Prowadzenie gabinetu psychologicznego to bardzo odpowiedzialne zadanie, które wymaga nie tylko wiedzy terapeutycznej, ale również odpowiedniej organizacji biznesowej. Poza samym przyjmowaniem pacjentów trzeba jeszcze rejestrować wizyty, wystawiać faktury, przyjmować płatności, księgować je i dbać o odpowiedni marketing.
Nie są to proste zadania, które – szczególnie w jednoosobowych gabinetach – potrafią zajmować wiele czasu i utrudniać właściwą pracę terapeutyczną. Na szczęście z pomocą przychodzą nowoczesne rozwiązania technologiczne pod postacią systemu rezerwacji online dla psychologów.
Czym jest kalendarz dla psychologa?
kalendarz dla psychologa, inaczej system rezerwacji online to interaktywne narzędzie automatyzujące proces umawiania wizyt i komunikacji z klientami. Dzięki specjalnemu oprogramowaniu umożliwia pacjentom dokonywanie rezerwacji poprzez wirtualny kalendarz na stronie www. Bez konieczności dzwonienia na infolinię czy osobistej wizyty w gabinecie.
Takie rozwiązanie powoduje, że zapisy na wizyty przyjmowane są przez 24 godziny, a pacjenci mogą umawiać się na z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. System synchronizuje kalendarze lekarzy i na bieżąco aktualizuje ich grafiki, co – w przeciwieństwie do rezerwacji w zeszycie – ogranicza ryzyko nieporozumień czy błędów niemal do zera.
Dodatkowo system dba o właściwą komunikację z pacjentem. Automatycznie wysyła mu e-maile i smsy z przypomnieniem o zbliżającej się wizycie, dokumenty, skierowania, linki do płatności czy zaproszenia do spotkań online.
Co to wszystko oznacza dla Ciebie jako psychologa lub właściciela gabinetu psychologicznego?
Jakie korzyści możesz osiągnąć dzięki temu rozwiązaniu?
Przede wszystkim system rezerwacji zdejmie z Twoich barków część obowiązków, pozwoli oszczędzić czas i dzięki temu zyskać więcej przestrzeni na pracę terapeutyczną. Telefony dużo rzadziej będą Ci przeszkadzać, bo większość pacjentów zacznie umawiać się przez internet, a potrzebne informacje otrzyma na maila.
Możliwość rejestracji przez 24h oraz automatyzacja procesów pozwoli efektywniej zapełniać Twój grafik i dzięki temu obsługiwać większą ilość pacjentów. Przypomnienia mailowe, łatwa możliwość przełożenia wizyty i pobieranie opłaty z góry ograniczą nieodbyte terapie i tzw. pacjentów widmo.
Dodatkowo system rezerwacji pomoże Ci w działaniach marketingowych, ułatwi wprowadzenie ofert subskrypcyjnych oraz – poprzez poprawę komunikacji wpłynie na wyższą lojalność i zadowolenie pacjentów – sprawdź nasz inny wpis – 7 prostych technik, które pomogą Ci maksymalizować zyski – marketing w małym biznesie usługowym.
To wszystko sprawia, że system rezerwacji online to bardzo pomocne narzędzie, które pomoże Ci rozwinąć swoją działalność i zapewnić wyższy poziom usług.
6 czynników, które warto wziąć pod uwagę, wybierając aplikację do rezerwacji wizyt dla psychologów
#1 Dostępne funkcjonalności i integracje
Aplikacje do rezerwacji wizyt to często wielofunkcyjne systemy, umożliwiające automatyzację wielu dodatkowych procesów. Odpowiednia konfiguracja narzędzia i zintegrowanie go z zewnętrznymi aplikacjami pozwala nie tylko zarządzać rezerwacjami, ale również wystawiać faktury, wysyłać powiadomienia, pobierać opłaty czy wspierać działania marketingowe.
Dzięki temu wiele dodatkowych czynności może dziać się bez Twojego udziału. Przykładowo, gdy klient zapisze się na nową wizytę, system automatycznie umieści tę informację w Twoim kalendarzu, wyśle potwierdzenie, wygeneruje link do płatności, wystawi fakturę i przekaże dane do programu księgowego.
Oczywiście nie każdy system posiada wszystkie te funkcjonalności, a ich ilość bardzo często wpływa na cenę. Dlatego bardzo ważne jest dokonanie analizy, jakich funkcji oczekujesz od swojej aplikacji i sprawdzenie, z jakimi zewnętrznymi narzędziami będziesz chciał ją zintegrować.
#2 Bezpieczeństwo i Elastyczność Płatności
Bezpieczne i elastyczne zarządzanie płatnościami jest kluczowe dla każdego systemu rezerwacji wizyt, szczególnie w branży medycznej, gdzie dyskrecja i zaufanie są niezbędne. Wybierając aplikację do rezerwacji wizyt, ważne jest, aby zwrócić uwagę na jej zdolność do integracji z różnorodnymi systemami płatniczymi, takimi jak karty kredytowe, przelewy internetowe, a nawet płatności mobilne. Zapewnienie pacjentom różnorodnych opcji płatności nie tylko ułatwia im dokonanie transakcji, ale również podnosi profesjonalizm i dostępność Twoich usług. Ponadto, niezwykle istotne jest, aby system rezerwacji gwarantował wysoki poziom bezpieczeństwa danych finansowych. Zgodność z normami PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) oraz szyfrowanie danych transakcji to podstawowe wymogi, które powinny być spełnione. Możliwość oferowania płatności z góry za wizyty może również znacznie zmniejszyć liczbę nieobecności pacjentów, co jest dodatkowym atutem dla efektywnego zarządzania Twoim kalendarzem. Wybierając system rezerwacji, warto zatem dokładnie zbadać jego możliwości w zakresie płatności, aby zapewnić sobie, personelowi i pacjentom wygodę, bezpieczeństwo i elastyczność finansową.
