Co możesz zrobić, aby maile od Ciebie nie trafiały do folderu SPAM?

Skrót poruszonych tematów:

1. Co to SPAM i dlaczego nikt go nie lubi?

2. Jak uniknąć wpadnięcia do SPAMu

  • spójny i niezmienny nadawca,
  • kłamstwo ma krótkie nogi, czyli nie wprowadzaj odbiorców w błąd,
  • Obrazki czy tekst? Zdecydowanie tekst!
  • maile z nadwagą na cenzurowanym,
  • przykładowe słowa zakazane,
  • każdy może się wypisać,

3. Co to email engagement rate i jak go poprawić?

4. Przetestuj mail, zanim go wyślesz

To bardziej niż pewne, że każdy, kto korzysta ze skrzynki mailowej, ma na co dzień do czynienia z wiadomościami SPAM. Statystyki Spam Laws z początku 2021 roku (https://dataprot.net/statistics/spam-statistics/) wskazują, że blisko 85% wszystkich maili stanowią wiadomości SPAM. Co to w ogóle jest? Najogólniej mówiąc, są to niechciane wiadomości, otrzymywane bez wyrażenia na to zgody przez odbiorcę.
Najczęściej dotyczy to wiadomości wysyłanych masowo do kupionej bazy mailingowej. Taką wiadomość odbiorca bardzo łatwo może oznaczyć jako SPAM, bo nie wyrażał zgody na otrzymywanie maili od konkretnego nadawcy. Dlatego jeśli wysyłasz newslettery do osób, które odwiedziły Twoją stronę i wyraziły chęć otrzymywania wiadomości od Ciebie, Twoje szanse na uniknięcie folderu SPAM automatycznie rosną.

Dlaczego folder SPAM jest omijany szerokim łukiem przez odbiorców? To, że są to w dużej części niechciane wiadomości marketingowe to jedno. Często zdarza się, że wiadomości tam trafiające mogą być zwyczajnie niebezpieczne. Rozsyłane są bowiem maile, które zawierają złośliwe oprogramowanie lub link do niebezpiecznej strony, za pomocą której próbują uzyskać dostęp do danych wrażliwych, jak:
– dane osobowe
– adres zamieszkania
– dane karty kredytowej
– numer dowodu osobistego
– dostęp do konta bankowego

Dlatego właśnie jest tak powszechna niechęć i alergia na wiadomości określane jako SPAM. I dlatego właśnie warto zrobić wszystko, co się da, aby tam nie trafić.
Możesz na przykład zastosować poniższe zasady:

NADAWCA WIADOMOŚCI ma znaczenie

Nazwa nadawcy odgrywa ogromną rolę. Na jej podstawie (zaraz obok tematu wiadomości) odbiorca decyduje, czy otworzy mail. Im mniej osób otworzy wiadomość od Ciebie lub co gorsza, im więcej usunie ją bez otwierania, tym większa szansa na to, że dostawca uzna maile od Ciebie za SPAM. Wtedy wszystkie wiadomości, które będą wysyłane od Ciebie w przyszłości, automatycznie trafią do folderu SPAM. Jak tego uniknąć?
Zadbaj o to, aby newsletter był prowadzony przez jedną osobę i najlepiej, gdybyś zmieniał ją tylko w ostateczności. Może to być zarówno Twoje imię i nazwisko, jak nazwa Twojej firmy. Grunt, aby nie zmieniać nadawcy zbyt często bez ważnej przyczyny, bo to budzi nieufność wśród odbiorców, a co za tym idzie, czujność filtrów wyłapujących SPAM.

Niektórzy korzystają z adresów nadawczych typu noreply@dobradomena.pl. Najczęściej przy systemie rezerwacji wizyt, zapisywaniu się do newslettera czy innych automatycznych czynnościach. Taki nadawca chce iść na łatwiznę i dać wyraźny sygnał, żeby nie odpowiadać na tego maila. Absolutnie nigdy nie korzystaj z takiego rozwiązania. Człon „noreply”, to prawdziwy magnes, który przykuwa uwagę wszelkich filtrów antyspamerskich. Skoro nadawca nie chce odpowiedzi na maila, to najpewniej jest to informacja marketingowa lub inna niechciana wiadomość. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie podanie swojego imienia lub nazwy firmy w adresie mailowym. Najlepiej, żeby był on spójny z wyświetlaną nazwą nadawcy.

TEMAT WIADOMOŚCI zgodny z prawdą

Temat wiadomości na pewno musi być skonstruowany tak, aby zachęcał do kliknięcia i przeczytania treści. Równie ważne jest, aby nie wprowadzał odbiorcy w żaden sposób w błąd. Dosyć powszechne jest stosowanie trików sugerujących, że wiadomość jest odpowiedzią na wcześniejszy mail, czyli dodawanie skrótów Re: czy FWD: na początku. To oraz wszelkie nieprawdziwe informacje skłaniające do wejścia w treść typu „Wygrałeś konkurs”, „Darmowy produkt” itp. mogą irytować odbiorcę, który oznaczy taką wiadomość jako SPAM. Dlatego uderzaj tylko i wyłącznie z prawdziwymi akcjami rabatowymi. W takich przypadkach zawsze warto wykorzystać myk z personalizacją wiadomości i zasugerować, że nie każdy ma dostęp do tej oferty.
Przykładowe tytuły:

  • „30% upustu dla najbardziej lojalnego klienta Salonu Twój Fryzjer”
  • „Jesteś jednym z naszych najlepszych klientów. Dlatego przyznaliśmy Ci kupon o wartości 30zł”

I odbiorca zadowolony, bo jest najlepszym klientem bogatszym o rabat i Ty drastycznie zmniejszasz w ten sposób ryzyko wylądowania w folderze SPAM.

OBRAZKI CZY TEKST?

Wiadomości, które wysyłane są jako jedna duża grafika, z bardzo dużym prawdopodobieństwem trafią do folderu SPAM. Nikt raczej nie wysyła w takiej formie wiadomości prywatnych, więc system filtrujący wiadomości odczytuje taki mail jako wiadomość marketingową lub niebezpieczną.
Jeśli chcesz wykorzystać grafiki w wiadomości, jak najbardziej możesz to zrobić, będzie to zawsze dodatkowe wzbogacenie maila, ale zadbaj o to, żeby grafika stanowiła zawsze mniejszą część wiadomości. Istotne jest, aby mail składał się w większości z tekstu.
Dobrym rozwiązaniem może być każdorazowo dodawanie logotypu do treści maila. Jest to mniej ryzykowne, jeśli chodzi o wpadnięcie do folderu SPAM, a Ty budujesz spójną i jednolitą identyfikację wizualną swojej firmy w grupie odbiorczej.

WAGA MA ZNACZENIE

Grafiki dodane do wiadomości mają też duży wpływ na ostateczną wagę maila. Ta, im większa, tym większe ryzyko, że filtr antyspamowy uzna Twojego maila za wiadomość niechcianą. Drugą kwestią jest to, że nawet, jeśli Twój mail nie trafi do folderu SPAM, to w przypadku przekroczenia limitu wagowego, nie trafi też do Twojego odbiorcy.
Dlatego, jeśli wysyłasz wiadomość z załącznikiem, gdzie istnieje ryzyko, że waży zbyt dużo (nawet po skompresowaniu) pomyśl o wykorzystaniu serwera do przechowywania danych (przykładowo Dropbox lub WeTransfer) i podaniu w mailu tylko linku do pobrania dokumentu.

Dla ułatwienia poniżej lista najpopularniejszych dostawców poczty oraz ich limity wagowe:

  • Gmail – limit to 25 MB,
  • WP.pl – limit to 50 MB,
  • Onet – limit to 50 MB,
  • o2.pl – limit to 100 MB,
  • Interia – limit to 100 MB,

SŁOWA ZAKAZANE

To jest prawdziwy temat rzeka. Niestety, nikt nie podjął się jeszcze stworzenia słownika spamera. Żaden dostawca poczty też nie zdradzi, na jakie słowa reagują filtry. Na szczęście spora część marketerów dzieli się swoimi doświadczeniami mailingowymi i na tej bazie możesz zbudować bazę, punkt wyjścia zwrotów, które zwiększają ryzyko trafienia do SPAMu. Tak naprawdę zasada jest dosyć prosta i całkiem logiczna. Za SPAM są uznawane najczęściej komunikaty marketingowe, co nie dotyczy zazwyczaj wiadomości prywatnych. Dlatego alarmujące dla filtrów jest wszystko, co zbyt odbiega od typowych tytułów maili prywatnych.

Przede wszystkim:

– słowa z obszaru promocji, ofert, zniżek i rabatów → tutaj szczególnie przyda się słownik synonimów (np. https://www.synonimy.pl) i na przykład użycie słów „upust” czy „ulga” zamiast „zniżka”, „propozycja” zamiast „oferta” itp.
– kilka wykrzykników „!!!!!!” lub znaków zapytania „?????”
– kombinacje symboli, które raczej nie są używane na co dzień w mailach, np. „$$%&~!@” (głównym celem takich zabiegów jest wyróżnienie tytułu i zwrócenie na niego uwagi, jak najbardziej jest duża szansa na to, że taki tytuł przyciągnie uwagę…filtrów wyłapujących SPAM)
– słowa z zakresu erotyki, np. „sex, viagra, porn”. O ile nie prowadzisz kampanii mailingowej dla sex shopu, to bez problemu unikniesz takich słów. Jeśli jednak prowadzisz taki biznes, to musisz być wyjątkowo ostrożny, jeśli chodzi o słownictwo.
– słowa nakłaniające do wykonania konkretnej akcji, np. „aplikuj teraz”, „anuluj”, „kliknij tutaj”, „kup teraz”, „zarabiaj itp.
– pojęcia dotyczące transakcji, np. „sprzedaż”, „tani”, „niedrogi”, „najniższa cena” itp.

Pisząc maila oraz jego tytuł miej zawsze z tyłu głowy pytanie, czy treść nie zawiera zbyt dużo sformułowań z zakresu sprzedaży i reklamy.

MOŻLIWOŚĆ WYPISANIA SIĘ

Pamiętaj, że Twój odbiorca w każdej wiadomości od Ciebie musi mieć podany link, który umożliwia mu wypisanie się z newslettera. Jeśli go zabraknie, to jest to sygnał dla filtrów antyspamowych, że ta wiadomość jest podejrzana i lepiej od razu przekierować ją do SPAM.

Wszystkie powyższe zasady zdecydowanie pomagają uniknąć trafienia do SPAMu, ale najbardziej skuteczne jest zaangażowanie Twoich odbiorców w korespondencję od Ciebie, czyli tzw. email engagement rate. Jeśli na wysłany przez Ciebie newsletter reaguje zaledwie kilka osób i zdecydowana większość nawet nie otworzy wiadomości od Ciebie, to email engagement rate jest niski i automatycznie wiadomości od Ciebie zaczną trafiać do SPAM.
Aby tego uniknąć, warto zadbać o jakość relacji z odbiorcą już podczas zapisywania się do newslettera. W treści wyskakującego okienka do pobrania adresu mailowego dorzuć jedno zdanie informujące, że „czasami filtry mailingowe mylą się i wiadomość od Ciebie może trafić do folderu SPAM. Jeśli tak się stanie, dodaj nasz adres do swoich kontaktów na skrzynce, żeby mieć pewność, że nie ominiesz żadnej istotnej informacji od nas.”
Dobrym sposobem jest też zachęcenie odbiorcy do odpisania na wiadomość od nas. Wymiana maili między dwoma adresami jest dla filtrów sygnałem, że nie jest to jednostronna komunikacja marketingowa, a więc prawdopodobnie nie jest to SPAM. Jak mogłaby wyglądać taka wiadomość? Może to być chociażby krótka ankieta satysfakcji, gdzie prosisz odbiorcę o krótkie, jednowyrazowe odpowiedzi na 3 proste pytania, np. TAK/NIE i odesłanie ich w tym samym wątku.
Możesz także zrobić plebiscyt najpopularniejszej swojej usługi i poprosić odbiorców o wpisanie w treści maila jednej z usług, z której skorzystaliby, gdyby mogli otrzymać ją za darmo w loterii.
Każdy pomysł, który będzie skłaniał odbiorcę do odpowiedzi na Twojego maila, warto wcielić w życie.

ZASADA KOŃCOWA – TESTUJ

W jaki sposób? Załóż skrzynkę pocztową u najbardziej popularnych dostawców poczty elektronicznej. Przed wysłaniem każdej masowej wiadomości prześlij ją na wszystkie swoje adresy testowe i sprawdź, czy nie trafiły do SPAM. Jeśli tak się stało, pomyśl, co mogło nie zagrać, spójrz na treść i tytuł bardzo krytycznie, zmień to, co wydaje Ci się podejrzane i sprawdź jeszcze raz. To najprostszy sposób na zbudowanie swojej własnej bazy zasad pisania maila skutecznego i o wysokiej dostarczalności. Szybko się przekonasz, że takie informacje są dla Twojego biznesu bezcenne.