System rezerwacji wizyt online – wady i zalety dla małych przedsiębiorców

Prowadzenie skutecznego systemu rezerwacji wizyt jest niezwykle istotne dla każdego biznesu usługowego. Pomaga poprawić komfort pracy, maksymalnie wypełnić grafik i unikać „okienek”. Może też stanowić wartość dla klientów i decydować o ich ponownej wizycie w danym lokalu.

Jest tylko jeden warunek: umawianie wizyt musi odbywać się sprawnie, szybko i nie może wpływać na komfort obsługiwanych w tym czasie klientów.

A o to jest bardzo trudno. Szczególnie jeśli przyjmuje się wyłącznie rezerwacje telefoniczne i nie zatrudnia dodatkowych osób do pracy na recepcji.

Dlatego warto rozważyć skorzystanie z systemów do rezerwacji online. Umieszczenie interaktywnego kalendarza na stronie internetowej jest bardzo proste i znacząco ułatwia oraz usprawnia proces umawiania wizyt.

Takie rozwiązanie może być bardzo pomocne nie tylko dla dużych firm usługowych, ale również dla małych salonów kosmetycznych, fryzjerów, barberów, trenerów personalnych, czy gabinetów fizjoterapii. Przyjrzyjmy się plusom i minusom zapisów online:

Zalety systemu rezerwacji online

Wygoda i oszczędność czasu

Wdrożenie systemu rezerwacji online daje duże możliwości i zapewnia większy komfort zarówno klientom, jak i pracownikom.

Ci pierwsi nie muszą już korzystać z telefonu, czekać na linii i irytować się, gdy nikt nie odbierze. Mogą zapisać się szybko, przy pomocy kilku kliknięć myszką i mają pełen wgląd w grafik, co ułatwia im wybór najlepszego terminu.

Klienci chętnie korzystają z możliwości zapisu online i tym samym odciążają pracowników. Telefony dzwonią dużo rzadziej, a to pozwala oszczędzać czas i znacznie poprawia komfort pracy.

Nikt przecież nie lubi sytuacji, gdy podczas wizyty rozlega się dzwonek telefonu. Zawsze pojawia się wtedy dylemat – co zrobić? Odebrać i tym samym zirytować obecnego klienta? Czy może zrezygnować i stracić szansę na zapisanie kolejnej osoby?

Z systemem rezerwacji online takie sytuacja zdarzać się będą dużo rzadziej. Łatwiej przyjdzie też zignorować dzwonek telefonu ze świadomością, że klient może skorzystać z rezerwacji online.

Większy komfort pracowników przełoży się na lepszą jakość świadczonych przez nich usług. Czas, który do tej pory poświęcali oni na przyjmowanie rezerwacji telefonicznych, będą mogli przeznaczyć na obsługę kolejnych klientów i generowanie zysku.

Dostępność 24 h

Klienci mogą korzystać z aplikacji do rezerwacji wizyt online z każdego miejsca i o każdej porze, bez względu na godziny otwarcia salonu. Jest to naprawdę potężna korzyść, która przyciąga klientów oraz pomaga uniknąć „okienek” i maksymalnie zapełnić grafik.

Jak to możliwe?

W ciągu dnia, kiedy otwarta jest możliwość rejestracji telefonicznej, wielu ludzi jest zajętych pracą czy wypełnianiem innych zobowiązań. Trudno jest im znaleźć czas na telefon do ulubionego fryzjera, rehabilitanta czy kosmetyczki – często też zupełnie o tym zapominają, przytłoczeni przez natłok codziennych obowiązków.

Dopiero wieczorem przypomina im się, że mieli zadzwonić i umówić się na wizytę. Jeśli zapewnisz im możliwość rezerwacji online, od razu wejdą na Twoją stronę i wybiorą pierwszy pasujący im termin. Może nawet następnego dnia? O godzinie, która pozostałaby pusta, gdyby rejestracja odbywała się tylko przez telefon…

To tylko przykład tego, jak korzystnie może działać dostępna przez całą dobę aplikacja do rezerwacji wizyt online. Wiele firm, po wdrożeniu takich rozwiązań obserwuje wyraźny wzrost liczby klientów.