#3 Pojemność wirtualnego kalendarza
Wybierając konkretną ofertę, należy też zwrócić uwagę na podstawowe parametry, jakim charakteryzować się będzie Twój system rezerwacji. Najważniejszymi z nich jest pojemność kalendarza, która odpowiada maksymalnej liczbie miesięcznych rezerwacji oraz ilość dostępnych kont pracowniczych.
Im wyższe wybierzesz te wartości, tym więcej możliwości rozwojowych zyskujesz, ale i generujesz wyższe koszty. Dlatego bardzo ważne jest, by dokładnie przeanalizować swoje możliwości oraz potrzeby i na tej podstawie określić optymalną liczbę pacjentów, którą możesz przyjąć w ciągu miesiąca.
Pomoże Ci to wybrać najlepszą ofertę. Na przykład – jeśli prowadzisz jednoosobową działalność psychologiczną, wystarczy Ci najtańszy pakiet z ledwie kilkuset dostępnymi rezerwacjami. W przypadku większego gabinetu, zatrudniającego kilku pracowników lub psychologów konieczny będzie już dostęp do kilku kont i kalendarzy.
Dlatego bardzo ważne jest, by przed wyborem konkretnej oferty, sprawdzić parametry systemu i upewnić się, że będą one w pełni dopasowane do Twojego biznesu.
#4 Cena
Na rynku można znaleźć wiele dostawców narzędzi do rezerwacji online. Ich oferty – chociaż różnią się dostępnymi funkcjami czy parametrami technicznymi – bardzo często są do siebie zbliżone. Warto więc porównywać ceny i szukać tańszych, lecz równie skutecznych rozwiązań.
Z tego powodu zalecamy, by wziąć pod uwagę również mniejszych, mniej rozpoznawalnych dostawców i przetestować ich rozwiązania w ramach darmowych okresów próbnych (np. w Calendesk możesz korzystać z aplikacji przez 14 dni za darmo, bez żadnych zobowiązań).
Dzięki temu łatwiej znajdziesz ciekawą aplikację, która w pełni spełni wymogi Twojej działalności psychologicznej i pozwoli zaoszczędzić dodatkowe pieniądze.
#5 Wsparcie techniczne 24h
Nie oszukujmy się – każde, nawet najlepsze rozwiązanie technologiczne, może ulec awarii. W przypadku systemu rezerwacji oznacza to poważne problemy dla Twojego biznesu.
Pacjenci przestaną mieć możliwość umawiania wizyt, Ty stracisz dostęp do swojego konta, a każda godzina awarii będzie powodowała dodatkowe komplikacje. Dlatego bardzo ważne jest, by Twoja oferta zawiera indywidualne wsparcie techniczne, które błyskawiczne naprawi usterki i przywróci pełną sprawność systemu.
Nie każda oferta zawiera taką usługę, dlatego warto sprawdzić to przed podpisaniem umowy.
#6 Obsługa konsultacji online
Pandemia spowodowała, że coraz więcej osób przekonuje się do telemedycyny. Ponad 74% procent Polaków deklaruje gotowość do korzystania z konsultacji przez Internet. To okazja dla psychologów, by wprowadzić do swojej oferty również możliwość spotkań terapeutycznych online.
Z technicznego punktu widzenia można to łatwo zrobić, dobierając odpowiednie funkcjonalności do systemu rezerwacji. Dzięki integracji z aplikacjami do spotkań online (np. Zoom czy Google Meet) możliwa jest pełna automatyzacja.
System sam wygeneruje link do spotkania, wyśle go do pacjenta oraz umieści go w Twoim kalendarzu. Dzięki temu dużo łatwiej będzie Ci prowadzić terapię online i zapewniać swoim pacjentom najlepszą możliwą pomoc.
Nasza rekomendacja – system Calendesk!
Dlaczego warto wybrać system rezerwacji od Calendesk? Posiada on wszelkie funkcjonalności niezbędne dla gabinetu psychologicznego. Pozwala znacznie odciążyć pracę specjalistów i personelu administracyjnego, poprawić zarządzanie wizytami i zautomatyzować wiele powtarzalnych czynności.
Do tego, dzięki zróżnicowanym planom cenowym, umożliwia łatwe dostosowanie oferty do Twoich potrzeb i możliwości.Możesz otrzymać narzędzie skrojone wprost pod Twoją placówkę w atrakcyjnej cenie.I to ze świadomością, że nie musisz płacić za funkcje, z których i tak nigdy nie skorzystasz.
Co więcej, w ramach każdego pakietu, otrzymasz:
- Indywidualne wsparcie techniczne 24h
- Konfigurację w ciągu godziny
- Szeroki zestaw integracji z innymi aplikacjami.
- Dostęp do darmowego kreatora stron www
- Pakiety powiadomień e-mail oraz sms
- Gotowe polityki prywatności i regulaminy
