Jak wybrać najlepszy system rezerwacji online dla Twojej firmy?

Wybór odpowiedniego systemu do rezerwacji wizyt online to trudne i odpowiedzialne zadanie. Dobra decyzja pozwoli Ci znacznie usprawnić funkcjonowanie Twojego biznesu i szybko osiągnąć wymierne korzyści. Z drugiej strony każdy błąd może te efekty mocno osłabić i wplątać Cię we współpracę, z której nie będziesz zadowolony.

Najlepsza aplikacja do rezerwacji wizyt online – jak ją wybrać? Na co należy zwrócić uwagę? Czym się kierować, żeby najlepiej dopasować to rozwiązanie do potrzeb Twojego biznesu? W tym wpisie postaramy się to wszystko wyjaśnić i maksymalnie ułatwić Ci podjęcie decyzji!

System rezerwacji online – najważniejsze informacje, o którym musisz pamiętać

Zacznijmy od podstaw – czym właściwie jest system rezerwacji online? To oprogramowanie, które pozwala klientom wybrać najdogodniejszy dla nich termin wizyty bez użycia telefonu ani bez osobistej wizyty w salonie. Połączone jest najczęściej ze stroną internetową lub aplikacją mobilną i działa w chmurze przez 24 godziny na dobę.

Dzięki temu pozwala umawiać wizyty o dowolnej porze i z dowolnego miejsca. Do tego automatycznie synchronizuje kalendarze pracowników, zapewnia wygodę i oszczędność czasu oraz buduje profesjonalny wizerunek firmy.

Na niektórych rynkach rezerwacja online staje się coraz bardziej popularna i powoli wypiera inne formy umawiania wizyt. W szczególności warto tu wspomnieć o usługach z kategorii wellness i health: trenerach osobistych, salonach piękności, fryzjerach czy gabinetach spa.

Przewidujemy, że i w pozostałych branżach popularność tego typu rozwiązań będzie szybko rosła, a firmy, które zdecydują się z nich skorzystać, zyskają istotną przewagę konkurencyjną. Muszą tylko wybrać właściwy program do rezerwacji wizyt online i dopasować jego funkcjonalności do potrzeb i specyfiki prowadzonego biznesu.

Dodatkowe funkcjonalności systemu rezerwacji online – które wybrać?

Na rynku dostępnych jest wiele programów i platform do rezerwacji wizyt online. Podstawa ich działania jest bardzo zbliżona, jednak mogą się one różnić pewnymi funkcjonalnościami, które w znaczący sposób mogą wpłynąć na odbiór całości.

Na początku warto więc zastanowić się, czego tak naprawdę oczekujesz od Twojego systemu rezerwacji. Jakie problemy chcesz przy jego pomocy rozwiązać? Jak chcesz dzięki niemu usprawnić działanie swojego biznesu? W tej analizie warto wziąć pod uwagę:

Po pierwsze: preferencję Twoich klientów – Czego oni mogą od Ciebie oczekiwać? Jakich funkcjonalności im brakuje? Jak chcieliby umawiać się na wizyty? Czy posiadają wystarczające umiejętności techniczne, by zrobić to przez aplikację lub stronę www?

Po drugie: umiejętności Twoich pracowników – czy będą umieli obsługiwać bardziej skomplikowany system, czy może postawić na prostotę i małą liczbę funkcji?

Po trzecie: Twoje pozostałe działania marketingowe oraz zarządcze  – z jakich dodatkowych narzędzi korzystasz (np. do wysyłki emalii lub do księgowości) i czy chciałbyś zsynchronizować je z systemem rezerwacji online?

Kiedy zidentyfikujesz swoje największe potrzeby, będziesz świadom ograniczeń i jasno nakreślisz oczekiwane rezultaty, dużo łatwiej wybierzesz najlepsza dla siebie opcję. Wybór będziesz miał całkiem szeroki. Do najpopularniejszych dodatkowych funkcjonalności dostępnych na rynku należą:

  • Integracje z innymi narzędziami (CRM, e-mail marketing, CMS, kalendarz firmowy, oprogramowanie do webinarów, system księgowy)
  • Możliwość połączenia z systemem do płatności online (możliwość sprzedaży pakietowej)
  • Sprawdzanie dostępności w czasie rzeczywistym lub offline
  • Nieograniczona liczba usługodawców/klientów/harmonogramów – możliwość masowej edycji
  • Wiele opcji językowych dostępnych bez dodatkowych kosztów
  • Duże możliwości personalizacji w zakresie brandingu (kolory, własny tekst, logo)

Jak widać, wiele z tych opcji dedykowanych jest raczej większym firmom. Gdy prowadzisz lokalny salon, możesz spokojnie zastanowić się nad rezygnacją z dodatkowych języków czy nieograniczonej liczby klientów. Systemy z takimi możliwościami z pewnością wiązać się będą z wyższą opłatą, a korzyści mogą być niewielkie.

