Umawianie spotkań biznesowych w 6 prostych krokach. Jak zrobić to najlepiej?

Pandemia Covid-19 w znacznym stopniu zmieniła wiele relacji biznesowych i przedefiniowała sposób organizacji spotkań. Jeszcze nie tak dawno zdecydowana większość z nich odbywała się stacjonarnie. Obecnie coraz popularniejsze są spotkania online oraz hybrydowe. Według Raport Antal i Eventory to właśnie ta ostatnia forma będzie najczęściej stosowana w przyszłości.

Takie zróżnicowanie daje dużo możliwości, ale stawia też większe wyzwania. Źle zorganizowane i zaplanowane spotkanie może oznaczać stratę czasu, pieniędzy oraz osłabienie relacji biznesowych. Dlatego warto odpowiednio się przygotować. Jak to zrobić? Poniżej prezentujemy 6 kroków do umówienia skutecznego spotkania biznesowego:

#1 Określ cel spotkania

Na początek warto przemyśleć podstawowe kwestie. Po co właściwie jest organizowane dane spotkanie? Jakie efekty ma przynieść? Co Ty, jako organizator, chcesz dzięki niemu osiągnąć? Czy ma to być podpisanie nowej umowy? Negocjacje kontraktu? Dyskusja na temat toczących się projektów? Status bieżących prac? A może jeszcze coś innego?

Zastanów się, czy na pewno potrzebujesz tego spotkania. Być może Twój cel można osiągnąć innym sposobem? Bez ściągania ludzi i całego zamieszania organizacyjnego. Pamiętaj, że mail czy telefon to również dobre narzędzia załatwiania niektórych spraw biznesowych.

Oczywiście w niektórych przypadkach spotkanie jest koniecznie lub też pozwala osiągnąć porozumienie szybciej, bez przerzucania się kolejnymi mailami. Warto jednak zastanowić się nad tym i podjąć decyzję w pełni świadomie. Najgorsze co można zrobić – a co niestety zdarza się często – to planowanie spotkań bez wyraźnych celów, które tylko marnują czas zaproszonych na nie osób.

#2 Przygotuj agendę

Jeśli już decydujesz się na organizację spotkania, to musisz zastanowić się, w jaki sposób ma ono przyczynić się do realizacji określonego celu. Warto poświecić trochę czasu i rozpisać plan takiego spotkania. Przygotuj sobie listę tematów, które chcesz poruszyć, określ priorytety i spróbuj oszacować czas, potrzebny na omówienie każdego z nich.

Tak przygotowaną listę możesz rozesłać potem wszystkim uczestnikom spotkania. Pozwoli im to odpowiednio przygotować się do dyskusji, zebrać niezbędne materiały i przemyśleć wrażliwe kwestie. Dzięki temu spotkanie przebiegnie w bardziej konstruktywnej atmosferze, a Tobie łatwiej będzie je prowadzić.

Przygotowanie jest kluczem do przeprowadzenia owocnego spotkania biznesowego. Pozwala oszczędzić czas, unikać nieporozumień i ułatwia osiągnięcie założonych celów.

#3 Zastanów się, kto koniecznie musi uczestniczyć w danym spotkaniu

Kolejnym krokiem, po określeniu agendy, jest podjęcie decyzji odnośnie uczestników spotkania. Istotne jest tutaj ograniczenie ich do niezbędnego minimum. Zastanów się, kto faktycznie będzie niezbędny podczas dyskusji. Osoba decyzyjna? Ekspert? Prawnik? Handlowiec? Przedstawiciel działu finansowego?

Pamiętaj przy tym, że dużo łatwiej jest moderować dyskusje mniejszych grup. Nie warto też marnować czasu osób, które – nawet jeśli są zaangażowane w dany projekt – to podczas tego konkretnego spotkania mogą nie wnieść wiele do tematu. Tworzenie „sztucznego tłumu” utrudnia pracę i może negatywnie wpłynąć na komfort niektórych uczestników (np. przedstawicieli klienta).

Dlatego warto zastanowić się zawczasu, rozpisać potrzebne role i dopasować do nich poszczególnych uczestników. Oczywiście w przypadku negocjacji z klientami nie należy narzucać tych ustaleń drugiej stronie, a jedynie przeprowadzić ten proces w ramach swojego zespołu.

#4 Wybierz formę spotkania

Mając ustalonych niezbędnych członków spotkania, można pochylić się nad kolejną ważną decyzją i wybrać formę online lub offline. Każda z nich ma swoje plusy i minusy. Wiele osób uważa, że fizyczne spotkania na żywo potrafią być dużo bardziej efektywne. Ułatwiają dyskusję, umożliwiają dodatkową gestykulację i sprzyjają szybszemu osiągnięciu porozumienia.

