkowym ekranie kliknij prostokąt z kalendarzem zacienionym na niebiesko), a następnie po lewej stronie ekranu odszukaj punkt „Usługi” i wybierz niebieski przycisk „Edytuj”.

Po naniesieniu zmian wybierz przycisk „Opublikuj” znajdujący się po prawej stronie, na górze, aby zapisać ustawienia.

Jeśli po przejściu tych wszystkich kroków ciągle nie widzisz dostępności usługi w kalendarzu, upewnij się, że nie masz w tym czasie zaplanowanych rezerwacji lub dodanych blokad.