System rezerwacji online to bardzo przydatne narzędzie, automatyzujące proces umawiania wizyt w biznesie usługowym. Pozwala oszczędzać czas Twoich pracowników, ułatwia klientom korzystanie z Twoich usług i wpływa na ich większe zadowolenie. W konsekwencji pomaga generować większe zyski i rozwijać biznes.
Na rynku dostępnych jest kilka rozwiązań tego typu. Które z nich wybrać? Dużą popularnością cieszy się amerykański Calendly, ale i w Polsce można znaleźć ciekawe alternatywy, lepiej dostosowane do naszego lokalnego rynku.
Czym jest Calendly?
Calendly to jeden z najbardziej znanych systemów rezerwacji online. Działa on na zasadzie wirtualnego kalendarza, w którym zaznaczasz swoje wolne terminy i umożliwiasz klientom zapisywanie się na nie poprzez spersonalizowane linki lub wtyczkę na stronie www. To typowy „Appointment Setter” w biznesie.
Dzięki temu proces rezerwacji działa dużo sprawniej i jest wygodniejszy dla Twoich klientów. Nie muszą oni nigdzie dzwonić ani odwiedzać Cię osobiście. Wystarczy, że z dowolnego miejsca połączą się z Twoim kalendarzem i kilkoma kliknięciami zapiszą się na wizytę lub konsultację. Mogą też bardzo łatwo odwołać lub przełożyć już umówione spotkanie.
W ten sposób możesz ustawić nie tylko swój kalendarz, ale również – jeśli zatrudniasz pracowników – stworzyć wirtualną przestrzeń dla całego zespołu. Calendly można zsynchronizować z kalendarzem Google, iCloudem lub Outlookiem.
Takie rozwiązanie pozwoli Ci lepiej zarządzać rezerwacjami w całej firmie i zdejmie z Twoich barków część obowiązków. Oszczędzi Twój czas i pozwali w pełni skupić się na samym świadczeniu usług.
24h wsparcie dla Twojego biznesu
Calendly, jak większość systemów rezerwacji online, działa przez 24h na dobę. To bardzo cenna funkcjonalność, która zapewnia dużą przewagę nad tradycyjnymi zapisami w zeszycie.
Wielu Twoich klientów w ciągu dnia nie ma czasu, by myśleć o umówieniu się do Ciebie na wizytę. Biegają między ważnymi spotkaniami, pracują, zajmują się domem i dziećmi. W takich warunkach trudno znaleźć czas na wykonanie telefonu do Twojej firmy. Takie kwestie po prostu łatwo wypadają z głowy.
Dopiero wieczorem ludziom przypomina się, czego to nie zrobili w ciągu dnia. Jeśli wdrożysz system rezerwacji online w swojej działalności, będą oni mogli od razu wejść na Twoją stronę i umówić się na wizytę. W przeciwnym wypadku postarają się zapamiętać, by zadzwonić rano. A wtedy wiadomo, pogoń dnia codziennego zacznie się na nowo…
Wady Calendly dla polskich przedsiębiorców
Mimo swoich niewątpliwych zalet Calendly posiada też pewne wady. Większość z nich wynika z faktu, że narzędzie to powstało z myślą o kliencie anglojęzycznym. Nie jest więc dostosowane do polskich realiów i nie obsługuje naszego języka. Nawet jeśli dla Ciebie osobiście nie stanowi to większej przeszkody, pamiętaj, że z interfejsu kalendarza korzystać będą też Twoi pracownicy i klienci. Gdyby chociaż jeden z nich miał zrezygnować z Twoich usług z tego powodu, to warto poszukać polskojęzycznego odpowiednika Calendly.
