Prowadzenie firmy to niełatwy wyczyn – jest tyle rzeczy, o których trzeba myśleć i którymi trzeba zarządzać… Jednym z aspektów, z którymi zmaga się wiele firm jest zarządzanie spotkaniami w efektywny sposób – tak, aby każda osoba w firmie wiedziała, „na czym stoi”.
Na rynku istnieje kilkadziesiąt aplikacji do umawiania wizyt, dzięki którym firmy mogą usprawnić proces, zoptymalizować czas pracy, i poprawić komunikację z klientami, oferując elastyczność i nowoczesne rozwiązanie.
W jaki sposób wybrać najlepszą aplikację, jak sprawdzić jej funkcje, i czy na pewno potrzebujesz jej w swojej firmie?
Przeczytasz o tym w poniższym artykule.
Co to jest aplikacja do umawiania wizyt?
Aplikacja do umawiania wizyt to program, który umożliwia zaplanowanie różnego rodzaju wizyt z odpowiednim wyprzedzeniem i obsługę rezerwacji online.
Prowadzenie skutecznego systemu rezerwacji wizyt jest niezwykle istotne dla każdego biznesu usługowego. Pomaga poprawić komfort pracy, maksymalnie wypełnić grafik i unikać „okienek”. Może też stanowić wartość dla klientów i decydować o ich ponownej wizycie w danym lokalu.
Jest tylko jeden warunek: umawianie wizyt online musi odbywać się sprawnie, szybko i nie może wpływać na komfort obsługiwanych w tym czasie klientów.
A o to jest bardzo trudno. Szczególnie jeśli przyjmuje się wyłącznie rezerwacje telefoniczne i nie zatrudnia dodatkowych osób do pracy na recepcji, ale bez obaw! Z pomocą przychodzi aplikacja do umawiania wizyt, która rozwiązuje ogromną ilość problemów.
Warto rozważyć skorzystanie z systemów do rezerwacji, gdzie umieszczenie interaktywnego kalendarza na stronie internetowej jest bardzo proste i znacząco ułatwia oraz usprawnia proces umawiania wizyt online. Dodatkowo dobre aplikacje często wspierają obsługę płatności, powiadomień i pozwalają automatyzować pracę, którą zwykle wykonują ręcznie pracownicy recepcji.
Takie rozwiązanie może być bardzo pomocne nie tylko dla dużych firm usługowych, ale również dla małych gabinetów psychoterapii, fryzjerów, barberów, trenerów personalnych, czy fizjoterapuetów.
Przyjrzyjmy się plusom i minusom zapisów online.
Dlaczego warto zainwestować w aplikację do umawiania wizyt?
Zwiększona lojalność klientów
Aplikacje do rezerwacji wizyt mocno ułatwiają klientom ich rezerwację – zazwyczaj wystarczy przejście procesu rezerwacji tylko jednokrotnie, żeby zrozumieć jego działanie. Klienci, którzy mają pozytywne doświadczenia z aplikacją do wizyt, są bardziej skłonni do dalszego korzystania z niej – a pośrednio, z Twojego biznesu.
Większa satysfakcja klienta
Dodatkowo, mogą również przyczynić się do zwiększenia zadowolenia klientów poprzez zapewnienie wygodnego, przyjaznego dla użytkownika sposobu rezerwacji spotkania – z każdego miejsca na świecie. Klienci, którzy są w stanie łatwo zarezerwować termin, są mniej podatni na frustrację, łatwiej wchodzą w interakcje, i częściej mają pozytywne doświadczenia z Twoją firmą – ponieważ częściej rezerwują wizyty, a dobry program do umawiania wizyt to wygoda i oszczędność czasu, która przekłada się na większą satysfakcję klientów.
Zwiększona efektywność
Profesjonalne aplikacje do umawiania spotkań zwiększają Twoją produktywność, pozwalając na zautomatyzowanie rezerwacji spotkań i przypomnień. To może zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt godzin miesięcznie zarówno Tobie, jak i Twoim pracownikom, dzięki czemu możesz skupić się na innych aspektach swojej działalności.
