Jak zintegrować system płatności Calendesk z systemem do wystawiania faktur Fakturownia?

Z tego artykułu dowiesz się jak zintegrować system płatności Calendesk z systemem do wystawiania faktur Fakturownia.

Co to jest Fakturownia?

Fakturowania to platforma do fakturowania. W tym systemie można wystawiać następujące dokumenty:

• faktury VAT,
• faktury proforma,
• faktury zaliczkowe i końcowe,
• faktury walutowe,
• faktury z odwrotnym obciążeniem,
• faktury MP,
• faktury RR,
• faktury marża,
• faktury korygujące,
• noty korygujące,
• rachunki,
• paragony,
• KP,
• KW,
• zamówienia,
• WNT,
• WDT,
• noty księgowe,
• dowody wewnętrzne,
• import usług,
• własny dokument nieksięgowy,
• i inne faktury.

Ten program do wystawiania faktur pozwala na wygodne zarządzanie dokumentacją księgową – wydrukiem w dowolnej chwili, czy też wystawieniem podobnej faktury, jeśli usługa lub produkt sprzedawane są cyklicznie.

Integracja systemów Calendesk i Fakturownia obejmuje wyłącznie wystawianie faktur kosztowych po dokonanej płatności za rezerwację. Inne dokumenty należy wystawiać manualnie w panelu Fakturownia.

Jak zintegrować Fakturownię z Calendeskiem?

Aby zintegrować te systemy, w panelu administratora Calendesk, przejdź do zakładki Integracje – Integracje Globalne. Po kliknięciu kafla z Fakturownią zobaczysz, że po stronie Calendesk wystarczy podać dwie dane:

• API token
• Adres URL konta

Gdzie znajdę API token i adres URL konta?

Aby zdobyć dostęp do tych danych, musisz założyć konto na platformie Fakturownia. Po podaniu adresu mailowego i hasła, których potrzebujesz do zalogowania na platformę Fakturownia, platforma Fakturownia zapyta Cię jakiego adresu chcesz używać. W tej chwili należy podać adres, który związany jest z Twoim kontem w panelu administratora Calendesk. To może być dowolny adres, ale dla ułatwienia podaj nazwę twojego biznesu, taką samą jak ta, którą podajesz w Calendesk.

Adres URL konta już masz. Potrzebujesz jeszcze tokenu API. Token API trzeba pobrać z ustawień systemu Fakturownia (Ustawienia –––> Ustawienia konta –––> Integracja –––> Kod autoryzacyjny API).

Kolejnym krokiem jest ponowne otwarcie platformy Calendesk i wejście do zakładki Integracje – Integracje Globalne. W tym miejscu podaj dane, które uzyskałeś z platformy Fakturownia.

Po podaniu odpowiednich danych wybierz przycisk Zapisz. Nasz system sprawdzi, czy przy podawaniu danych nie popełniasz błędu i zweryfikuje, czy może połączyć konto Calendesk z kontem w Fakturowni. Jeśli podjęta próba się powiedzie, to zobaczysz komunikat na zielonym tle, że próba zakończyła się powodzeniem.

Konta zostały połączone, co oznacza, że po płatności faktura może wystawić się automatycznie. Jeśli chcesz, aby faktury powstawały automatycznie, zaznacz pole wyboru Włącz moduł fakturowania.

Jeśli chcesz, aby klient dostawał fakturę mailowo, automatycznie po wystawieniu jej, zaznacz pole Automatycznie wyślij faktury do klientów po otrzymaniu płatności.

Na tym etapie Calendesk jest już w pełni zsynchronizowany z platformą Fakturownia. Jednak to nie wystarczy, aby faktury wystawiane przez platformę Fakturownia miały wymagany kształt i zawierały wymagane informacje. Aby na każdej fakturze widniał wymagany zestaw danych odbiorcy i wystawcy faktury, musisz podać te dane w odpowiednich miejscach w platformach Calendesk i Fakturownia.

