Jak wybrać aplikację do rezerwacji wizyt w gabinecie stomatologicznym?

Zarządzanie wizytami w gabinecie stomatologicznym nie jest proste. Pacjenci, gdy bolą ich zęby, oczekują szybkiej pomocy i irytują się, gdy w takiej sytuacji nie mogą dodzwonić się do swojego dentysty. Ale jak on ma odebrać ich telefon, kiedy akurat boruje zęby innego klienta?  

Takie sytuacje zdarzają się niestety często. W czasie dnia pracy, w gabinecie stomatologicznym dzieje się tak dużo, że trudno jest znaleźć czas na odbieranie wszystkich telefonów i umawianie kolejnych pacjentów. Z pomocą przychodzi więc nowoczesna technologia w postaci zaawansowanych systemów do rezerwacji wizyt online.

‍Jest to rozwiązanie bardzo korzystne i coraz popularniejsze w gabinetach stomatologicznych. Umożliwia pacjentom szybkie umawianie się na wizyty przy pomocy komputera lub aplikacji na smartfona. Błyskawicznie synchronizuje kalendarze poszczególnych lekarzy, sugeruje najbliższe możliwe terminy oraz optymalizuje grafik.  

Do tego umożliwia pobranie opłat online, ułatwia działania marketingowe oraz poprawia komunikację z pacjentami. Automatycznie wysyła im wiadomości sms lub e-mail, przypominając o zarezerwowanych wizytach i informując, jak należy się przygotować do zabiegu.

Odpowiednio skonfigurowany system rezerwacji online zapewnia dużo możliwości. Jego wybór nie jest jednak łatwy. Na rynku dostępnych jest wielu dostawców oraz różne oferty. Na którą z nich się zdecydować? Poniżej przedstawiamy naszą listę 7 czynników, które pomogą Ci podjąć właściwą decyzję!

7 czynników, które warto wziąć pod uwagę, wybierając aplikacje do rezerwacji wizyt dla dentystów

#1 Analiza Twoich potrzeb  

Pierwszą czynnością, jaką należy wykonać przed wyborem właściwej oferty, jest przeanalizowanie własnych potrzeb i odpowiedzenie sobie na bardzo ważne pytanie: W jaki sposób ta technologia ma wspomóc działanie mojego gabinetu stomatologicznego? Jaki problem ma rozwiązać? Jak usprawnić biznes?

Aplikacja do rezerwacji wizyt to często rozbudowany system, który posiada szereg zaawansowanych funkcji. Nie tylko ułatwiają zapisywanie pacjentów i zarządzanie kalendarzami, ale również automatyzują komunikację, wystawiają faktury, pobierają opłaty, wysyłają powiadomienia, czy wspomagają marketing.  

Oczywiście wszystko zależy od konkretnej oferty i dostępnych w jej ramach funkcjonalności. Bardzo często w ramach pakietu usług możesz otrzymać również dostęp do darmowych kreatorów stron www, widgetów czy wsparcia przy tworzeniu aplikacji mobilnej.  

Dlatego bardzo ważne jest, żeby poszukiwania systemu rezerwacji online rozpocząć od wewnętrznej analizy potrzeb i oczekiwań. Ilość dostępnych funkcjonalności wpływa bowiem na cenę, a nie ma sensu płacić za coś, z czego nigdy nie skorzystasz.

#2 Ilość dostępnych kont pracowniczych i pojemność kalendarzy

Wybierając system rezerwacji do gabinetu stomatologicznego, warto zwrócić uwagę na podstawowe parametry takie jak ilość kont i maksymalna, miesięczna liczba rezerwacji.  

‍Każdy lekarz pracujący w Twojej placówce powinien mieć możliwość logowania się do systemu, blokowania terminów w swoim kalendarzu i modyfikacji ustawień. Dodatkowo dostęp do przynajmniej jednego konta przyda się pracownikom recepcji.  

Oznacza to, że warto szukać oferty, w ramach której Twój gabinet otrzyma dostęp do liczby kont pracowniczych odpowiadającej liczbie przyjmujących lekarzy + 1. Oczywiście wiele zależy też od specyfiki Twojego biznesu. Przeanalizuj to dokładnie i oceń, czy nie potrzebujesz ich więcej.  

A jak wygląda kwestia z pojemnością kalendarzy? Sprawdź, ilu średnio klientów rejestrowało się miesięcznie na wizyty w Twoim gabinecie, porównaj to z maksymalnymi możliwościami Twoich lekarzy i na tej podstawie oceń, ilu rezerwacji w miesiącu potrzebujesz. Warto określić tę wartość w miarę precyzyjnie, bo liczba rezerwacji często wpływa na cenę za cały pakiet.

#3 Dostosowanie do obsługi danych medycznych

Jedną z najważniejszych funkcjonalności w kontekście działalności medycznej jest dostosowanie aplikacji do specyfiki świadczonych usług. W jaki sposób?  

Jeśli obsługujesz pacjentów w ramach NFZ lub pakietu ubezpieczeniowego Twój system rezerwacji musi mieć możliwość weryfikacji tych danych. Dzięki temu będzie wiedział, czy konkretny pacjent może umówić się na daną wizytę za darmo, czy też należy pobrać od niego opłatę.  

Dodatkowo warto, żeby system mógł generować i wysyłać do klienta skierowania lub inne dokumenty/wytyczne medyczne. Pozwoli Ci to oszczędzić czas i poprawić obsługę pacjentów.

