Jak dodać pracownika pomagającego przy rezerwacji?

Przy niektórych wizytach pracuje więcej niż jedna osoba: druga terapeutka na sesji dla par, koterapeuta w terapii rodzinnej, asystent na szkoleniu. Taką osobę dodajesz do rezerwacji jako pracownika pomagającego. Rezerwację nadal prowadzi jeden pracownik, a pomagający ma w niej swój czas pomocy: na całą wizytę albo na jej część.

Czas pomocy zajmuje kalendarz pomagającego. Klienci nie zarezerwują go online w tym czasie, a panel ostrzeże Cię, jeśli ktoś z pomagających jest wtedy zajęty.

Jak dodać pracownika pomagającego do rezerwacji?

1. Otwórz Kalendarz i dodaj nową rezerwację albo kliknij istniejącą i wybierz edycję.

2. Pod polem pracownika kliknij Dodaj pracownika pomagającego. Pojawi się sekcja Pracownicy przy rezerwacji.

3. W polu Kto pomaga? wybierz osobę. Lista pokazuje tylko pracowników, którzy mogą jeszcze pomóc przy tej rezerwacji.

4. Kolejną osobę dodasz linkiem Dodaj kolejnego pracownika pomagającego. Przy jednej rezerwacji może pomagać do 10 osób.

5. Kliknij Zapisz.

W Gabinecie Psychologicznym Anna Nowak sesje terapii par prowadzi Katarzyna Zielińska. Na pierwszą sesję z nową parą dołącza Marek Nowicki, więc Katarzyna dodaje go jako pracownika pomagającego.

Jak ustawić, przez jaką część wizyty pracownik pomaga?

Domyślnie pracownik pomaga przez całą rezerwację. Jeśli dołącza tylko na część wizyty:

1. W sekcji Pracownicy przy rezerwacji kliknij jego nazwisko.

2. W okienku Czas pomocy ustaw Pomaga od i Pomaga do. Czas musi mieścić się w godzinach rezerwacji i trwać co najmniej 5 minut.

3. Zamknij okienko i zapisz rezerwację.

Każdy pomagający ma swój czas. Jedna osoba może pomagać przez pierwsze 30 minut, a druga przez całą sesję.

Jeśli do tej usługi ostatnio dodawano pomagających, panel podpowie: Ostatnio do tej usługi dodano: … Dodać znowu? Kliknij Dodaj, żeby dodać te same osoby, albo Nie teraz, żeby ukryć podpowiedź.

Co się dzieje, gdy pracownik pomagający jest zajęty?

Przy zapisie panel sprawdza każdego pomagającego. Jeśli ktoś w swoim czasie pomocy ma inną rezerwację, blokadę w kalendarzu, pomaga przy innej wizycie albo jest poza godzinami pracy, zobaczysz okno Nie wszyscy mogą wtedy pomóc. Przy każdej osobie jest powód i godzina konfliktu.

• Wróć i zmień wraca do rezerwacji, żeby zmienić termin albo osobę.

• Zapisz mimo to zapisuje rezerwację z tym konfliktem.

To samo sprawdzenie działa, gdy przesuwasz rezerwację, edytujesz serię rezerwacji albo przeciągasz wizytę w kalendarzu.

Gdzie widać czas pomocy?

• W kalendarzu. U pomagającego pojawia się kafelek Pomoc na jego czas pomocy. Kliknięcie otwiera rezerwację.

• W rezerwacjach online. Czas pomocy blokuje wolne terminy pomagającego tak samo jak jego własne wizyty.

• W liście rezerwacji. W Sprzedaż → Rezerwacje pod pracownikiem rezerwacji jest blok Pomagają z czasem pomocy każdej osoby. Filtr Pracownik pomagający pokaże wszystkie rezerwacje, przy których pomaga wybrana osoba.

Co widzi pracownik pomagający?

Pomagający widzi rezerwacje, przy których pomaga, także gdy ma rolę Pracownik (ograniczony), czyli dostęp tylko do swoich wizyt. W liście rezerwacji widzi swój czas pomocy. Klientów tych rezerwacji widzi tak jak klientów swoich wizyt, razem z kontaktem do prowadzącego.

Kto może dodawać pracowników pomagających?

Pomagających dodaje i zmienia osoba, która może dodawać rezerwacje (przy nowej rezerwacji) albo edytować rezerwacje (przy edycji). Pozostali widzą pomagających w rezerwacji, ale nie mogą ich zmienić. Więcej o rolach przeczytasz w artykule Jak nadać pracownikowi dostęp do panelu i uprawnienia?.

Czy pracownik pomagający dostaje powiadomienia?

Tak, jeśli to włączysz. Domyślnie powiadomienia dostaje tylko prowadzący.

1. Przejdź do Powiadomienia → Ustawienia.

2. W sekcji Powiadomienia dla pracowników pomagających przy rezerwacji zaznacz Powiadamiaj pracowników, którzy pomagają przy rezerwacji.

3. Kliknij Zapisz pod tą sekcją.

Pomagający dostaje wtedy te same wiadomości co prowadzący: o nowej rezerwacji, zmianie, odwołaniu i przypomnienie, e-mailem, SMS-em i jako powiadomienie push w aplikacji mobilnej. SMS-y idą z pakietu SMS Twojego konta. Link gospodarza spotkania Zoom dostaje tylko prowadzący. Tę sekcję widzi osoba, która może edytować ustawienia.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy czas pomocy trafia do Google Calendar albo Outlooka?

Nie. Rezerwacja trafia do kalendarza prowadzącego, a czas pomocy widać tylko w Calendesk.

Czy mogę dodać pomagającego do rezerwacji całodniowej?

Nie. Pracowników pomagających dodajesz tylko do rezerwacji z godziną rozpoczęcia i zakończenia.

Czy prowadzący może być jednocześnie pomagającym w tej samej rezerwacji?

Nie. Prowadzący jest już w rezerwacji, więc nie ma go na liście osób, które mogą pomóc.

Czy czas pomocy jest w eksportach?

Nie. Eksport pokazuje rezerwację u prowadzącego, bez czasu pomocy.