Program do rezerwacji sal konferencyjnych - jak wybrać?

Program do rezerwacji sal konferencyjnych to narzędzie, w którym klienci sami sprawdzają dostępność sali, wybierają godzinę i płacą za wynajem online. System pilnuje, żeby dwie rezerwacje nie nałożyły się na siebie, wysyła potwierdzenia i przypomnienia, a Ty widzisz grafik wszystkich sal w jednym miejscu.

Jeśli wynajmujesz sale, ten scenariusz pewnie brzmi znajomo. Ktoś pyta mailem o wtorek. Odpisujesz, że wolne. W międzyczasie ktoś inny dzwoni i bierze ten sam termin. Wtorek masz zarezerwowany podwójnie, a w czwartek sala stoi pusta.

Rezerwacje prowadzone w mailach i arkuszu działają do momentu, w którym sal albo klientów robi się więcej niż kilka. Potem zaczynają kosztować: puste godziny, pomyłki i czas, który spędzasz na potwierdzaniu terminów zamiast na sprzedaży.

Co musi mieć dobry program do rezerwacji sal konferencyjnych?

Cenniki narzędzi potrafią wymieniać po kilkadziesiąt funkcji. W praktyce o skuteczności decyduje sześć rzeczy:

• kalendarz dostępności online, w którym klient widzi tylko wolne godziny,

• blokada podwójnych rezerwacji działająca w czasie rzeczywistym,

• płatność przy rezerwacji: BLIK, karta, Apple Pay, Google Pay lub przelew,

• rezerwacje cykliczne dla stałych klientów,

• automatyczne potwierdzenia i przypomnienia e-mail oraz SMS,

• strona rezerwacji pod Twoją marką, ze zdjęciami sal i cennikiem.

Dwie z tych funkcji zasługują na osobne zdanie. Przypomnienia wysyłane automatycznie przed terminem ograniczają nieobecności nawet o 60%, a przy wynajmie sal każda nieobecność to konkretna, policzalna strata. Strona rezerwacji z kolei robi robotę handlowca: klient ogląda salę, sprawdza cennik i rezerwuje o 22:00 w niedzielę, kiedy Ty dawno nie pracujesz.

Przedpłata zamienia obietnicę w umowę

Nieopłacona rezerwacja to obietnica. Opłacona to umowa.

Każda nieodwołana rezerwacja oznacza godziny, w których sala mogła zarabiać, a stała pusta. Przedpłata przenosi ryzyko z Ciebie na klienta: kto zapłacił, ten przychodzi albo odwołuje na tyle wcześnie, że zdążysz sprzedać termin komuś innemu.

Dlatego sprawdź nie tylko to, czy program obsługuje płatności, ale też jak wyglądają zasady odwołań. Dobre narzędzie pozwoli Ci ustawić własne reguły: do kiedy można bezpłatnie zrezygnować, ile wynosi zadatek i kiedy przepada.

Sale na wynajem i sale dla zespołu to dwa różne problemy

Wynajmujesz sale klientom z zewnątrz? Najważniejsze będą płatności, strona rezerwacji i przypomnienia.

Zarządzasz salami wewnątrz firmy, w której rezerwują je pracownicy na spotkania i szkolenia? Płatności znikają z listy, a na pierwszy plan wychodzi synchronizacja z kalendarzami zespołu, na przykład Google Calendar albo Outlookiem, żeby rezerwacja sali od razu lądowała w grafikach uczestników.

Część narzędzi obsługuje tylko jeden z tych scenariuszy. Zanim zaczniesz testy, ustal, który jest Twój.

Jak ustawisz to w Calendesk?

W Calendesk każdą salę dodajesz jako usługę z własnym kalendarzem, cennikiem i godzinami dostępności. Klient wchodzi na Twoją stronę rezerwacji online, wybiera salę i godzinę, a płaci BLIK-iem, kartą, przez Apple Pay albo Google Pay.

Resztę system robi sam. Potwierdzenie i przypomnienia wychodzą automatycznie, kalendarz blokuje zajęte godziny, a rezerwacje cykliczne ustawiasz stałym klientom raz. Grafik wszystkich sal masz w jednym widoku, razem ze statystykami obłożenia i przychodów.

Stronę ze zdjęciami sal i kalendarzem zbudujesz w kreatorze stron, bez programisty. Masz już stronę firmową? Wtedy wystarczy podpiąć do niej sam kalendarz.

Od 2019 roku klienci umówili przez Calendesk ponad 1 000 000 rezerwacji, a użytkownicy oceniają system na 4,8/5 na Capterra. Całość przetestujesz przez 14 dni za darmo, bez podawania karty.

Krótka checklista przed wyborem

• Czy klient zarezerwuje i zapłaci bez kontaktu z Tobą?

• Czy ustawisz własne zasady odwołań i zadatków?

• Czy stali klienci mogą rezerwować cyklicznie?

• Czy przypomnienia SMS i e-mail wychodzą automatycznie?

• Czy zobaczysz obłożenie każdej sali bez klikania po arkuszach?

• Czy przetestujesz całość za darmo, zanim zapłacisz?

Jeśli narzędzie wypada słabo w więcej niż jednym punkcie, szukaj dalej.

FAQ: najczęściej zadawane pytania

Czym program do rezerwacji sal różni się od kalendarza Google?

Kalendarz pokazuje, kiedy sala jest zajęta. Program do rezerwacji przyjmuje rezerwacje od klientów, pobiera płatności, wysyła przypomnienia i pilnuje, żeby nikt nie zapisał się na zajętą godzinę. Google Calendar możesz z nim zsynchronizować i widzieć wszystko w jednym miejscu.

Czy mogę wymagać przedpłaty za wynajem sali?

Tak. W Calendesk ustawisz przedpłatę, zadatek albo pełną płatność przy rezerwacji, do wyboru BLIK, karta, Apple Pay i Google Pay. Zasady odwołań i zwrotów określasz sam.

Czy obsłużę rezerwacje cykliczne?

Tak. Stały klient, na przykład firma szkoleniowa, rezerwuje cały cykl jednym podejściem, a system dodaje wszystkie terminy do grafiku i przypomina o każdym z nich.

Sala zarabia tylko wtedy, kiedy jest zarezerwowana

Każdy tydzień z rezerwacjami w mailach to puste godziny, których nie widać w żadnym raporcie. Ustaw kalendarz online, włącz przedpłaty i pozwól klientom rezerwować samodzielnie, o każdej porze.

Załóż konto i testuj Calendesk przez 14 dni za darmo