Alternatywa dla SimplyBook, czyli polskie rozwiązanie systemu rezerwacji online

System rezerwacji online to zaawansowane narzędzie, które może zautomatyzować i wyraźnie usprawnić proces umawiania wizyt w Twoim biznesie usługowym. Pozwala sprawniej zarządzać rezerwacjami, oszczędzać czas personelu i efektywniej zapełniać grafik. Poprawia też obsługę klienta, ułatwia mu korzystanie z Twoich usług i wpływa na jego większą satysfakcję. W rezultacie pomaga generować większe zyski i rozwijać biznes.

Na rynku dostępnych jest kilka rozwiązań tego typu: Calendly, YouCanBookme, zcal, czy przede wszystkim coraz popularniejszy ostatnio SimplyBook. Czy warto zdecydować się na wybór tego ostatniego? Posiada on niewątpliwie liczne zalety, ale i w Polsce można znaleźć ciekawe alternatywy, lepiej dostosowane do naszego lokalnego rynku.

SimplyBook – co to takiego?

SimplyBook jest jednym z najpopularniejszych obecnie systemów do umawiania i zarządzania rezerwacjami w biznesach usługowych. Działa on w formie wirtualnego kalendarza, który umożliwia klientom samodzielne wybranie terminu i umówienie wizyty bez angażowania Twoich pracowników. Bez dzwonienia, pisania maili czy osobistej wizyty w lokalu. Prosto, szybko i wygodnie.  

Kalendarz SimplyBook można osadzić na stronie internetowej, zintegrować z profilem na Facebooku lub Instagramie albo wysyłać indywidualnie do klientów w formie spersonalizowanego linku.

Umówienie wizyty wymaga więc od Twojego klienta jedynie dostępu do internetu i dosłownie kilku minut wolnego czasu. Rezerwacji, odwołania lub przełożenia terminu można dokonać z dowolnego miejsca na świecie: z pracy, kanapy przed telewizorem, a nawet wakacji.  

Dzięki temu proces rezerwacji – zarówno po Twojej stronie, jak i z perspektywy klienta – przebiega znacznie sprawniej, szybkiej i wygodniej. Stworzenie wirtualnych kalendarzy dla wszystkich członków Twojego zespołu i zsynchronizowanie ich w ramach wspólnego grafiku wizyt poprawia również zarządzanie wizytami w całej firmie. Zdejmuje z Twoich barków część obowiązków. Oszczędzi Twój czas i pozwali w pełni skupić się na samym świadczeniu usług.

Rezerwacje 24h na dobę

SimplyBook, jak praktycznie każdy system rezerwacji wizyt, działa przez 24h na dobę. To bardzo cenna funkcjonalność, która zapewnia dużą przewagę nad tradycyjnymi zapisami w zeszycie.

Wielu Twoich klientów w ciągu dnia nie ma czasu, by myśleć o umówieniu się do Ciebie na wizytę. Biegają między ważnymi spotkaniami, pracują, zajmują się domem i dziećmi. W takich warunkach trudno znaleźć czas na wykonanie telefonu do Twojej firmy. Takie kwestie po prostu łatwo wypadają z głowy.

Dopiero wieczorem ludziom przypomina się, czego to nie zrobili w ciągu dnia. Jeśli wdrożysz system rezerwacji online w swojej działalności, będą oni mogli od razu wejść na Twoją stronę i umówić się na wizytę. W przeciwnym wypadku postarają się zapamiętać, by zadzwonić rano. A wtedy wiadomo, pogoń dnia codziennego zacznie się na nowo…

Wady SimplyBook z perspektywy polskiego przedsiębiorcy

Mimo swoich niewątpliwych zalet SimplyBook nie jest rozwiązaniem idealnym. Analizując ofertę i recenzje użytkowników można zauważyć pewne wady tego systemu. Część z nich spowodowana jest faktem, że spółka dystrybuująca SimplyBooka swoje działania kieruje globalnie.

‍Rynek polski jest więc tylko jednym z wielu obszarów zainteresowań SimplyBook. Co prawda, w przeciwieństwie do innych globalnych systemów rezerwacji, treści na platformie SimplyBook dostępne są również w języku polskim, ale nie da się nie zauważyć, że jest to lokalizacja niepełna. Niektóre fragmenty nadal wyświetlają się po angielsku mimo wyboru języka polskiego.

Ten problem zapewne prędzej lub później zostanie usunięty, ale wyraźnie pokazuje podejście do klienta polskiego. Jest on tylko jednym z wielu. Przekłada się to również na kwestie płatności. Pakiety SimplyBook dostępne są w obcych walutach, przez co polscy użytkownicy narażeni są na ryzyka kursowe. Może być to szczególnie bolesne w obecnych czasach, przy szalejącej inflacji i zbliżającym się kryzysie.

Jednak i bez ryzyk kursowych można zauważyć, że pakiety SimplyBook nie należą do najtańszych. Za najpopularniejszy pakiet podstawowy (zapewniający 500 rezerwacji miesięcznie) trzeba co miesiąć płacić 21-25 Euro, czyli w przeliczeniu na złotówki (po kursie z początku listopada 2022) aż 98 – 117 zł. Dla porównania w niektórych polskich systemach rezerwacji za mniejszą opłatą można mieć aż 750 rezerwacji miesięcznie.

Kolejną niedogodnością związaną z globalnością tego systemu rezerwacji jest brak integracji z polskimi aplikacjami. Oczywiście SimplyBook zapewnia szereg podstawowych integracji (np. z Paypalem, Googlem czy WordPressem), ale na liście nie znajdziemy tam typowo polskich dostawców jak np. BLIK czy Fakturowania. Jeśli więc w swoim biznesie używasz tego typu aplikacji, to warto poszukać innego rozwiązania.

To jednak nie wszystko. SimplyBook nie zapewnia obsługi klienta w języku polskim, a niektórzy użytkownicy narzekają na jakość tej angielskojęzycznej. W serwisie softwareadvice (w którym ocena aplikacji jest zasadniczo pozytywna) można znaleźć takie opinie:

"Terrible Customer Service, terrible service, they turn your platform off without any prior warning because their staff made mistakes when you needed help. AT the end they do nothing at all to fix it. BIG NO to this company. Honestly you'd be better off using anything else but SImplybook! We are switching ASAP"

“They have next to no support! The live chat function is a joke because I have to always send in an Email. That in itself is a joke because of how long it takes for them to respond!!”

“[…] the customer service works poorly and in many cases they do not want to make corrections in the program in favor of the client.”

Oczywiście nie brakuje też pozytywnych opinii, natomiast warto być szczególnie uwrażliwionym na kwestie wsparcia technicznego. Każdy systemy rezerwacji online, jako rozwiązanie techniczne, może mieć okazjonalnie awarie. Dla przedsiębiorcy jest to oczywiście duży kłopot, dlatego z jego perspektywy bardzo ważny jest dobry kontakt z obsługą klienta, która pomoże szybko i sprawnie usunąć usterkę.

Polska alternatywa

Opisane wyżej niedogodności w korzystaniu z SimplyBook w polskim biznesie usługowym  były jedną z przyczyn powstania alternatywnego systemu rezerwacji online o nazwie Calendesk. Celem jego twórców było stworzenie prostego narzędzia w pełni dostosowanego do wymogów polskiego rynku.

‍Calendesk jest więc w całości dostępny w naszym języku. Można wykupić do niego dostęp bez ryzyka kursowego (niskie ceny w PLN) i w każdej chwili skonsultować się z polsko-języcznymi ekspertami, którzy doradzą i pomogą wdrożyć rozwiązanie w życie.  

System rezerwacji Calendesk posiada wirtualny kalendarz dostępny przez 24h, narzędzia analityczne oraz szereg dodatkowych funkcji, które dodatkowo pomogą Ci rozwinąć Twój biznes:

#1 Wbudowany generator stron internetowych i aplikacji mobilnych

Calendesk zapewnia swoim klientom możliwość samodzielnego stworzenie własnego landing page lub strony www z kalendarzem do rezerwacji wizyt. Intuicyjny edytor działa na zasadzie drag and drop, obsłużyć go może praktycznie każdy. Dzięki temu, jeśli dopiero wprowadzasz swój biznes do Internetu lub chcesz coś zmienić w dotychczasowej stronie, to nie musisz zatrudniać programisty ani grafika.

#2 Możliwość pobierania płatności podczas rejestracji

Moment, w którym Twój klient dokonuje rezerwacji terminu to doskonała okazja do pobrania od niego pieniędzy z góry. Brzmi kontrowersyjnie? Według badań nawet 80% transakcji zawieranych w Internecie kończy się natychmiastowym uiszczeniem należności.Klienci chętnie płacą online. Dla nich to duża wygoda, możliwość szybkiego rozliczenia oraz pełne bezpieczeństwo gwarantowane przez renomowanych operatorów płatności. Dlatego system Calendesk posiada integrację z usługami takimi jak: Stripe, Przelewy24 czy BLIK.

