Jak dodać klienta?

Dodawanie klientów

Sekcja Dodaj kliena służy do dodawania nowych klientów do platformy Calendesk. Na pewno zdarzają Ci się klienci, którzy dokonują rezerwacji przez telefon, lub przychodzą prosto „z ulicy”. To właśnie w sekcji Dodaj kliena wprowadzisz dane osób, które nie dokonały rezerwacji drogą online.

W sekcji Dodaj klienta możesz wprowadzić informacje takie jak:

• imię klienta,
• nazwisko klienta,
• adres e-mail klienta,
• numer kontaktowy klienta,
• datę urodzin klienta.

W tej sekcji dodasz dodatkowy opis, który pomoże Ci zapewnić klientom wyższy poziom obsługi. Dzięki notatkom zawartym w tym miejscu możesz dodawać informacje o preferencjach, czy problemach klienta. Te informacje będą widoczne tylko dla Twoich pracowników.

Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy mieli pełny obraz tego, kim jest klient, możesz dodać jego zdjęcie profilowe. Z tym krokiem należy być jednak bardzo ostrożnym. Klient zobaczy zdjęcie dodane przez pracownika do jego profilu. To zdjęcie będzie widoczne na jego koncie klienta, na Twojej stronie www, stworzonej za pomocą kreatora stron www Calendesk.

W tej sekcji możesz przypisać klienta do wybranej grupy. Ta czynność ułatwi Ci późniejsze wyszukiwanie klienta oraz komunikację z nim.

Klient jest firmą

Jeśli Twój klient jest firmą i chciałbyś dodać dane dotyczące jego działalności gospodarczej, zaznacz pole wyboru Dane do faktury. Dzięki wykonaniu tej czynności rozwiniesz formularz, który należy uzupełnić odpowiednimi danymi o kliencie. Dla osób fizycznych ważne jest podanie imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania. Dla działalności gospodarczych należy wprowadzić nazwę firmy oraz konieczne jest podanie NIPu/NIPu z prefixem. Wspomniane czynność są niezbędne, jeżeli chcemy zautomatyzować proces wystawiania faktur VAT przy integracji z system Fakturownia. 

Jeśli nie chcesz wpisywać wszystkich danych ręcznie, w obawie przed popełnieniem błędu lub zmuszenia klienta do powolnego przedstawiania danych działalności, uzupełnij dwa pola:

• Prefix – oznaczenie literowe znajdujące się bezpośrednio przed numerem NIP,
• NIP – numer nadany przez Urząd Skarbowy lub jego europejski odpowiednik,

a następnie wybierz przycisk „Pobierz dane”. Ta czynność spowoduje, że dane działalności Twojego klienta, które są powiązane z jego numerem NIP, zostaną pobrane z:

• GUS  (Główny Urząd Statystyczny) – Dla działalności z polskim numerem NIP,
• VIES – (VAT Information and Exchange System) – Dla działalności z Europejskim numerem NIP.

Przetwarzanie danych osobowych

Kolejnym krokiem w dodawaniu klienta są dwa pola wyboru znajdujące się na samym końcu formularza.

• Prośba o wysłanie linku z hasłem na adres mailowy klienta.
  • Zaznaczenie tego pola możliwe jest tylko wtedy, gdy klient podał swój adres mailowy. Dzięki temu klient otrzyma hasło do konta na swoją skrzynkę mailową. To hasło możesz później zmienić w sekcji: Klienci – Lista Klientów, klikając na profil klienta, a następnie przycisk z trzema kropkami i „Ustaw nowe hasło”.

• Od momentu dodania klienta do Twojej bazy klientów, stajesz się administratorem danych osobowych. Klient musi wyrazić zgodę na przetwarzanie jego danych. Taką zgodę można podpisać wyłącznie, gdy klient podaje swoje dane/dane firmowe przez formularz rezerwacji w procesie dokonywania rezerwacji/aktywacji pakietu/subskrypcji lub zakupu produktu na stronie www. Nie da się systemowo spowodować, że klient zaakceptuje takie zgody, jeśli rezerwacja dodawana jest manualnie przez panel Calendesk. Kiedy dodajesz dane klienta manualnie przez Panel Calendesk, musisz uzyskać zgodę klienta poza systemem Calendesk, we własnym zakresie.
• Ostatnim krokiem jest wybranie przycisku „Dodaj”. To konieczne, aby profil klienta został zapisany w systemie.

‍