Trendy w systemach rezerwacji na 2024 rok

Systemy rezerwacji online ewoluują w miarę upływu czasu. Choć początkowo służyły wyłącznie do umawiania terminów, dziś są rozbudowanym narzędziem do zarządzania firmą. W 2024 roku pojawiły się pewne nowości i tendencje, na które warto zwrócić uwagę, chcąc być konkurencyjnym.

AI w systemach rezerwacji

W 2024 roku pierwszym, o czym warto wspomnieć w kontekście systemów rezerwacji, jest sztuczna inteligencja (AI - Artificial Intelligence). Znajduje ona zastosowanie w różnych dziedzinach, a ze względu na rozbudowane “umiejętności”, łatwo zaadaptować ją również do potrzeb systemów rezerwacyjnych. Klienci często nie zauważają, że za wysoką jakością oprogramowania stoją boty. Wykorzystuje się je m.in. do:

• czatowania - boty udzielają odpowiedzi na pytania użytkowników. Dzięki temu nie muszą oni kontaktować się z pracownikiem celem uzyskania informacji,
• generowania powiadomień push - najczęściej ich celem jest przypomnienie o terminie wizyty lub jej odwołanie,
• zarządzania rezerwacjami - sztuczna inteligencja pomaga rozplanować rezerwacje, a tym samym efektywnie zarządzać kalendarzem,
• personalizacji - proponowanie usług lub ich pakietów to kolejne zadanie sztucznej inteligencji. Pomocne są tutaj dane historyczne, które klienci “zostawiają” w systemie.

Sztuczna inteligencja pozwala w jeszcze większym stopniu odciążyć pracowników, którzy mogą zająć się realizacją innych zadań. Ponadto wykonuje wiele czynności analitycznych, dopasowują profil usług do konkretnego klienta, co nie tylko zachęca go do umówienia kolejnej wizyty, ale również zwiększa jego satysfakcję. AI w systemach rezerwacji odgrywa więc bardzo istotną rolę, a wszystko wskazuje na to, że w kolejnych lata będzie ona jeszcze obszerniejsza.

Inteligentne systemy planowania na urządzenia mobilne

Według raportu APPeiron blisko 20 milionów Polaków korzysta z aplikacji mobilnych. Wykorzystują je nie tylko do zakupów online, ale również rezerwowania wizyt. Po telefon sięgamy zdecydowanie częściej, niż siadamy do komputera. Schemat jest bardzo prosty - telefonu możemy używać w dowolnym miejscu i czasie, natomiast laptop służy nam do konkretnych czynności, na przykład sporządzania pism lub oglądania filmów. Tymczasem rezerwacja wizyty u fryzjera czy kosmetyczki najczęściej odbywa się właśnie przez aplikację. Dzięki AI jest ona spersonalizowana, co umożliwia na przykład przeglądanie terminów wizyt odbytych lub regulowanie płatności za usługę. Aplikacje do rezerwacji online nie są trendem, który pojawił się w 2024 roku, jednak obecnie widać jego nasilenie. Nic więc dziwnego, że coraz więcej punktów usługowych rezygnuje z tradycyjnych form rezerwacji na rzecz aplikacji mobilnych. Inteligentne systemy planowania dostępne na wyciągnięcie ręki to doskonały sposób, aby pozyskać klienta. Takiego, który żyje w biegu, na ogół nie korzysta z komputera, a o rezerwacji terminu przypomina sobie, jadąc autobusem do pracy lub kładąc się spać późno w nocy.

Spersonalizowane doświadczenia

Nowoczesne funkcje, w jakie wyposażone są systemy rezerwacji online, pozwalają spersonalizować doświadczenia. Innymi słowy, droga do wyboru i zarezerwowania terminu jest jeszcze prostsza. Mało tego, klient otrzymuje propozycje usług, z których z dużym prawdopodobieństwem będzie chciał skorzystać. Przykładowo, jeśli wybiera się na manicure, to system w intuicyjny sposób podpowie podobną usługę, jaką jest pedicure lub zabieg na skórę dłoni. Tego typu interakcje pozwalają klientom zapoznać się z ofertą usługodawcy. Schemat działa podobnie, jak podczas zakupów w sklepie online, gdy do wybranego produktu wyświetlają się propozycje uzupełniające. Spersonalizowane doświadczenia nie są już dodatkiem, a jednym z obowiązkowych elementów systemu rezerwacji. Pozwalają zwiększyć sprzedaż oraz zadowolenie klientów.

Interaktywny system zarządzania

Systemy rezerwacji możemy w 2024 roku porównać do interaktywnych programów wspomagających zarządzanie firmą. Jeszcze do niedawna do dyspozycji przedsiębiorców były głównie systemy ERP, jednak korzystanie z nich przez firmy usługowe działające lokalnie było nie tylko kosztowne, ale też skomplikowane. Dziś zastępują je oprogramowania do rezerwacji. Podstawą są oczywiście liczne integracje, na przykład z kalendarzem Google czy innego typu programami. System rezerwacji może nawet całkowicie zastąpić niektóre oprogramowania, na przykład do wystawiania faktur. Innowacyjny system zarządzania to coś więcej niż lepsza organizacja pracy. To przede wszystkim dostępność - teraz wszystko jest w jednym miejscu, na wyciągnięcie ręki. Z oprogramowania można korzystać, będąc w dowolnym miejscu - w pracy, w domu, na urlopie. Ze względu na formę mobilną nie potrzeba laptopa, wystarczy smartfon z dostępem do internetu. Dzięki temu w kilka chwil można przeorganizować kalendarz spotkań z klientami, poinformować pracowników o planowanych zmianach czy skontaktować się z klientami w sprawie przełożenia terminu wizyty. Tego rodzaju system staje się nie przywilejem, a koniecznością, mając na uwadze tempo, w jakim żyjemy i w jakim prowadzimy biznes.

Czego w 2024 roku oczekują klienci?

W ostatnich latach obserwujemy dynamiczny rozwój systemów rezerwacji online. Jeszcze do niedawna były to proste oprogramowania, które nie oferowały zbyt wiele ani przedsiębiorcom, ani klientom. Ich twórczy idą jednak z duchem czasu, chcąc sprostać rosnącym oczekiwaniom. Rezerwacja wizyt online to dziś funkcja, którą można nazwać wierzchołkiem góry. Jeśli klient dokonał rezerwacji terminu, to najprawdopodobniej będzie chciał od razu zapłacić za wizytę. Funkcja dokonywania płatności jest niezbędna, gdy usługodawca wymaga zaliczki, co często praktykowane jest wobec nowych klientów. Jeśli płatność, to i potwierdzenie w formie faktury lub innego dokumentu sprzedażowego tak, aby cała procedura odbyła się zgodnie z przepisami. Ponadto klienci coraz częściej oczekują:

• personalizacji usług,
• sprawnej komunikacji przez aplikację,
• dostępności z poziomu smartfona,
• sprawnego zarządzania rezerwacjami,
• załatwienia wszelkich formalności związanych z wizytą przez aplikację.

Wydaje się, że oczekiwania klientów nie są wygórowane, zważywszy na to, że wszystkie te rozwiązania są już dostępne w nowoczesnych systemach rezerwacyjnych. Problemem jest natomiast to, że wciąż niewiele firm zdecydowało się na ich wdrożenie. Opory przed tym mają zwłaszcza drobni przedsiębiorcy, którzy obawiają się wysokich kosztów. Nie muszą jednak wykupować całego oprogramowania - mogą zdecydować się na korzystny cenowo abonament, który nie obciąży firmowego budżetu.

Jak najnowsze trendy w systemach rezerwacji przekładają się na Twój biznes?

Wiedząc, jakie są najnowsze trendy w systemach rezerwacji, warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy dotyczą one Twojego biznesu? Jak wspomniano, oprogramowania do rezerwacji zmieniają się dynamicznie, dlatego to, co była aktualne jeszcze kilka lat temu, dziś pozostaje daleko w tyle. Nowe trendy dotyczą przede wszystkim obsługi klienta i wpływania na jego doświadczenia. Dotychczas skupialiśmy się na stronie wizualnej, a konkretnie interfejsie. Dziś ważne są również inne aspekty, takie jak funkcjonalność systemu. Sztuczna inteligencja odgrywa dużą rolę w rozwoju oprogramowania, usprawniając wiele procesów. Warto pamiętać, że systemy rezerwacji online nie są już domeną dużych przedsiębiorstw. Jest to kolejna zmiana, którą możemy zaobserwować. Coraz częściej sięgają po nie również drobni przedsiębiorcy, chcąc wyróżnić się na tle konkurencji. Wynika to również z przyczyn czysto technicznych. Jeśli nie zatrudniają pracowników, trudno im na bieżąco odbierać telefony. Poza możliwością rezerwowania wizyt online zyskują dostęp do nowoczesnego systemy zarządzania firmą, zwłaszcza pod kątem panelu obsługi klienta.

Systemy rezerwacji online - wyzwania na kolejne lata

Nie ulega wątpliwości, że w kolejnych latach systemy rezerwacji online zostaną zdominowane przez sztuczną inteligencję. Jej ciągły rozwój sprawia, że już dziś działa ona subtelnie, a jednocześnie ułatwia komunikację na linii usługodawca-klient. Warto zwrócić uwagę na rosnące zainteresowanie możliwością dokonania rezerwacji online, dlatego po dedykowane systemy będzie sięgać coraz więcej przedsiębiorców. Nie będą to jednak proste, a rozbudowane programy z wieloma dodatkowymi funkcjami. Dzięki nim zarządzanie firmą będzie o wiele prostsze i bardziej intuicyjne, co pozwoli skupić się na poprawie jakości usług i na samym klienci. Kwestie administracyjne zostaną jednocześnie odsunięte na boczny tor, a opiekę nad nimi przejmie sztuczna inteligencja.