Oczywiście wszystko zależy od specyfiki Twojego biznesu i od analizy Twoich potrzeb i ograniczeń. To właśnie one determinują główne czynniki wyboru odpowiedniego systemu do rezerwacji wizyt online.

7 aspektów, które warto przeanalizować wybierając system rezerwacji online

#1 Cena

Po pierwsze, zawsze powinieneś pamiętać o swoim budżecie. Jak w przypadku każdej usługi na rynku rozwiązań do rezerwacji wizyt online można spotkać oferty tańsze i droższe. Cena jest oczywiście zależna od wielu czynników takich jak marka, zakres działania czy dodatkowe funkcjonalności.

Pamiętaj jednak, że – szczególnie jeśli prowadzisz niewielki biznes – nie zawsze droższe znaczy lepsze. Popularni dostawcy koncentrują się często na większych biznesach i pod nie skalują swoje funkcjonalności oraz ceny. Może to oznaczać, że – decydując się na takie rozwiązanie – po prostu przepłacisz.

Dlatego koniecznie zastanów się, ile jesteś w stanie wydać na taką platformę. Następnie zrób własny research i zapoznaj się z cennikami różnych dostawców – tych najpopularniejszych, jak i mniejszych (ale wciąż sprawdzonych i renomowanych) platform.

Pozwoli Ci to lepiej zrozumieć rynek i ceny na nim obowiązujące. Unikaj najdroższych oraz najtańszych (zbyt niska cena może oznaczać niską jakość) ofert i dostosuj rozwiązanie do swojego budżetu.

Pamiętaj, że na końcu najważniejszy jest Twój wynik finansowy. Odpowiednio dobrany system do rezerwacji wizyt online może Ci pomóc maksymalizować zyski, ale zbyt drogie, niedopasowane rozwiązanie grozi powstaniem straty.

#2 Dostępne funkcjonalności

Jak już wspomnieliśmy wcześniej platformy oferujące systemu do rezerwacji online różnią się niektórymi dostępnymi funkcjami. Nie wszystkie one muszą być niezbędne akurat dla Twojego biznesu – warto każdą z nich poddać analizie przez pryzmat Twoich potrzeb, ograniczeń i wspomnianych wyżej kosztów.

Niemniej istnieje pewien zestaw funkcjonalności, które są kluczowe niemal w każdym biznesie. Na pewno warto, żeby Twój system do rezerwacji wizyt był połączony z renomowanym serwisem do płatności (np. Stripe, Przelewy24 czy BLIK), który pozwoli klientowi od razu zapłacić za umówioną wizytę.

Do tego kluczowe są powiadomienia SMS i e-mail, które przypomną o zbliżającej się wizycie oraz błyskawiczna synchronizacja z kalendarzami Twoich pracowników.

#3 Opinie o interfejsie użytkownika 

Inwestycja w system rezerwacji spłaci się tylko wtedy, jeśli Twoi klienci będą z niego chętnie korzystali. Aplikacja musi być więc dla nich intuicyjna, wygodna i łatwa w obsłudze.

Jak sprawdzić to przed wyborem odpowiedniego systemu? Na początek spróbuj spojrzeć na interfejsie użytkownika oczami swojego typowego klienta. Przykładowo – jeśli Twoją grupą odbiorczą są głównie osoby starsze, to aplikacja powinna być do nich dostosowana: mieć dopasowaną wielkości liter i odpowiednio stonowaną kolorystykę.

Do tego warto sprawdzić opinie o danym systemie. Jeśli w komentarzach pojawiają się informacje o nie intuicyjności czy problemach z nawigowaniem powinna zapalić Ci się czerwona lampka.

#4 Obsługa klienta

Wdrażanie nowych rozwiązań do Twojego biznesu nigdy nie jest łatwe. Trzeba w końcu dostosować wszystkie systemy, przeszkolić pracowników i przetestować działanie w praktyce. Na tym etapie łatwo o pomyłkę czy wystąpienie jakiegoś problemu technicznego.

