Jak ustawić limit dzienny zasobu i zwolnić zasób przed końcem rezerwacji?

Zasób to coś, czego rezerwacja potrzebuje i czego masz ograniczoną liczbę: gabinet, sala, sprzęt. Ten artykuł opisuje dwie rzeczy, które możesz mu ustawić:

• limit dzienny, czyli ile minut albo ile rezerwacji zasób może mieć jednego dnia,
• zwalnianie zasobu przed końcem rezerwacji, gdy usługa potrzebuje go tylko przez część wizyty.

Czym są zasoby i jak je dodać, przeczytasz w artykule Czym są etykiety, grupy oraz zasoby?.

Jak ustawić limit dzienny zasobu?

1. Przejdź do Ustawienia → Zasoby i dodaj nowy zasób albo edytuj istniejący.
2. Zaznacz Ustaw limit dzienny.
3. W polu Limit wpisz liczbę i wybierz, w czym ją liczysz: minut albo rezerwacji. Minut możesz wpisać od 1 do 1440, rezerwacji od 1 do 100.
4. Zapisz zasób.

Limit dotyczy każdej sztuki zasobu (na każdą sztukę) albo każdej pozycji puli (na każdą pozycję). Jeśli masz 2 takie same sale z limitem 240 minut, panel pokaże pod polem sumę: „Razem 8 h dziennie (2 pozycje × 240 min)”. Na liście zasobów przy nazwie widać limit, np. „limit 240 min dziennie”.

W Gabinecie Psychologicznym Anna Nowak sala do terapii grupowej służy też do warsztatów. Żeby zostało w niej miejsce na sprzątanie i przygotowanie, ma limit 240 minut dziennie.

Co liczy się do limitu?

• Limit w minutach liczy czas, przez który rezerwacje zajmują zasób danego dnia. Jeśli usługa zwalnia zasób wcześniej, liczy się tylko ten krótszy czas. Rezerwacja, która trwa po północy, liczy się w obu dniach, każdego dnia tyle, ile w nim trwa.
• Limit w rezerwacjach liczy każdą rezerwację jako 1, w dniu, w którym się zaczyna.
• Zajęcia grupowe: jeśli przy zasobie ustawiono Cała grupa zajmuje jedno miejsce, grupa liczy się raz. Przy Każdy uczestnik zajmuje jedno miejsce liczy się każdy uczestnik.

Liczą się też rezerwacje zakończone i oczekujące na płatność. Odwołane rezerwacje się nie liczą. Dzień to doba w strefie czasowej Twojego konta.

Co się dzieje, gdy limit się kończy?

Na stronie rezerwacji klient nie zobaczy terminu, który przekroczyłby limit zasobu. Jeśli usługa korzysta z puli, termin zostaje, dopóki któraś pozycja puli ma jeszcze wolny limit na ten dzień.

W panelu możesz zapisać rezerwację ponad limit. Przed zapisem zobaczysz okno Limit dzienny zasobu z informacją, ile limitu zostało i ile zajmie ta rezerwacja, oraz pytanie Czy mimo to zapisać rezerwację?. Kliknij Tak, żeby zapisać, albo Nie, żeby wrócić i zmienić termin.

Gdy przy rezerwacji wybierasz pozycję z puli, przy każdej pozycji z limitem panel pokazuje, ile limitu jest już zajęte tego dnia, np. „120 z 240 min”. Jeśli ta rezerwacja przekroczy limit, zobaczysz dopisek „ponad limit”.

Jak zwolnić zasób przed końcem rezerwacji?

Niektóre usługi potrzebują zasobu tylko przez część wizyty. Na przykład 90-minutowa konsultacja z testem psychologicznym zajmuje salę testową przez pierwsze 45 minut, a resztę spotkania specjalista prowadzi w swoim gabinecie. Żeby sala była wolna dla innych już po 45 minutach:

1. Przejdź do Oferta → Usługi i edytuj usługę.
2. W polu Zasoby wybierz zasoby, których usługa potrzebuje.
3. Zaznacz Zwolnij zasoby przed końcem rezerwacji.
4. Przy każdym zasobie ustaw Czas zajęcia, czyli jak długo od początku wizyty zasób jest zajęty. Cała rezerwacja oznacza, że zasób jest zajęty do końca. Czas zajęcia może być najwyżej tak długi jak usługa.
5. Zapisz usługę.

Po tym czasie zasób jest wolny dla innych rezerwacji online i w panelu, choć wizyta jeszcze trwa. Pracownik zostaje zajęty do końca rezerwacji. Do limitu dziennego w minutach liczy się tylko czas zajęcia.

Zmiana działa też na rezerwacje, które już są w kalendarzu. Jeśli skrócisz czas zajęcia, zasób zwolni się wcześniej także w zapisanych wcześniej wizytach tej usługi.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy limit zablokuje mi dodanie rezerwacji w panelu?

Nie. W panelu zobaczysz ostrzeżenie i możesz zapisać rezerwację mimo to. Limit blokuje tylko terminy na stronie rezerwacji.

Czy wcześniejsze zwolnienie zasobu działa przy rezerwacjach całodniowych?

Nie. Rezerwacja całodniowa zajmuje zasób przez cały dzień.

Czy mogę ustawić różny czas zajęcia dla różnych zasobów jednej usługi?

Tak. Czas zajęcia ustawiasz osobno przy każdym zasobie usługi.

Czy limit dzienny działa przy puli zasobów?

Tak. Limit ustawiony przy puli obowiązuje każdą jej pozycję osobno.