Dodatkowo, aplikacje do umawiania wizyt mogą pomóc w zmniejszeniu liczby nieobecności, wysyłając automatyczne przypomnienia do klientów przed umówionym spotkaniem. Zamiast wykonywania tych czynności ręcznie, możesz teraz w łatwy sposób zautomatyzować działania i wpłynąć na efektywność własną i własnej firmy.
Większe oszczędności to większe przychody
Aplikacje do rezerwacji, jeśli są odpowiednio wdrożone, mogą zaoszczędzić pieniądze, które do tej pory były wydawane na papierowe terminarze czy specjalne, często niezwykle trudne w obsłudze, oprogramowanie do planowania. Dzięki lepszej organizacji pracy, oszczędzasz czas – a czas, to pieniądz.
W kontekście budżetu, dobra aplikacja to inwestycja, nie wydatek. Tego typu platformy mogą pomóc w sprzedaży klientom dodatkowych usług lub produktów, którymi mogą być zainteresowani – na przykład większej liczby godzin konsultacji czy nadprogramowych zabiegów.
Przewaga konkurencyjna
Jeżeli Twój biznes oferuje możliwość umawiania spotkań online, a Twoi konkurenci nadal polegają na papierowych metodach, wypracowujesz przewagę konkurencyjną! Klienci, którzy szukają wygodnego, przyjaznego dla użytkownika sposobu rezerwowania wizyt, z większym prawdopodobieństwem wybiorą firmę, która oferuje nowoczesną aplikację (czyli Twój biznes), niż taką, która jej nie posiada.
Jakie są zalety aplikacji do umawiania wizyt?
Wdrożenie systemu rezerwacji online daje duże możliwości i zapewnia większy komfort zarówno klientom, jak i pracownikom.
Ci pierwsi nie muszą już korzystać z telefonu, czekać na linii i irytować się, gdy nikt nie odbierze. Mogą zapisać się szybko, przy pomocy kilku kliknięć myszką i mają pełen wgląd w grafik, co ułatwia im wybór najlepszego terminu.
Klienci chętnie korzystają z możliwości zapisu online i tym samym odciążają pracowników. Telefony dzwonią dużo rzadziej, a to pozwala oszczędzać czas i znacznie poprawia komfort pracy.
Nikt przecież nie lubi sytuacji, gdy podczas wizyty rozlega się dzwonek telefonu. Zawsze pojawia się wtedy dylemat – co zrobić? Odebrać i tym samym zirytować obecnego klienta? Czy może zrezygnować i stracić szansę na zapisanie kolejnej osoby?
Z systemem rezerwacji online takie sytuacje zdarzać się będą dużo rzadziej. Łatwiej przyjdzie też zignorować dzwonek telefonu ze świadomością, że klient może skorzystać z rezerwacji online.
Większy komfort pracowników przełoży się na lepszą jakość świadczonych przez nich usług. Czas, który do tej pory poświęcali oni na przyjmowanie rezerwacji telefonicznych, będą mogli przeznaczyć na obsługę kolejnych klientów i generowanie zysku.
Dostępność 24 h
Klienci mogą korzystać z aplikacji do rezerwacji wizyt online z każdego miejsca i o każdej porze, bez względu na godziny otwarcia salonu. Ta potężna korzyść, przyciąga klientów oraz pomaga uniknąć „okienek” i maksymalnie zapełnić grafik.
Jak to możliwe?
W ciągu dnia, kiedy otwarta jest możliwość rejestracji telefonicznej, wielu ludzi jest zajętych pracą czy wypełnianiem innych zobowiązań. Trudno jest im znaleźć czas na telefon do ulubionego fryzjera, rehabilitanta czy kosmetyczki – często też zupełnie o tym zapominają, przytłoczeni przez natłok codziennych obowiązków.
Dopiero wieczorem przypomina im się, że mieli zadzwonić i umówić się na wizytę. Jeśli zapewnisz im możliwość rezerwacji online, od razu wejdą na Twoją stronę i wybiorą pierwszy pasujący im termin. Może nawet następnego dnia? O godzinie, która pozostałaby pusta, gdyby rejestracja odbywała się tylko przez telefon…
To tylko przykład tego, jak korzystnie może działać dostępna przez całą dobę aplikacja do rezerwacji wizyt online. Wiele firm, po wdrożeniu takich rozwiązań obserwuje wyraźny wzrost liczby klientów.
Powiązanie z systemem płatności online
Większość programów do umawiania wizyt zapewnia możliwość pobierania opłat od klientów już na etapie rezerwacji. Wykorzystanie tej opcji pozwala wprowadzić bardziej zróżnicowaną ofertę – przedpłaty, zaliczki czy płatności pakietowe z góry.
Ludzie coraz chętniej dokonują płatności przez Internet i rezygnują z noszenia gotówki. Zapewnij im możliwość opłacenia wizyty online, a pieniądze szybciej znajdą się na Twoim koncie. Połączysz w ten sposób Twoją korzyść z większą wygodą klienta.
Minimalizacja pomyłek
Rezerwacja telefoniczna potrafi być źródłem kłopotliwych sytuacji, czy nawet poważnych problemów. Ktoś coś źle usłyszy, niewyraźnie powie czy niedokładnie zapisze. Popełni nieświadomy błąd, a później dwóch klientów przyjdzie o tej samej porze.
Wprowadzenie systemu rezerwacji online pozwala wyeliminować tego typu błędy niemal do zera. Klient sam wybiera pasującą mu datę i godzinę, a później dostaje potwierdzenie na maila lub smsem. System aktualizuje kalendarz na bieżąco i nie pozwoli zapisać się kolejnej osobie na zajęty już termin.
Budowa profesjonalnego wizerunku
Przyszłość prawie każdego biznesu coraz mocniej wiąże się z internetem i światem wirtualnym. Każdego dnia ludzie spędzają wiele godzin online i wykonują tam coraz więcej czynności.
Obecność firmy w sieci – w postaci własnej strony internetowej oraz technologii do umawiania wizyt online – staje się więc powoli obowiązkiem na drodze do dalszego rozwoju.
Pozwala zbudować wizerunek profesjonalnego przedsiębiorstwa, które stara się być blisko swoich klientów. Pokazuje, że firma nie boi się korzystać z nowoczesnych technologii i wykorzystuje ją, żeby dostarczać najwyższej jakości usługi.
To wszystko działa na podświadome postrzeganie firmy przez jej potencjalnych klientów i może zdecydować o podjęciu przez nich decyzji zakupowej.
Jakie są wady aplikacji do umawiania wizyt?
Częste zmiany w kalendarzu online
Internetowy system rezerwacyjny ułatwia klientom nie tylko wygodne i szybkie umówienie wizyty, ale również jej proste odwołanie, czy przełożenie. Może to skutkować – częstszymi niż w przypadku rezerwacji telefonicznej – zmianami w harmonogramie.
Dlaczego tak się dzieje?
Przełożenie terminu wizyty przez telefon wymaga od klienta większego wysiłku i wytwarza u niektórych ludzi pewną barierę psychiczną. Myślą oni, że to nie wypada tak odwoływać na ostatnią chwilę, że skoro już się umówili, to trzeba przyjść. No bo, co pomyśli sobie ulubiona pani fryzjerka albo pan rehabilitant?
Internet łagodzi tego typu obawy. W końcu po drugiej stronie nie ma żywego człowieka, który mógłby jakoś skomentować kolejną, przekładaną wizytę. Jest tylko maszyna, a ona może zmienić termin nawet kilkanaście razy. I nic nie powie.
Czy tej wady należy się bać?
Niekoniecznie. Do częstych zmian w kalendarzu online łatwo się przyzwyczaić, a w niektórych przypadkach – można je wręcz traktować jak zaletę. W końcu lepiej, żeby klient odwołał lub przełożył wizytę, niż gdyby miał trzymać termin i po prostu nie przyjść.
Potrzebny jest stały dostęp do internetu w lokalu
Częste zmiany rezerwacji powodują, że każdy pracownik musi mieć ciągły dostęp do swojego kalendarza online. Tu nie wystarczy już papierowy notes, czy wydrukowany nad ranem harmonogram – tu w każdej chwili mogą pojawić się nowe wizyty lub przesunąć się te stare.
Z tego powodu koniecznie jest zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków. Aplikacje do umawiania wizyt można bez problemu otworzyć nawet na zwykłym smartfonie, ale stabilne połączenie z internetem jest niezbędne do jej efektywnej obsługi.
Nie każdy klient będzie chciał się zapisywać online
Mimo wszystkich swoich zalet, wprowadzenie internetowego systemu umawiania wizyt nie zastąpi w całości rezerwacji telefonicznej.
Zawsze znajdzie się jakiś klient, który nie czuje się wystarczająco pewny online lub po prostu woli zadzwonić i umówić się osobiście. Dotyczy to w szczególności ludzi starszych, niezaznajomionych z nowoczesną technologią.
Z tego powodu warto udostępnić swoim klientom obie metody rezerwacji wizyt. Wymusza to jednak konieczność błyskawicznej synchronizacji terminów. Osoba przyjmująca rezerwację telefoniczną powinna od razu zapisywać ją w programie do rezerwacji, żeby uniknąć problemów z dwiema osobami zapisanymi na tę samą godzinę.
Czy wdrożyć system do umawiania wizyt?
Odpowiedź na postawione wyżej pytanie jest oczywiście zależne od specyfiki Twojego biznesu.
Warto zastanowić się, czy Twoi pracownicy i klienci będą umieli (i chcieli) korzystać z oprogramowania do rezerwacji. Przykładowo, jeśli obsługujesz głównie osoby starsze, mogą one nie poradzić sobie z zapisami online.
Z drugiej strony, bariery związane z nieznajomością nowej technologii będą stopniowo zanikać. Już teraz w Polsce ponad 30 milionów osób jest aktywnych w internecie i spędza tam coraz więcej czasu.
Oznacza to, że zdecydowana większość Twoich klientów powinna poradzić sobie z obsługą aplikacji do rezerwacji wizyt. Być może nawet oczekuje od Ciebie zapewnienia im takiej możliwości.
Tego typu programy to niewątpliwie przyszłość na rynku usług. Wraz z postępującą digitalizacją coraz więcej firm będzie korzystać z automatyzacji, a te które się na to nie zdecydują, znajdą się w gorszym położeniu rynkowym.
Przy odpowiedniej grupie odbiorczej, korzyści z zastosowania tych systemów mogą być naprawdę wysokie. Ich wdrożenie potrafi zwiększyć liczbę klientów, zagęścić grafik, usprawnić zapisy oraz budować profesjonalny wizerunek. A to wszystko prowadzi do rozwoju firmy i większych zysków.
Jeśli więc Twój biznes nie jest skierowany wyłącznie do osób starszych, to zdecydowanie warto zastanowić się nad wprowadzeniem systemu rezerwacji online.
Szczególnie że wdrożenie tego typu systemów nie musi oznaczać ponoszenia dużych kosztów. Wiele z dostępnych na rynku kreatorów stron www udostępnia w swojej ofercie możliwość dodania kalendarza online. Znaleźć też można dedykowane aplikacje z internetowymi terminarzami, gotowe do umieszczenia na Twojej stronie internetowej.
Jak wybrać odpowiednią aplikację do umawiania wizyt dla Twojego biznesu?
Krok 1: Przeanalizuj, jakich funkcji oczekujesz
Jeśli chcesz rozwijać swój biznes z aplikacją do umawiania wizyt, musisz najpierw przeanalizować, jakie funkcje sprawdzą się w Twojej firmie. Nie wszystkie platformy i ich funkcje są dopasowane do każdej dziedziny biznesu, dlatego im lepszy research zrobisz w tym kroku, tym większa szansa na lepsze wdrożenie i końcowy sukces.
Czy zależy Ci na błyskawicznych płatnościach? Czy chcesz mieć dostęp do pełnego terminarza z kategoriami? Czy potrzebujesz pracować na tym narzędziu we własnym zakresie, czy będzie z niego korzystać także cały Twój zespół?
Im lepiej określisz swoje potrzeby, tym większe szansze, że znajdziesz odpowiednie narzędzie.
Krok 2: Sprawdź obsługę klienta
Jeżeli nigdy nie korzystałeś z aplikacji do umawiania wizyt, odpowiednie wdrożenie to podstawa sukcesu dla Twojego biznesu. Dlatego zanim zdecydujesz się na jakiekolwiek plany abonamentowe, sprawdź, czy aby na pewno możesz liczyć na wsparcie obsługi klienta.
Krok 3: Zwróć uwagę na cennik
Na rynku istnieje wiele aplikacji, a każda z nich charakteryzuje się własnym podejściem do cennika. Na pierwszy rzut oka, bezpłatne aplikacje mogą wydawać się idealnym rozwiązaniem – szybko może okazać się jednak, że są dość ograniczone, jeśli chodzi o funkcje, a dodatkowe opcje są dodatkowo płatne (i drogie!). Sprawdź i porównaj ze sobą kilka narzędzi.
Łatwo jest zaabsorbować się szeroką gamą atrakcyjnych funkcji i opcji, jednak aby zagwarantować inwestycję, która zwróci się w czasie, konieczne jest poświęcenie czasu na zbadanie cennika potencjalnych aplikacji przed podjęciem świadomej decyzji.
Krok 4: Przetestuj aplikację
Nic nie da Ci więcej odpowiedzi niż przetestowanie aplikacji. Zdecydowana większość aplikacji pozwala na sprawdzenie funkcjonalności platformy w ramach darmowego planu lub okresu próbnego.
Testowanie aplikacji jest krytycznym krokiem w samym procesie wyboru. Aplikacja musi bowiem odpowiadać na potrzeby nie tylko Twoje, ale i Twojego zespołu czy klientów końcowych. Nawet najpiękniejsza aplikacja nie spełni swojej roli, jeśli nikt nie będzie umiał – lub chciał – z niej korzystać.
Oferuj rezerwacje wizyt za pomocą Calendesk!
Jeśli szukasz odpowiedniej aplikacji dla swojego salonu fryzjerskiego, gabinetów kosmetycznych, lub trenerów personalnych w Twoim biznesie – Calendesk pozwoli Ci na automatyzację wielu zadań, podczas, gdy Ty możesz zająć się własnymi sprawami.
W Calendesk, Twoje usługi umówione przez klientów możesz przeglądać o dowolnej porze – otrzymujesz własny elektroniczny terminarz i pełny wgląd w powiadomienia, to, jak pracownicy Twojej firmy przyjmują klientów. Bez większego wysiłku,
Praca z Calendesk nie może być łatwiejsza! Wystarczy, że Twoi klienci wybiorą z kalendarza odpowiednią datę i usługę – i gotowe. Niezależnie od tego, czy Twoi klienci kiedykolwiek korzystali z takiej aplikacji, czy nigdy im się to nie zdarzyło – w kilka chwil mogą zarezerwować wizytę.
To także szereg ułatwień dla Twoich pracowników!
#1 Zarządzanie kalendarzem
Widok kalendarza w jednym miejscu pozwala na organizację pracy w całym zespole. Łatwo i szybko uzupełnisz dane pracowników (dotyczące ich cenników, zakresu oferowanych usług, czy dostępności), a następnie udostępnisz kalendarz publicznie swoim klientom. W momencie rezerwacji wizyty od razu widzisz zmiany w kalendarzu, więc efektywnie zarządzisz całym procesem obsługi klienta.