Powiązanie z systemem płatności online

Większość programów do umawiania wizyt zapewnia możliwość pobierania opłat od klientów już na etapie rezerwacji. Wykorzystanie tej opcji pozwala wprowadzić bardziej zróżnicowaną ofertę – przedpłaty, zaliczki czy płatności pakietowe z góry.

Ludzie coraz chętniej dokonują płatności przez Internet i rezygnują z noszenia gotówki. Zapewnij im możliwość opłacenia wizyty online, a pieniądze szybciej znajdą się na Twoim koncie. Połączysz w ten sposób Twoją korzyść z większą wygodą klienta.

Minimalizacja pomyłek

Rezerwacja telefoniczna potrafi być źródłem kłopotliwych sytuacji, czy nawet poważnych problemów. Ktoś coś źle usłyszy, niewyraźnie powie czy niedokładnie zapisze. Popełni nieświadomy błąd, a później dwóch klientów przyjdzie o tej samej porze.

Wprowadzenie systemu rezerwacji online pozwala wyeliminować tego typu błędy niemal do zera. Klient sam wybiera pasującą mu datę i godzinę, a później dostaje potwierdzenie na maila lub smsem. System aktualizuje kalendarz na bieżąco i nie pozwoli zapisać się kolejnej osobie na zajęty już termin.

Budowa profesjonalnego wizerunku

Przyszłość prawie każdego biznesu coraz mocniej wiąże się z Internetem i światem wirtualnym. Każdego dnia ludzie spędzają wiele godzin online i wykonują tam coraz więcej czynności.

Obecność firmy w sieci – w postaci własnej strony internetowej oraz technologii do umawiania wizyt online – staje się więc powoli obowiązkiem na drodze do dalszego rozwoju.

Pozwala zbudować wizerunek profesjonalnego przedsiębiorstwa, które stara się być blisko swoich klientów. Pokazuje, że firma nie boi się korzystać z nowoczesnych technologii i wykorzystuje ją, żeby dostarczać najwyższej jakości usługi.

To wszystko działa na podświadome postrzeganie firmy przez jej potencjalnych klientów i może zdecydować o podjęciu przez nich decyzji zakupowej.

Wady systemu rezerwacji online

Częste zmiany w kalendarzu online

Internetowy system rezerwacyjny ułatwia klientom nie tylko wygodne i szybkie umówienie wizyty, ale również jej proste odwołanie, czy przełożenie. Może to skutkować – częstszymi niż w przypadku rezerwacji telefonicznej – zmianami w harmonogramie.

Dlaczego tak się dzieje?

Przełożenie terminu wizyty przez telefon wymaga od klienta większego wysiłku i wytwarza u niektórych ludzi pewną barierę psychiczną. Myślą oni, że to nie wypada tak odwoływać na ostatnią chwilę, że skoro już się umówili, to trzeba przyjść. No bo, co pomyśli sobie ulubiona pani fryzjerka albo pan rehabilitant?

Internet łagodzi tego typu obawy. W końcu po drugiej stronie nie ma żywego człowieka, który mógłby jakoś skomentować kolejną, przekładaną wizytę. Jest tylko maszyna, a ona może zmienić termin nawet kilkanaście razy. I nic nie powie.

Czy tej wady należy się bać?

Niekoniecznie. Do częstych zmian w kalendarzu online łatwo się przyzwyczaić, a w niektórych przypadkach – można je wręcz traktować jak zaletę. W końcu lepiej, żeby klient odwołał lub przełożył wizytę, niż gdyby miał trzymać termin i po prostu nie przyjść.

Potrzebny jest stały dostęp do Internetu w lokalu

Częste zmiany rezerwacji powodują, że każdy pracownik musi mieć ciągły dostęp do swojego kalendarza online. Tu nie wystarczy już papierowy notes, czy wydrukowany nad ranem harmonogram – tu w każdej chwili mogą pojawić się nowe wizyty lub przesunąć się stare.

Z tego powodu koniecznie jest zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków. Aplikacje do umawiania wizyt można bez problemu otworzyć nawet na zwykłym smartfonie, ale stabilne połączenie z Internetem jest niezbędne do jej efektywnej obsługi.

Nie każdy klient będzie chciał się zapisywać online

Mimo wszystkich swoich zalet, wprowadzenie internetowego systemu umawiania wizyt nie zastąpi w całości rezerwacji telefonicznej.

Zawsze znajdzie się jakiś klient, który nie czuje się wystarczająco pewny w Internecie lub po prostu woli zadzwonić i umówić się osobiście. Dotyczy to w szczególności ludzi starszych, niezaznajomionych z nowoczesną technologią.

Z tego powodu warto udostępnić swoim klientom obie metody rezerwacji wizyt. Wymusza to jednak konieczność błyskawicznej synchronizacji terminów. Osoba przyjmująca rezerwację telefoniczną powinna od razu zapisywać ją w programie do rezerwacji, żeby uniknąć problemów z dwiema osobami zapisanymi na tę samą godzinę.

System do umawiania wizyt online – stosować czy nie?

Odpowiedź na postawione wyżej pytanie jest oczywiście zależne od specyfiki Twojego biznesu.

Warto zastanowić się, czy Twoi pracownicy i klienci będą umieli (i chcieli) korzystać z oprogramowania do rezerwacji wizyt. Przykładowo, jeśli obsługujesz głównie osoby starsze, mogą one nie poradzić sobie z zapisami online.

Z drugiej strony, bariery związane z nieznajomością nowej technologii będą stopniowo zanikać. Już teraz w Polsce ponad 30 milionów osób jest aktywnych w Internecie i spędza tam coraz więcej czasu.

Oznacza to, że zdecydowana większość Twoich klientów powinna poradzić sobie z obsługą aplikacji do rezerwacji wizyt. Być może nawet oczekuje od Ciebie zapewnienia im takiej możliwości.

Programy do rezerwacji wizyt to niewątpliwie przyszłość rynku usług. Wraz z postępującą digitalizacją coraz więcej firm będzie korzystać z tego typu narzędzi, a te które się na to nie zdecydują, znajdą się w gorszym położeniu rynkowym.

Przy odpowiedniej grupie odbiorczej, korzyści z zastosowania tych systemów mogą być naprawdę wysokie. Ich wdrożenie potrafi zwiększyć liczbę klientów, zagęścić grafik, usprawnić zapisy oraz budować profesjonalny wizerunek. A to wszystko prowadzi do rozwoju firmy i większych zysków.

Jeśli więc Twój biznes nie jest skierowany wyłącznie do osób starszych, to zdecydowanie warto zastanowić się nad wprowadzeniem systemu rezerwacji online.

Szczególnie że wdrożenie tego typu systemów nie musi oznaczać ponoszenia dużych kosztów. Wiele z dostępnych na rynku kreatorów stron www udostępnia w swojej ofercie możliwość dodania kalendarza online. Znaleźć też można dedykowane aplikacje z internetowymi terminarzami, gotowe do umieszczenia na Twojej stronie internetowej.

Chcesz tanio stworzyć własny system rezerwacji wizyt online?

Calendesk.pl łączy cechy kreatorów stron www oraz aplikacji do obsługi terminarzy. Jest to platforma dedykowana dla małych przedsiębiorców i usługodawców. Umożliwia szybkie stworzenie własnego systemu rezerwacji online, dostosowanego do indywidualnych potrzeb i rodzaju prowadzonego biznesu.

Pozwala łatwo uruchomić własną aplikację mobilną oraz stronę internetową. Zapewnia wsparcie wirtualnego asystenta, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez uruchamiania własnego kalendarza rezerwacji online. Z pomocą calendesk.pl zrobisz to łatwo, szybko i wygodnie. Bez korzystania z usług informatyków i zatrudniania web developera.

Sprawdź calendesk.pl!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *