Jak wybrać system rejestracji pacjentów dla prywatnej placówki medycznej?

Zarządzanie rezerwacjami w placówce medycznej nie jest prostym zadaniem. Wymaga szybkości działania, sprawności organizacyjnej oraz koordynacji wielu grafików i harmonogramów dostępności lekarzy, zabiegów czy wizyt. A to wszystko pod presją czasu i czekających w kolejkach pacjentów.  

Do tego dochodzą braki kadrowe i problemy z zatrudnieniem nowych specjalistów. Przemęczenie lekarzy, pielęgniarek i personelu administracyjnego. Rosnąca biurokracja i wymagania formalne.  

Na szczęście z pomocą przychodzą nowoczesne rozwiązania – wirtualne systemy rejestracji pacjentów, które automatyzują proces rezerwacji wizyt. Odciążają personel, poprawiają zarządzanie i zwiększają satysfakcję pacjentów. 

System rejestracji pacjentów – jak to działa? 

System rezerwacji online to proste narzędzie webowe, które umożliwia Twoim pacjentom szybkie i wygodne zapisywanie się na wizyty przez internet. Bez angażowania pielęgniarek czy pracowników recepcji, bez dzwoniących telefonów i bez kolejek do rejestracji.  

Cały proces odbywa się przy pomocy wirtualnego kalendarza, który działa przez 24 godziny na dobę i pozwala umawiać wizyty i zabiegi z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Po dokonaniu rezerwacji pacjent otrzymuje potwierdzenie mailowe, a lekarz wpis do kalendarza i informację o wizycie.  

System na bieżąco aktualizuje grafiki wizyt i zabiegów, co – w przeciwieństwie do rezerwacji w zeszycie – ogranicza ryzyko nieporozumień czy błędów niemal do zera. Dodatkowo dba o właściwą komunikację z pacjentem. Automatycznie wysyła mu e-maile i smsy z przypomnieniem o zbliżającej się wizycie, dokumenty, kody recept, skierowania, linki do płatności czy zaproszenia do e-konsultacji.

System rejestracji pacjentów – korzyści dla placówki 

Odpowiednie wykorzystanie tak rozbudowanego narzędzia, jakim jest system rezerwacji online, może znacznie ułatwić Ci zarządzanie placówką i zapewnić liczne korzyści.  

Przede wszystkim przeniesienie rejestracji do sieci odciąży lekarzy i pracowników administracyjnych przychodni. Pacjenci nie będą już dzwonić czy stać w kolejkach do recepcji. Wszystko załatwią sami w sieci, a potrzebne informacje dostaną mailem lub smsem.  

Automatyzacja rejestracji oraz 24h dostępność sprawi też, że grafik wizyt będzie zapełniany efektywniej i szybciej. Pacjent łatwo znajdzie dogodny dla siebie termin wizyty lub zabiegu i przełoży go w miarę potrzeby. Przypomnienia sms pomogą również walczyć z procederem nieprzychodzenia na umówione terminy i tzw. pacjentami widmo.  

Dodatkowo system rezerwacji może pomóc w działaniach marketingowych i – poprzez poprawę komunikacji – wpłynąć na wyższą lojalność i zadowolenie pacjentów.  

To wszystko sprawia, że system rezerwacji online to bardzo pomocne narzędzie, które pomoże Ci rozwinąć swoją działalność i zapewnić wyższy poziom usług medycznych. 

System rejestracji pacjentów – który wybrać?  

Na rynku dostępne jest kilka rozwiązań do rejestracji pacjentów online. Czym się kierować podczas wyboru? Poniżej prezentujemy listę 7 czynników, na które warto zwrócić uwagę:  

#1 Dostępne funkcjonalności i integracje

Systemy rezerwacji online to bardzo często rozbudowane aplikacje, zapewniające szereg dodatkowych funkcji i udogodnień. Dzięki temu – wdrożenie takiego rozwiązania – pozwala znacznie odciążyć personel placówki, ułatwia zarządzanie i poprawia satysfakcję pacjentów.

Jest tylko jeden warunek. Oferowane funkcjonalności muszą być dobrze dobrane pod potrzeby Twojej placówki. Z tego powodu warto dokładnie przeanalizować możliwości różnych systemów i porównać obsługiwane przez nie integracje z innymi aplikacjami.