#3 Indywidualne wsparcie techniczne w języku polskim

W każdej chwili klienci Calendesk mogą skorzystać ze wsparcia, doradztwa i pomocy dedykowanych ekspertów. Mogą to zrobić poprzez szybki, całodniowy czat, rozmowę telefoniczną lub wideo-spotkania online, na których specjaliści pokażą krok po kroku jak rozwiązać dany problem.

#4 Dostęp do licznych integracji z aplikacjami powszechnie używanymi na rynku polskim

Kalendarz rezerwacji Calendesk można łatwo połączyć z innymi używanymi przez Ciebie aplikacjami, tworząc z systemu rezerwacji potężne narzędzie wsparcia Twojego biznesu. To już nie będzie tylko zwykły kalendarz online, ale centrum automatycznej obsługi klienta.  Wyobraź sobie, że Twój klient dokonuje rezerwacji na Twojej stronie internetowej. System od razu umożliwia mu opłacenie usługi (np. poprzez BLIK), automatycznie generuje link do spotkania (np. w Google Meet), wstawia powiadomienie do Twojego kalendarza, wystawia fakturę (np. poprzez Fakturownię), wysyła ją do klienta mailem oraz przekazuje dane do systemu księgowego.  

‍Calendesk można połączyć między innymi z: Fakturownią, Zapier, Kalenarzem Google, czy Messangerem. Pełną listę integracji znajdziesz pod tym linkiem.

#5 Możliwość tworzenia ofert subskrypcyjnych

Oferty subskrypcyjne i usługi świadczone na ich podstawie stają się coraz popularniejsze na polskim rynku. Według Blue Media aż 60% osób w naszym kraju posiada subskrypcje online, a nawet 1/3 korzysta z tego modelu w przypadku jakiejkolwiek usługi offline.

Co ciekawe, mimo to w wielu branżach usługowych biznes subskrypcyjny nadal należy do rzadkości. Warto to wykorzystać, zagospodarować niszę i uzyskać przewagę konkurencyjną.

‍Wdrożenie subskrypcji zagwarantuje Ci w miarę pewne źródło comiesięcznych przychodów oraz – co szczególnie ważne – zabezpieczy Cię na wypadek odwoływanych w ostatnim momencie wizyt.

‍Dla Twoich klientów to też korzyść. Nie dość, że w ujęciu jednostkowym oszczędzają oni pieniądze to jeszcze zyskują pewność, że w każdych okolicznościach zostaną obsłużeni.

Narzędzia Calendesk ułatwiają wprowadzenie subskrypcji do Twojej oferty. Skorzystała z nich już m.in. kancelaria podatkowa Mentzen, wdrażając usługę subskrypcyjną Mentzen+, zakładająca stałą opiekę prawną i podatkową.

#6 Automatyczne powiadomienia

Poza integracjami z innymi aplikacjami Calendesk wspiera automatyzację poprzez wysyłki powiadomień i wiadomości email. Wystarczy dokonać odpowiednich konfiguracji, a system samodzielnie wyśle do klienta wiadomość e-maila z potwierdzeniem rezerwacji, linkiem do płatności, czy też linkiem do spotkania online. Można je też wykorzystać do bieżącej komunikacji i przypominania o zbliżających się wizytach.

Takie rozwiązanie zwiększa komfort Twój oraz Twoich klientów. Pozwala oszczędzać czas, usprawnić działania marketingowe i w konsekwencji doprowadzić do lepszych wyników sprzedażowych.

#7 Gotowe do wykorzystania regulaminy oraz polityki prywatności

Należy pamiętać, że system rezerwacji online zbiera dane osobowe, a więc wymaga odpowiedniego zabezpieczenia prawnego: regulaminów i innych dokumentów określających zakres przetwarzania tych danych. Nie jest to aspekt, o którym większość osób myśli na samym początku, ale jest równie ważny, jak pozostałe funkcjonalności.

Calendesk robi wszystko, aby ułatwić swoim użytkownikom wdrożenie nowych rozwiązań i udostępnia gotowe do wykorzystania wzorce regulaminów oraz polityk.

Ile to wszystko kosztuje?  

Calendesk, jako 100% polskie narzędzie, wyceniany jest w złotówkach. Oznacza to, że – w przeciwieństwie do zagranicznych dostawców – na jego cenę nie wpływają kursy walut ani globalne kryzysy. Miesięczne opłaty są stałe i nie zmieniają się w czasie trwania pakietu.

Warianty cenowe zaczynają się już od 83 zł dla całego zespołu. Przed podjęciem decyzji odbywa się bezpłatna konsultacja z ekspertami Calendesk, którzy doradzą i pomogą wybrać najlepsze rozwiązanie pod konkretne potrzeby. Dodatkowo pierwsze 14 dni można przetestować całkowicie za darmo.