Szczególnie że jako narzędzie zagranicznego dostawcy Calendly dostępny jest wyłącznie w obcej walucie. W obecnej sytuacji gospodarczej, przy nadciągającej recesji i wyjątkowo słabej pozycji złotówki może to niestety oznaczać duże koszty. Przykładowo, pakiet zespołowy Calendly kosztuje 16$ za każdego pracownika miesięcznie. Przy obecnym kursie dolara (4,22 – stan na 29.10.2023) wynosi to ponad 67 zł! Za podobne pieniądze w polskich odpowiednikach Calendly można mieć dostęp do narzędzi dla całego zespołu.
To jednak nie wszystko. Wielu użytkowników Calendly narzeka też na wsparcie techniczne. Systemy rezerwacji online, jak każde tego typu rozwiązania, potrafią się okazjonalnie zawieszać lub odmawiać współpracy. Dla przedsiębiorcy jest to oczywiście duży kłopot, dlatego z jego perspektywy bardzo ważne jest szybkie naprawienie usterki.
Tymczasem w Calendly cały kontakt z supportem odbywa się wyłącznie tekstowo i to w języku angielskim. Tworzy to pewną barierę komunikacyjną i utrudnia szybkie rozwiązanie problemu. Dlatego na rynku powoli standardem stają się telefoniczne centra pomocy technicznej, a niektórzy dostawcy tego typu technologii oferują nawet spotkania na żywo przez Zoom lub Google Meets.
Polska alternatywa dla Calendly
Opisane wyżej wady i niedogodności w korzystaniu z Calendly dla polskich przedsiębiorców stały się przyczyną powstania alternatywnego rozwiązania o nazwie Calendesk (https://calendesk.com/pl/). Celem jego twórców było opracowanie systemu rezerwacji w pełni dostosowanego do polskiego rynku.
Calendesk jest więc w całości dostępny w polskiej wersji językowej. Posiada nowoczesny kalendarz dostępny przez 24h, zaawansowaną analitykę, wsparcie do rezerwacji grupowych oraz szereg dodatkowych funkcji, które dodatkowo ułatwią Ci prowadzenie biznesu:
#1 Wbudowany generator stron internetowych i aplikacji mobilnych
Calendesk umożliwia swoim użytkownikom łatwe stworzenie własnego landing page lub strony www z kalendarzem do rezerwacji wizyt. Dzięki temu, jeśli dopiero wprowadzasz swój biznes do Internetu lub chcesz coś zmienić w dotychczasowej stronie, to nie musisz zatrudniać programisty ani grafika. Zamiast tego samodzielnie stworzysz własny landing page, układając go z gotowych elementów w specjalnym kreatorze.
#2 Możliwość pobierania płatności podczas rejestracji
Moment, w którym Twój klient dokonuje rezerwacji terminu to doskonała okazja do pobrania od niego pieniędzy z góry. Brzmi kontrowersyjnie? Według badań nawet 80% transakcji zawieranych w Internecie kończy się natychmiastowym uiszczeniem należności. Klienci chętnie płacą online. Dla nich to duża wygoda, możliwość szybkiego rozliczenia oraz pełne bezpieczeństwo gwarantowane przez renomowanych operatorów płatności. Z tego powodu system Calendesk posiada integrację z usługami takimi jak: Stripe, Przelewy24 czy BLIK.
#3 Indywidualne wsparcie techniczne
W przypadku jakichkolwiek problemów lub wątpliwości klienci Calendesk mogą uzyskać błyskawiczną pomoc. Do ich dyspozycji jest szybki, całodniowy czat z działem technicznym. Istnieje też możliwość rozmowy telefonicznej lub wideo-spotkania online, na których eksperci pokażą krok po kroku jak rozwiązać dany problem.
#4 Dostęp do licznych integracji z innymi aplikacjami
Nowoczesny system rezerwacji online może być nie tylko prostym kalendarzem do umawiania wizyt. Dzięki integracjom z innymi, wykorzystywanymi przez Ciebie aplikacjami, można przekształcić Calendesk w potężne narzędzie wsparcia biznesu. Wiele procesów będzie działo się automatycznie, od razu po dokonaniu przez klienta rezerwacji. Przykładowo, system może samodzielnie pobrać opłatę, wygenerować link do spotkania Google Meet, wstawić powiadomienie do Twojego kalendarza, wystawić fakturę, wysłać ją do klienta mailem oraz przekazać dane do systemu księgowego. Calendesk można połączyć między innymi z: Fakturownią, Zapier, Kalenarzem Google, czy Messangerem. Pełną listę integracji znajdziesz pod tym linkiem.
#5 Możliwość tworzenia ofert subskrypcyjnych
Subskrypcje stają się coraz popularniejsze wśród polskich klientów. Z badań wynika, że aż 60% osób w naszym kraju posiada subskrypcje online, a nawet 1/3 korzysta z tego modelu w przypadku jakiejkolwiek usługi offline. Mimo to w niektórych branżach – szczególnie konsultacyjnych lub usługowych – oferty subskrypcyjne należą jeszcze do rzadkości. To dla Ciebie doskonała okazja do zagospodarowania i uzyskania przewagi konkurencyjnej.
Wdrożenie subskrypcji zapewnia stałe i w miarę pewne źródło comiesięcznego przychodu oraz zabezpiecza Cię na wypadek odwoływanych na ostatnią chwilę wizyt. Twoi klienci zyskują pewność, że w każdych okolicznościach zostaną obsłużeni, poczucie bezpieczeństwa, wygodę oraz oszczędności finansowe. Narzędzia Calendesk ułatwiają wprowadzenie subskrypcji do Twojej oferty. Z Calendesk skorzystali już m.in.
- kancelaria podatkowa Mentzen, wdrażając usługę subskrypcyjną Mentzen+, zakładająca stałą opiekę prawną i podatkową,
- OdNova Psychoterapia – która stanęła przed trudnym zadaniem skutecznego zarządzania terminami i harmonogramami,
- VitaMed – dla których wyzwaniem było dostarczenie usług terapeutycznych dla osób starszych oraz tych, którzy obawiali się korzystania z terapii online z powodu ograniczonych umiejętności technologicznych.
#6 Pełna automatyzacja powiadomień
Calendesk dba o komfort przedsiębiorcy oraz jego klientów poprzez automatyzację wysyłki powiadomień i wiadomości email. Wystarczy odpowiednio skonfigurować narzędzie, a samodzielnie wyśle on do klienta maila z potwierdzeniem rezerwacji, linkiem do płatności, czy też linkiem do spotkania online. Można je też wykorzystać do bieżącej komunikacji i przypominania o zbliżających się wizytach. Pozwoli Ci to oszczędzić czas i poprawić jakość obsługi klienta. Do tego wzmocni Twoje działania marketingowe i może przyczynić się do lepszych wyników sprzedażowych.
#7 Gotowe do wykorzystania regulaminy oraz polityki prywatności
System rezerwacji, jak każde narzędzie zbierające dane osobowe, wymaga odpowiedniego zabezpieczenia prawnego. Nie jest to aspekt, o którym większość osób myśli na samym początku, ale jest równie ważny, jak pozostałe funkcjonalności. Calendesk stara się ułatwić swoim użytkownikom wdrożenie nowych rozwiązań i udostępnia wzorce regulaminów do wykorzystania.
Ile to wszystko kosztuje?
Calendesk, jako 100% polskie narzędzie, wyceniany jest w złotówkach. Oznacza to, że – w przeciwieństwie do Calendly – na jego cenę nie wpływają kursy walut ani globalne kryzysy. Miesięczne opłaty są stałe i nie zmieniają się w czasie trwania pakietu. Warianty cenowe zaczynają się już od 119 zł dla całego zespołu. Przed podjęciem odbywa się bezpłatna konsultacja z ekspertami Calendesk, którzy doradzą i pomogą wybrać najlepsze rozwiązanie pod konkretne potrzeby. Dodatkowo pierwsze 14 dni można przetestować całkowicie za darmo.
