Dlaczego warto wykorzystywać spotkania online w branży prawniczej?

Pandemia koronawirusa zmieniła podejście ludzi do usług zdalnych. Klienci coraz chętniej próbują rozwiązać swoje problemy z wykorzystaniem narzędzi internetowych. Cenią je za szybkość, oszczędność czasu i elastyczność. Jednocześnie spotkania online mogą być bardzo pomocne również dla firm –  do poprawy komunikacji wewnętrznej oraz lepszej obsługi klientów.

Co to wszystko oznacza dla kancelarii prawnych? Dlaczego w tej branży warto wdrożyć narzędzia do spotkań online? Zapraszamy do zapoznania się z naszym krótką listą.

#1 spotkania online są atrakcyjne dla klientów

Współcześnie coraz więcej kancelarii wprowadza do swoich usług e-konsultacje lub e-porady prawne. Klienci chętnie wpisują te frazy w wyszukiwarki internetowe. Poszukują szybkiej i dyskretnej porady prawnika przez Internet.

To zapotrzebowanie może wynikać z pilnej potrzeby na tu i teraz albo może być jednie wstępem do większej sprawy, w którą klient chce zaangażować kancelarię. Spotkanie online pozwala – bez poświęcania większej ilości czasu – dokonać pierwszej oceny prawnika i oferty współpracy.

Spotkania online są też wyjątkowo przydatne dla klientów, mieszkających daleko od dużych miast. Na ich lokalnym rynku nie ma z reguły szerokiego wyboru kancelarii prawnych. Dzięki usługom zdalnym mogą zasięgnąć porad od prawników niemal z całego świata.

Wdrażając e-konsultacje do swojej oferty, możesz więc znacznie rozszerzyć potencjalną grupę odbiorczą Twojej kancelarii. Zawalczyć o klientów z mniejszych miast oraz dużych kontrahentów, którzy przed podjęciem ostatecznej decyzji, chcą umówić się na zapoznawcze spotkanie online.

#2 Niektórych porad prawnych można udzielić całkowicie zdalnie

Wdrożenie konsultacji zdalnych w ramach usług Twojej kancelarii może otworzyć dla Ciebie nowy rynek zbytu oraz – co równie istotne – ułatwić realizację niektórych umów.

Część spraw, z którymi zgłaszają się Twoi klienci, można rozwiązać całkowicie zdalnie. Sporządzenie prostej umowy, wezwania do zapłaty lub pozwu? Uzyskanie szybkiej porady prawnej? Przygotowanie odpisu z księgi wieczystej? To wszystko prawnik może przygotować bez osobistego kontaktu z klientem.

Wykorzystanie narzędzi do zdalnej komunikacji pozwoli usprawnić obsługę tego typu spraw. Dodatkowo poprzez wdrożenie systemu do zdalnego podpisywania umów można całkowicie zniwelować konieczność wizyt klienta w budynku kancelarii.

Oznacza to, że niektóre firmy prawnicze, specjalizujące się w tego typu sprawach, mogą nawet zrezygnować z posiadania fizycznego biura. Pełna cyfryzacja wymaga oczywiście wdrożenia bardziej zaawansowanych systemów do zarządzania, ale sam proces jest jak najbardziej możliwy.

#3 Ograniczenie dojazdów zwiększa szybkość przepływu informacji

W bardziej skomplikowanych sprawach lub w przypadku stałej obsługi prawnej danego kontrahenta spotkania online mają jeszcze jedną, bardzo istotną zaletę – pozwalają oszczędzać czas.

‍Niektóre sprawy prawne potrafią dziać się bardzo dynamicznie. W takich okoliczności, kiedy klientowi lub prawnikowi zależy na czasie, możliwość odbycia szybkich i wygodnych konsultacji zdalnych jest na wagę złota.

Nie trzeba wtedy umawiać się z wyprzedzeniem na spotkania, tracić czasu na dojazdy i spotkania face to face. Dużo szybciej jest przedyskutować to zdalnie, a możliwość stworzenia wideo konferencji poprawia jakość komunikacji, względem zwykłej rozmowy telefonicznej.

To powoduje, że prawnik może lepiej zaopiekować się swoim klientem, szybciej rozwiązać jego problem i poprawić satysfakcje z usług kancelarii.

#4 Spotkania online zapewniają większą anonimowość i dyskrecję

Praca prawnika, niezależnie od specjalizacji, wiąże się z budowaniem relacji z klientem, która koniecznie musi opierać się na zaufaniu. Klient musi wszak zdradzić bardzo często wrażliwe, wstydliwe lub wręcz tajne informacje.