To właśnie poprzez łączenie z zewnętrznymi aplikacjami system rezerwacji online może zautomatyzować wiele dodatkowych czynności. Nie tylko samodzielnie rejestrować pacjentów, ale również pobierać opłaty, wystawiać faktury, wysyłać powiadomienia czy wspierać działania marketingowe.

Na jakie jeszcze funkcje i integracje warto zwrócić uwagę? W przypadku placówek medycznych pomocna będzie z pewnością możliwość wyboru usługi (np. konsultacji lekarskiej lub badania) i konkretnego specjalisty, łatwość integracji z aktualną stroną internetową czy szybkie generowanie linków do zarządzania rezerwacjami dla pacjentów.

#2 Możliwość obsługi danych medycznych

Bardzo ważna w systemie rezerwacji online dla placówek medycznych jest również możliwość dostosowania tego narzędzia do specyfiki usług medycznych. O co dokładnie chodzi?

Jako placówka medyczna zapewne obsługujesz pacjentów w ramach NFZ lub pakietu prywatnej opieki medycznej. Niektóre wizyty mogą być więc rozliczane bezpośrednio z pacjentem, a inne z pośrednikiem.

Twój system rezerwacji musi posiadać możliwość weryfikacji tych danych. Dzięki temu będzie wiedział, czy konkretny pacjent może umówić się na daną wizytę za darmo, czy też należy pobrać od niego opłatę.

Ponadto przydatne mogą funkcjonalności, które pozwolą Ci automatycznie generować i wysyłać do klienta skierowania, recepty i inne dokumenty. Dzięki temu usprawnisz cały proces obsługi pacjentów, oszczędzisz czas i ułatwisz pracę lekarzy.

 #3 Wygodny kalendarz dla recepcji oraz pojemność kalendarzy dla lekarzy 

Wybierając system rezerwacji dla placówki medycznej, należy też zwrócić uwagę na podstawowe parametry tej aplikacji. Najważniejszymi z nich jest pojemność kalendarza, która odpowiada maksymalnej liczbie miesięcznych rezerwacji oraz ilość dostępnych kont dla lekarzy i pielęgniarek. 

W przypadku większych placówek warto wybrać opcje nielimitowane. Generują one co prawda wyższe koszty, ale daję pełną elastyczność i olbrzymie pole do rozwoju. Pamiętaj jednak, by przed podjęciem ostatecznej decyzji dokonać analizy własnych potrzeb. Być może w Twojej działalności jeśli jej zakres nie jest jeszcze duży wystarczy Ci tylko kilka kont pracowniczych i ograniczona liczba dostępnych rezerwacji.  

Niezależnie od tego, bardzo ważna jest możliwość stworzenia – przynajmniej jednego – konta admiracyjnego dla recepcji. W przeciwieństwie do kalendarzy poszczególnych lekarzy, konto to powinno zbierać rezerwacje całej placówki i układać je w wygodny harmonogram. Personel administracyjny placówki powinien też mieć możliwość ingerencji w ten grafik i odwoływania lub przesuwania wizyt w kalendarzach poszczególnych lekarzy.  

#4 Możliwość tworzenia kont pacjentów

Wybierając system rezerwacji dla placówki medycznej, bardzo ważną funkcjonalnością jest obsługa indywidualnych kont dla pacjentów. Każda osoba, korzystająca z pomocy Twojej przychodni powinna mieć możliwość rejestracji konta, odbioru wyników i zarządzania wizytami.

W przypadku danych medycznych konieczne jest ograniczenie dostępu do tych danych poprzez hasła i system logowania. Takie rozwiązanie jest również pomocne w przypadku świadczenie zbiorowych usług dla pracowników innych firm w ramach współpracy B2B lub pakietów prywatnej opieki medycznej.

#5 Obsługa e-wizyt online 

W związku z intensywnym rozwojem telemedycyny warto dostosować system rezerwacji do zdalnej obsługi pacjentów.  

W zeszłym roku z wizyt online skorzystało około 80% pacjentów ze wszystkich grup wiekowych. Na tak wysoki wyniki wpłynęły co prawda obostrzenia związane z pandemią, ale odbiór tych usług był zasadniczo pozytywny. Polacy cenią w e-konsultacjach ich szybkość, wygodę i możliwość wybrania dogodnego terminu.  