#2 Dostępność 24/7
Zapomnij o telefonach, SMSach, czy pukaniu w okna Twojej firmy po godzinach pracy. Dzięki Calendesk, oferujesz swoim klientom możliwość umawiania wizyt gdzie, jak, i kiedy tylko mają na to ochotę. Natomiast Twoi pracownicy mogą w każdym momencie sprawdzić swoje obłożenie i… zająć się innymi kwestiami w pracy, zamiast żmudnej i manualnej obsługi papierowych terminarzy (i wielu zmian, które mogą wynikać z trudnego do kontroli overbookingu czy nakładania się terminów).
#3 Różne modele rezerwacji
Przyjmujesz rezerwacje na wizyty indywidualne, grupowe, niestandardowe wielkości? Calendesk ułatwi dla Ciebie ten proces. Możesz „sprzedawać swój czas” w modelu subskrybcji i sprzedawać pakiety usług zamiast pojedynczych wizyt i płatności. Ten model sprawdzi się doskonale, jeśli masz klientów zainteresowanych częstymi i regularnymi wizytami w Twojej firmie.
Calendesk ułatwia nie tylko sam proces umawiania i organizacji takich usług, ale i przyjmowanie za nie płatności. Nowoczesny i intuicyjny proces płatności Stripe pozwala na zautomatyzowanie sprzedaży subskrybcyjnej i wprowadzenie abonamentów.
#4 Szereg integracji
Wachlarz natywnych integracji oferowanych przez Calendesk jest imponujący – przez narzędzia do wideokonferencji, takie jak Zoom, Skype, Google Meet, czy Microsoft Teams, po połączenie z WhatsApp, na przykład do konsultacji poprzez wiadomości.
Calendesk sprawnie integruje się także z zewnętrznymi kalendarzami, pozwalając Ci na:
- skupienie różnych terminarzy w jednym miejscu,
- łatwy import istniejących wizyt i danych,
- możliwość połączenia ekosystemów z różnych poziomów firm.
Wszystko ma miejsce w obrębie jednej platformy, dlatego oszczędzasz jeszcze więcej czasu niż wcześniej.
Klient, po rezerwacji takiej wizyty, otrzymuje automatyczną wiadomość z linkiem do spotkania. Nie musisz generować i wysyłać takich treści we własnym zakresie – Calendesk automatyzuje cały proces.
#5 Wysyłanie przypomnień
Jeśli robisz to ręcznie, to… możesz stracić nawet GODZINĘ w ciągu dnia! Wysyłanie przypomnień o wizytach poprzez wiadomości SMS czy mailowe, prośby o potwierdzenie spotkań, negocjacje, anulacje wizyt, zmiany godzin… mogą przyprawić o ból głowy.
Calendesk robi to automatycznie – każda wiadomość SMS czy email zawiera szczegóły wizyty, może być także personalizowana.
#6 Płatności w jednym miejscu
Jak fantastycznie byłoby móc odbierać płatności za wizyty w momencie ich rezerwacji, lub zautomatyzować płatności bezpośrednio w aplikacji…
Calendesk to umożliwia! Możesz pobierać płatności w wygodny sposób jeszcze zanim dojdzie do wizyty. W taki sposób dbasz nie tylko o organizację swojej pracy, ale i cashflow. Nasze narzędzia nie pobierze za to od Ciebie żadnych dodatkowych opłat! Udostępnij płatności poprzez BLIK, Apple Pay, Google Pay, kartę czy szybkie przelewy (lub przelewy tradycyjne).
#7 Tworzenie stron rezerwacji
Kalendarz to nie wszystko! W Calendesk, możesz zbudować też własną, prostą stronę internetową z kalendarzem. Dostosujesz jej układ, kolory, i oferowany formularz rejestracji. Możesz podłączyć ją pod własną domenę i dodać niestandarowe skrypty, lub zostawić ją pod wygodną domeną Calendesk.