Dlatego porady prawne powinny cechować się daleko idącą dyskrecją i poufnością. Spotkania online sprzyjają zapewnieniu takich warunków. Klient nie musi pojawiać się osobiście w siedzibie kancelarii. Może w wybranym przez siebie miejscu i czasie, w pełni komfortowych warunkach opowiedzieć o swoim problemie. To ułatwia komunikacje.

Należy przy tym pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu takiego spotkania. W tym celu warto skonfigurować narzędzie, z którego korzystasz, wykorzystać poczekalnie i ręcznie wpuszczać każdą osobę na spotkanie.

#5 Zdalne komunikatory przydają się w komunikacji wewnętrznej

Spotkania online stanowią również przydatne narzędzie do poprawy komunikacji wewnątrz firmy i zwiększenia zadowolenia pracowników. Praca zdalna – chociaż w dalszym ciągu traktowana nieufnie w wielu kancelariach – stanowi przyszłość branży prawniczej.

Z badań Thomson Reuters wynika, że prawie 60% prawników pozytywnie ocenia wpływ pracy zdalnej na ich samopoczucie, satysfakcję i efektywność zawodową. Potwierdzają to też inne opracowania. Większość pracowników najlepiej czuje się w modelu hybrydowym i chętnie pracowałaby z domu przez 1-2 dni w tygodniu.

Wbrew powszechnym obawom praca zdalna nie musi wiązać się obniżeniem jakości pracy czy kłopotami komunikacyjnymi. Z danych PARP wynika, że aż 92% przedsiębiorców pozytywnie ocenia efektywność swoich zdalnych zespołów.

‍Co więcej, większe zadowolenie pracowników, wynikające z elastyczności pozytywnie wpływa na ich motywację do pracy. Dlatego wdrażając rozwiązania zdalne w kancelarii, warto pomyśleć nie tylko o klientów, ale również o własnych pracownikach.

#6 Możliwość łatwej automatyzacji procesów, dzięki systemowi rezerwacji online

Wdrożenie usług, bazujących na spotkaniach online, może przyczynić się do usprawnienia wielu procesów w Twojej kancelarii. Dzięki interaktywnym narzędziom możliwe jest zautomatyzowanie licznych czynności administracyjnych, księgowych i zarządczych.

Do tego celu możesz wykorzystać np. system rezerwacji online. Połączy on Twoją stronę internetową z wirtualnym kalendarzem i pozwoli Twoim klientom łatwo i szybko zapisywać się na konsultację online.

‍Jak to będzie działać?

‍Po wykryciu nowej rezerwacji system rezerwacji wizyt automatycznie wygeneruje link do spotkania (np. Google Meet, Zoom lub Teams), wyśle go do klienta mailem oraz umieści w kalendarzu odpowiedniego prawnika. Dodatkowo prześle do klienta wszelkie potrzebne informacje, przypomni mu o terminie, stworzy link do płatności (np. poprzez Przelewy24, Stripe) i zajmie się miękką windykacją (przy pomocy maili i smsów).

Możliwe będzie też zintegrowanie całości z dodatkowymi, wykorzystywanymi przez Ciebie aplikacjami (np. Fakturownia). Dzięki temu system samodzielnie wygeneruje fakturę dla klienta, wyśle mu ją mailowo oraz przekaże dane transakcji do systemu księgowego.

Przetestuj system Calendesk za darmo i sprawdź, jak automatyzacja może poprawić prace w Twojej kancelarii prawnej!

Dlaczego warto wybrać kalendarz do umawiania wizyt online od Calendesk? Posiada on wszelkie funkcjonalności niezbędne dla sprawnego zarządzania spotkaniami w kancelarii prawnej. Pozwala znacznie odciążyć pracę prawników i personelu administracyjnego, poprawić planowanie konsultacji zdalnych i stacjonarnych oraz zautomatyzować wiele powtarzalnych czynności.

Do tego, dzięki zróżnicowanym planom cenowym, umożliwia łatwe dostosowanie oferty do Twoich potrzeb i możliwości.  Możesz otrzymać narzędzie skrojone wprost pod Twoją kancelarię w atrakcyjnej cenie. Co więcej, w ramach każdego pakietu, otrzymasz:

• Szeroki zestaw integracji z innymi aplikacjami (pełną listę znajdziesz tutaj).
• Indywidualną pomoc techniczną 24h.
• Wsparcie dla e-wizyt.
• Dostęp do darmowego kreatora stron www.
• Pakiety powiadomień e-mail oraz sms.

Już dziś możesz umówić się na bezpłatną konsultację z ekspertami Calendesk, którzy przedstawią działanie systemu i doradzą, jakie funkcjonalności najlepiej sprawdzą się w Twojej placówce. Możesz również wypróbować aplikację za darmo przez 14 dni. Bez żadnych zobowiązań czy podawania danych do karty kredytowej. Sprawdź sam.