Dlatego, wybierając system rezerwacji, warto sprawdzić jakimi funkcjonalnościami wspiera on prowadzenie e-wizyt. Niektóre rozwiązania w pełni automatyzują ten proces. Po rejestracji generują link do spotkania online (np. Zoom czy Google Meet), umieszczają go w kalendarzu lekarza oraz wysyłają do pacjenta mailem.

#6 Powiadomienia e-mail i sms 

System rejestracji online może znacznie uprościć i usprawnić komunikację między placówką a pacjentem. Automatycznie wysyłać potwierdzenia rezerwacji, instrukcję przygotowania do zabiegu, kody recept czy – co szczególnie istotne – przypomnienia o zbliżającej się wizycie. 

Według danych z 2018 roku nawet 13-22% pacjentów nie przychodzi na umówione wizyty. Dla przychodni to duży problem, stracony czas i często brak przychodu za godzinę gotowości lekarza do pracy.  

Przy pomocy systemu rezerwacji można jednak spróbować ograniczyć takie przypadki. Wystarczy skonfigurować wysyłkę smsów i maili w taki sposób, żeby każdy klient z odpowiednim wyprzedzeniem otrzymał przypomnienie o zbliżającym się terminie oraz wygodną możliwość przełożenia lub odwołania wizyty.  

Automatyczna komunikacja pozwala też zbudować lepsze relacje z pacjentami i zapewnić im wyższy poziom obsługi. Wykorzystaj ten mechanizm, by przywiązać klientów do swojej palcówki i sprawić, że przy następnej okazji znowu wybiorą usługi Twoich lekarzy.  

#7 Wsparcie dla płatności online 

Większość systemów rezerwacji online zapewnia możliwość szybkiego i łatwego pobrania płatności od pacjentów już w momencie przyjmowania rezerwacji. Według badań ludzie chętnie płacą z góry za usługi zamawiane w internecie. Nawet 80% transakcji zawieranych w sieci kończy się ten sposób.  

Jest to bardzo korzystne i wygodne nie tylko dla placówki, ale również dla pacjenta. Wiele osób docenia płatności online za ich wygodę, szybkość i bezpieczeństwo. Wolą oni od razu zapłacić za usługę, żeby później o tym nie zapomnieć, nie musieć specjalnie logować się banku lub zabierać ze sobą gotówki.  

Z tego powodu warto zapewnić możliwość płatności online podczas rejestracji wizyty. Twój system rezerwacji powinien więc zapewniać integracje z renomowanymi systemami do płatności online (np. Stripe, Przelewy24 czy BLIK). Dzięki temu aplikacja samodzielnie i automatycznie pobierze opłatę od pacjenta i zagwarantuje bezpieczny transfer środków na Twoje konto.  

Nasza rekomendacja – system Calendesk! 

Dlaczego warto wybrać system rezerwacji od Calendesk? Posiada on wszelkie funkcjonalności niezbędne dla placówki medycznej. Pozwala znacznie odciążyć pracę lekarzy, pielęgniarek i personelu administracyjnego, poprawić zarządzanie wizytami i zautomatyzować wiele powtarzalnych czynności.  

Do tego, dzięki zróżnicowanym planom cenowym, umożliwia łatwe dostosowanie oferty do Twoich potrzeb i możliwości. Możesz otrzymać narzędzie skrojone wprost pod Twoją placówkę w atrakcyjnej cenie. Co więcej, w ramach każdego pakietu, otrzymasz:   

  • Szeroki zestaw integracji z innymi aplikacjami (pełną listę znajdziesz tutaj) 
  • Indywidualną pomoc techniczną 24h  
  • Wsparcie dla e-wizyt 
  • Dostęp do darmowego kreatora stron www  
  • Pakiety powiadomień e-mail oraz sms  
  • Gotowe polityki prywatności i regulaminy  

Już dziś możesz umówić się na bezpłatną konsultację z ekspertami Calendesk, którzy przedstawią działanie systemu i doradzą, jakie funkcjonalności najlepiej sprawdzą się w Twojej placówce. Możesz również wypróbować aplikację za darmo przez 14 dni. Bez żadnych zobowiązań czy podawania danych do karty kredytowej. Sprawdź sam. 

Wypróbuj Calendesk przez 14 dni za darmo!