Gdzie należy podać dane odbiorcy i wystawcy faktur?

Dane wystawcy

Na platformie Fakturownia wejdź w zakładkę Ustawienia – Dane firmy i uzupełnij dane wystawcy faktury (Twoje), które mają pojawić się na każdej nowo wystawionej fakturze. Jeśli chcesz, możesz przyspieszyć proces wypełniania tych danych za pomocą niebieskiego przycisku Zaczytaj dane po NIP, REGON lub KRS.

Podawanie danych odbiorcy faktury

Podczas dodawania rezerwacji manualnie, przez Panel Calendesk

Dane odbiorcy faktury znajdziesz/dodasz w zakładce Klienci – lista klientów, po wybraniu rekordu z klientem. Gdy otworzysz już kartę klienta, możesz upewnić się, że zostały uzupełnione dane klienta. Upewnij się, że wprowadzając NIP klienta, wprowadzasz poprawną i istniejącą wartość. W przeciwnym przypadku faktura nie zostanie wygenerowana. Pamiętaj, aby zaznaczyć pole wyboru Dane do faktury. W tym miejscu musisz uzupełnić dane klienta, jeśli on sam ich nie uzupełnił.

Podczas dokonywania rezerwacji przez klienta, w kalendarzu

Jeśli klient dokonuje rezerwacji przy pomocy kalendarza na stronie www, musisz mu umożliwić podanie danych do faktury.

Aby do tego doprowadzić, musisz przejść do edycji sekcji kalendarza w Twoim szablonie, w zakładce Narzędzia – Strony www. Tam odszukaj pola wyboru widoczna na zdjęciu poniżej:

Jeśli chcesz, aby klient miał możliwość podania danych do faktury podczas procesu rezerwacji, zaznacz tylko pole Pozwól na uzupełnianie danych do faktury.

Jeśli chcesz zmusić klienta do podania danych, zaznacz dodatkowo Wymagaj podania danych do faktury VAT.

Pamiętaj, że jeśli wymagasz danych do faktury VAT, to nie powinieneś w jednym kalendarzu wyświetlać usług płatnych i darmowych.

Konfiguracja usług i stawka VAT

Kolejną rzeczą, którą musisz skonfigurować, jest usługa/produkt/subskrypcja/pakiet, której rezerwacja/zakup ma skutkować wystawieniem faktury. Aby ustawić te dane, musisz przejść do zakładki Oferta i następnie odpowiednio do Usługi / Subskrypcje / Produkty. Tutaj zobaczysz listę usług/subskrypcji/pakietów/produktów, który już dodano oraz dodasz nowe.

Przy dodawaniu nowej pozycji lub edycji istniejącej pozycji zaznacz pole wyboru Wystaw fakturę VAT po otrzymaniu płatności oraz uzupełnij stawkę podatku VAT, która obowiązuje przy tej pozycji.

Kody GTU

GTU to nazwa kodu grupy towarowej, którą przedsiębiorcy muszą stosować w nowej strukturze JPK. Od podatników (od października 2020) ustawowo, wymaga się weryfikacji sprzedawanych towarów oraz świadczonych usług pod kątem ich przynależności do jednej z trzynastu grup towarowo-usługowych.

Można je ustawić w zakładce Integracje – Integracje Globalne. Kody będą się dodawać automatycznie do wszystkich faktur (na samym dole faktury).

UWAGA! Dodatkowo trzeba włączyć pokazywanie kodów GTU w Fakturowni. Domyślnie ta funkcja jest wyłączona.

Fakturownia –––> Ustawienia konta –––> Wydruki –––> Wstaw kody GTU

Rabat dla klientów Calendesk - 20% z kodem xda7uf.

Specjalnie dla klientów Calendesk mamy kod rabatowy 20% na zakup usług w Fakturownia.pl: xda7uf