Z drugiej strony spotkania online są dużo wygodniejsze do organizacji. Nie trzeba rezerwować sali, załatwiać poczęstunku czy noclegu dla osób dojeżdżających z dalszej odległości. Łatwiej jest też dopasować grafiki, bowiem zdalne spotkania pozwalają oszczędzać czas na dojazdy i ewentualny nocleg.

Warto jest wziąć to wszystko pod uwagę i wybrać najlepszą formę pod cel i uczestników Twojego spotkania.

#5 Znajdź pasujący termin

Kolejny krok jest poniekąd powiązany z poprzednim punktem. Mając gotową listę uczestników oraz formę spotkania można przejść do najtrudniejszego zadania – znalezienia terminu, który będzie pasował wszystkim. W przypadku spotkań online jest to nieco łatwiejsze zadanie, bowiem nie trzeba jeszcze ograniczać się terminami dostępności sali.

Jak najłatwiej zorganizować to od strony technicznej? Na pewno warto posiłkować się wirtualnymi kalendarzami (np. Google Calendar czy Outlook), które umożliwiają stworzenie spotkania z konkretną datą i zaproszenie pozostałych uczestników (którzy mogą datę zaakceptować lub odrzucić).

Zapewne nie raz korzystałeś z takiego rozwiązania i wiesz, że może powodować ono wiele frustracji i wydłużać proces, bo zawsze znajdzie się ktoś, komu zaproponowany termin nie będzie odpowiadał.

Rozwiązaniem tego problemu może być system rezerwacji online. Wykorzystuje on wspomniane wirtualne kalendarze, ale daje dużo więcej możliwości. Możesz m.in. stworzyć w nim swój indywidualny grafik z możliwymi terminami i poprzez dedykowany link udostępnić go innym osobom, żeby dopisywały się tam, gdzie im pasuje.

Takie rozwiązanie pozwala łatwo i szybko znaleźć termin idealny dla wszystkich uczestników. A to tylko niewielka cześć możliwości systemów rezerwacji online. Więcej o tym rozwiązaniu przeczytasz w naszych poprzednich wpisach:

#6 Przygotuj przypominający follow-up

Umówienie terminu spotkania nie kończy całego procesu. Warto pamiętać, że nie każde zaplanowanie spotkanie ostatecznie się odbywa. Każdy z nas był w końcu świadkiem sytuacji, w której jakiś uczestnik pomylił dni lub zwyczajnie w świecie zapomniał, że jest umówiony. To powoduje później problemy, frustracje i może nawet doprowadzić do zerwania ważnych negocjacji.

Z tego powodu warto przygotować sobie wiadomość follow-upową, która – np. dzień wcześniej – przypomni wszystkim uczestnikom o zbliżającym się terminie. W przypadku spotkań wewnętrznych może być to bezpośrednia wiadomość przypominająca.

Nieco inaczej wygląda sprawa, jeśli zaproszone są też osoby z zewnątrz. Tutaj warto zachować więcej finezji, żeby nikt nie poczuł się urażony. Jak to zrobić? Nadać wiadomości pozornie inny cel i tym samym nieco ukryć samo przypominanie. Możesz wysłać jakieś dodatkowe materiały, link do spotkania online, czy też mapkę dojazdu, jednocześnie podkreślając w treści godzinę i datę.

Do planowania i wysyłki follow-upów możesz również wykorzystać system rezerwacji online.

Podsumowanie

Umawiając spotkanie biznesowe – zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne – warto odpowiednio się przyłożyć i przygotować na kilku płaszczyznach. Samo zarezerwowanie terminu w kalendarzu to bardzo często za mało. Bez określenia celu spotkania, jego agendy i roli poszczególnych uczestników można bardzo łatwo wprowadzić chaos. Wzbudzić frustrację wśród klientów lub współpracowników, stracić czas, pieniądze i pogorszyć relacje biznesowe.

Dlatego rekomendujemy stosowanie 6 powyższych kroków podczas organizacji każdego spotkania. W całym tym procesie warto wspomagać się odpowiednimi narzędziami: wirtualnymi kalendarzami, czy wręcz całymi systemami rezerwacji online. Pomaga to automatyzować niektóre procesy, ułatwia pracę i stanowi klucz do szybkiej i wygodnej organizacji każdego spotkania biznesowego.