Jak zintegrować system płatności Calendesk z systemem do wystawiania faktur Fakturownia?

Z tego artykułu dowiesz się jak zintegrować system płatności Calendesk z systemem do wystawiania faktur Fakturownia.

Co to jest Fakturownia?

Fakturowania to platforma do fakturowania, która umożliwia wpisywanie kwot netto lub brutto – pozostałe kwoty są przeliczane automatycznie. W systemie można wystawiać następujące dokumenty: faktury VAT, faktury proforma, faktury zaliczkowe i końcowe, faktury walutowe, faktury z odwrotnym obciążeniem, faktury MP, faktury RR, faktury marża, faktury korygujące, noty korygujące, rachunki, paragony, KP, KW, zamówienia, WNT, WDT, noty księgowe, dowody wewnętrzne, import usług, własny dokument nieksięgowy, inne faktury.

Ten program do wystawiania faktur pozwala na wygodne zarządzanie dokumentacją księgową – wydrukiem w dowolnej chwili, czy też wystawieniem podobnej faktury, jeśli usługa lub produkt sprzedawana jest cyklicznie.

Jak zintegrować Fakturownię z Calendeskiem?

Aby zintegrować te systemy, w panelu administratora Calendesk, wejdź do zakładki „Integracje – Integracje Globalne” i odnajdź punkt „Księgowość”. Po kliknięciu kafla z Fakturownią zobaczysz, że po stronie Calendesk wystarczy podać dwie dane:

• API token
• Adres URL konta

Gdzie znajdę API token i adres URL konta?

Aby zdobyć dostęp do tych danych, musisz założyć konto na platformie Fakturownia. Po podaniu adresu mailowego i hasła, których potrzebujesz do zalogowania na platformę Fakturownia, platforma Fakturownia zapyta Cię jakiego adresu chcesz używać. W tej chwili należy podać adres, który związany jest z Twoim kontem w panelu administratora Calendesk. To może być dowolny adres, ale dla ułatwienia podaj nazwę twojego biznesu, taką samą jak ta, którą podajesz w Calendesk.

Adres URL konta już masz. Potrzebujesz jeszcze API tokenu. API token trzeba pobrać z ustawień aplikacji (’Ustawienia -> Ustawienia konta -> Integracja -> Kod autoryzacyjny API’).

Kolejnym krokiem jest ponowne otwarcie platformy Calendesk, wejście do zakładki „Integracje – Integracje Globalne” i odnalezienie punkt „Księgowość”. W tym miejscu podaj dane, które uzyskałeś z platformy Fakturownia.

Po podaniu odpowiednich danych wybierz przycisk funkcyjny „Zapisz”. Nasz system sprawdzi, czy przy podawaniu danych nie popełniasz błędu i zweryfikuje, czy może połączyć konto Calendesk z kontem w Fakturowni. Jeśli podjęta próba się powiedzie, to zobaczysz komunikat na zielonym tle, że próba zakończyła się powodzeniem.

Konta zostały połączone, co oznacza, że po płatności faktura może wystawić się automatycznie. Jeśli chcesz, aby faktury powstawały automatycznie, zaznacz pole wyboru „Włącz moduł fakturowania”.

Jeśli chcesz, aby klient dostawał fakturę na pocztę elektroniczną automatycznie po wystawieniu jej, zaznacz pole „Automatycznie wyślij faktury do klientów po otrzymaniu płatności”.

Na tym etapie Calendesk jest już w pełni zsynchronizowany z platformą Fakturownia. Jednak to nie wystarczy, aby faktury wystawiane przez platformę Fakturownia miały wymagany kształt i zawierały wymagane informacje. Aby na każdej fakturze widniał wymagany zestaw danych odbiorcy i wystawcy faktury, musisz podać te dane w odpowiednich miejscach w platformach Calendesk i Fakturownia.

Gdzie należy podać dane odbiorcy i wystawcy faktur?

Dane wystawcy

Na platformie Fakturownia wejdź w zakładkę „Ustawienia – Dane firmy” i uzupełnij dane wystawcy faktury (Twoje), które mają pojawić się na każdej nowo wystawionej fakturze. Jeśli chcesz, możesz przyspieszyć proces wypełniania tych danych za pomocą niebieskiego przycisku funkcyjnego „Zaczytaj dane po NIP, REGON lub KRS”.

Dane odbiorcy

Dane odbiorcy faktury znajdziesz w zakładce „Klienci – lista klientów”, po wybraniu rekordu z klientem. Gdy otworzysz już kartę klienta, możesz upewnić się, że zostały uzupełnione dane klienta. Pamiętaj, aby zaznaczyć pole wyboru „Klien jest firmą”. W tym miejscu musisz uzupełnić dane klienta, jeśli on sam ich nie uzupełnił. Klient może samodzielnie uzupełnić swoje dane firmowe, przechodząc do swojego konta na stronie stworzonej przy pomocy kreatora Calendesk.

Stawka VAT i produkty

Ostatnią rzeczą, którą musisz skonfigurować, jest produkt lub usługa, która ma pojawić się na fakturze. Aby ustawić te dane, musisz przejść do zakładki „Oferta - Produkty. Tutaj zobaczysz listę produktów, który już dodano oraz dodasz nowe produkty.

Przy dodawaniu nowego produktu zaznacz pole wyboru „Wystaw fakturę VAT” oraz uzupełnij stawkę podatku VAT, która obowiązuje przy danym produkcie.

Jeśli już wcześniej dodano produkt, nie musisz go usuwać, aby określić stawkę VAT. Kliknij czerwony krzyżyk, który domyślnie pokazuje się przy produkcie i edytuj stawkę VAT, tak jak opisano w przypadku nowego produktu.

Gotowe! Udało Ci się skonfigurować integrację Calendesku z Fakturownią!

Kody GTU

GTU to nazwa kodu grupy towarowej, którą przedsiębiorcy muszą stosować w nowej strukturze JPK. Od podatników (od października 2020) ustawowo, wymaga się weryfikacji sprzedawanych towarów oraz świadczonych usług pod kątem ich przynależności do jednej z trzynastu grup towarowo-usługowych.

Można je ustawić w zakładce „Integracje – Integracje Globalne” i w punkcie „Księgowość”. Kody będą się dodawać automatycznie do wszystkich faktur (na samym dole faktury).

UWAGA! Dodatkowo trzeba włączyć pokazywanie kodów GTU w Fakturowni. Domyślnie ta funkcja jest wyłączona.

Fakturownia => Ustawienia konta => Wydruki => Wstaw kody GTU

‍

Rabat dla klientów Calendesk - 20% z kodem xda7uf.

Specjalnie dla klientów Calendesk mamy kod rabatowy 20% na zakup usług w Fakturownia.pl: xda7uf