#4 Dostępne integracje z innymi aplikacjami  

System rezerwacji online nie jest narzędziem, z którego warto korzystać w oderwaniu od reszty Twoich narzędzi informatycznych. Oczywiście jego podstawowe funkcjonalności działają samodzielnie, ale dla maksymalizacji korzyści warto połączyć go z innymi, używanymi przez Ciebie aplikacjami. Dzięki temu wiele dodatkowych czynności zadzieje się automatycznie, ułatwiając Ci pracę i oszczędzając czas.  

‍Przykładowo po przyjęciu rezerwacji system może zapisać ją bezpośrednio w kalendarzu Google konkretnego stomatologa, wystawić rachunek, wysłać dane do programu księgowego, komunikować się z pacjentem mailowo.  

Trzeba jednak pamiętać, że nie każdy system rezerwacji da się połączyć ze wszystkimi aplikacjami. Dlatego wybierając konkretną ofertę, zwróć uwagę na obsługiwane integracje. Szczególnie pomocna może być tutaj integracja z narzędziem Zapier, które umożliwia połączenie systemu z wieloma innymi narzędziami (w tym również tymi, nieobsługiwanymi oficjalnie przez dany system).

#5 Cena

Nie oszukujmy się – jednym z kluczowych czynników, które należy wziąć pod uwagę, przy wyborze systemu rezerwacji, jest jego cena. Mało który gabinet dentystyczny może sobie pozwolić, by lekką ręką wydać konkretne pieniądze, bez pewności że ta inwestycja szybko się zwróci.  

Za takim wydatkiem musi iść konkretna wartość i szerokie korzyści, które pozwolą Ci obsługiwać więcej pacjentów i zapewnić im lepsza jakość obsługi. Jesteśmy jednak świadomi, że mimo konkretnych obietnic i szansy na szybki rozwój, każda tego typu inwestycja wiążę się z ryzykiem.

Warto więc maksymalnie je zminimalizować i wybrać ofertę, która nie tylko zapewni funkcjonalne rozwiązanie, ale będzie też atrakcyjna cenowo. Wysoka jakość nie musi oznaczać dużych wydatków.

‍Dlatego rekomendujemy, by nie ograniczać swoich poszukiwań tylko do ofert najbardziej znanych, markowych dostawców. Na rynku można też znaleźć mniejsze podmioty, oferujących ciekawe rozwiązania w stosunkowo niskich cenach.

#6 Łatwość obsługi  

Nawet najlepsze narzędzie do rezerwacji wizyt zupełnie się nie sprawdzi, jeśli lekarze, personel administracyjny czy pacjenci nie będą umieli z niego korzystać. Dlatego warto wziąć pod uwagę, również intuicyjność interfejsu i łatwość obsługi samego narzędzia.

Zanim zdecydujesz się na konkretną ofertę, zobacz działanie aplikacji w praktyce. Obejrzyj panel sterowania. Przeczytaj opinie innych klientów. Sprawdź, czy poziom technicznych twoich współpracowników jest na wystarczającym poziomie. Jak najłatwiej to zrobić? Niektórzy dostawcy, oferują darmowe okresy próbne.  

‍Przykładowo appointment setter Calendesk możesz wypróbować przez 14 dni za darmo. Warto skorzystać z tej opcji i przetestować działanie aplikacji do rezerwacji w praktyce. Sprawdzić, jak Twoi współpracownicy rodzą sobie w panelu sterowania, zobaczyć i lepiej poznać wszystkie funkcjonalności.

#7 Szybkość konfiguracji i wsparcie techniczne

Na koniec warto też zwrócić uwagę na aspekty techniczne i czas, jaki upłynie od podpisania umowy do wdrożenia systemu w Twojej placówce. Jeśli zależy Ci na czasie, warto wybrać narzędzie oparte na chmurze. Konfiguracje takiej aplikacji może zająć zaledwie jedną godzinę.  

Dodatkowo musisz pamiętać, że każdy system – nawet najlepszy – narażony jest na awarie czy błędy techniczne. Taka sytuacja, jeśli wydarzy się w trakcie dnia pracy, może okazać się bardzo kłopotliwa. Wszystkie dane o wizytach będę przecież zapisane w aplikacji, a pacjenci nie będą mogli rejestrować się na kolejne terminy.  

Usunięcie usterki musi się więc odbyć maksymalnie szybko i sprawnie. W tym celu warto zapewnić sobie w umowie indywidualne wsparcie techniczne, które zareaguje błyskawicznie i pomoże Ci przywrócić system do pełnej sprawności.

Nasza rekomendacja – system Calendesk!

Dlaczego warto wybrać system rezerwacji od Calendesk? Calendesk to alternatywa dla booksy i rozbudowany odpowiednik Calendly w Polsce. Posiada on wszelkie funkcjonalności niezbędne dla gabinetu stomatologicznego. Pozwala znacznie odciążyć pracę lekarzy i personelu administracyjnego, poprawić zarządzanie wizytami i zautomatyzować wiele powtarzalnych czynności.

Do tego, dzięki zróżnicowanym planom cenowym, umożliwia łatwe dostosowanie oferty do Twoich potrzeb i możliwości. Możesz otrzymać narzędzie skrojone wprost pod Twoją placówkę w atrakcyjnej cenie. I to ze świadomością, że nie musisz płacić za funkcje, z których i tak nigdy nie skorzystasz.

Co więcej, w ramach każdego pakietu, otrzymasz indywidualne wsparcie techniczne 24h, konfigurację w ciągu godziny i szeroki zestaw integracji z innymi aplikacjami. Calendesk to sprawdzone rozwiązanie, często wybierane przez dentystów.