Z tego powodu kluczowe – z punktu widzenia inwestora – jest odpowiednie wsparcie zapewniane przez dostawcę usługi. Przed zakupem upewnij się, że nie zostaniesz sam ze swoimi problemami, a dział obsługi klienta będzie do twojej dyspozycji przez pięć dni w tygodniu.

Dla przykładu, w planach Calendesk możesz liczyć na dostęp do indywidualnego wsparcia technicznego, a także innych atrakcyjnych korzyści i dodatkowych funkcji.

#5 Integracje z pozostałymi narzędziami

Niektóre programy do rezerwacji wizyt online posiadają możliwość zintegrowania aplikacji z innymi narzędziami do marketingu i zarządzania. To bardzo wygodne rozwiązanie, pozwalające oszczędzać czas i automatyzować procesy.

Przykładowo, jeśli zintegrujesz swoją aplikację do rezerwacji z programem do fakturowania oraz wysyłką e-maili to system po przyjęciu rezerwacji wystawi fakturę i wyślę ją do klienta. Automatycznie i bez angażowania żadnego pracownika.

Zdecydowanie polecamy przed wyborem dostawcy usługi sprawdzić, czy umożliwia on integrację z innymi narzędziami i czy na liście obsługiwanych integracji są aplikację, z których korzystasz.

#6 Korzyści, jakie możesz osiągnąć, dzięki konkretnym rozwiązaniom

Inwestycja w porządny system do rezerwacji wizyt online może wydawać Ci się czasochłonna i droga. To jednak tylko pozory, którymi nie należy się zniechęcać. W rzeczywistości wdrożenie odpowiedniego kalendarza wizyt online może dostarczyć Ci dodatkowe korzyści, niespodziewanych na pierwszy rzut oka.

Mamy tu na myśli przede wszystkim oszczędności. Odpowiedni system do zarządzania spotkaniami pomoże Ci nie tylko zwiększyć zyski, ale i zrezygnować z niektórych czasochłonnych czynności. Twoi pracownicy nie będą już musieli odbierać co chwilę telefonów z rezerwacjami, kalendarze będą synchronizowane automatycznie, a wiele procesów ulegnie automatyzacji.

Dlatego, wybierając system do rezerwacji online, zwróć uwagę na łatwość jego obsługi przez pracowników oraz automatyzację procesów. Zastanów się, kalkulując koszty, jakich potencjalnych oszczędności możesz się spodziewać i jakie zmiany, wdrożysz dzięki temu w swoim biznesie. Czasami warto zainwestować nieco więcej pieniędzy, żeby osiągnąć większe korzyści.

#7 Wdrożenie

Kluczowym momentem przy wprowadzaniu jest jego zaimplementowanie do systemów firmowych. Proces ten powinien przebiec możliwie jak najszybciej i nie wpływać w znaczący sposób na bieżące funkcjonowanie biznesu.

Dlatego zdecydowanie rekomendujemy wybór narzędzi opartych na technologii chmurowej. Wdrożenie takiego rozwiązania na stronę lub aplikację firmową nie powinno zająć dłużej niż godzinę.

Nasza rekomendacja

Rynek platform do rezerwacji wizyt online jest obecnie zdominowany przez kilka dużych, rozpoznawalnych firm. Korzystanie z ich usług może się wiązać z większymi kosztami i szerokim wachlarzem dodatkowych funkcjonalności, które – z perspektywy mniejszego biznesu – niekoniecznie muszą być potrzebne.

Dlatego my zachęcamy do przeanalizowania ofert mniej popularnych dostawców. Ich aplikacje często są nawet efektywniejsze i mniej zabugowane niż rozwiązania rynkowych gigantów. Łatwiej też dostosować je do wymogów i potrzeb Twojego biznesu.

Wszystko jest oczywiście zależne od Twoich indywidualnych preferencji, budżetu i planów rozwojowych. Jeśli masz wątpliwości i nie wiesz, którą opcję wybrać, możesz umówić się na bezpłatną konsultację z ekspertami Calendesk. Na 45-minutowym spotkaniu online, pokażą Ci oni funkcjonowanie aplikacji, przedstawią najważniejsze funkcjonalności i pomogą dopasować rozwiązania do Twojego biznesu.

 

Więcej, o korzyściach z posiadania systemu do rezerwacji online znajdziesz w naszych poprzednich wpisach: