5 kluczowych funkcji systemu rezerwacji dla firm oferujących konsultacje online

Prowadzenie konsultacji przez internet wiąże się z zupełnie innymi wyzwaniami niż stacjonarne świadczenie usług. Wiele spraw, które można było łatwo załatwić podczas wizyty w lokalu, teraz należy wykonać zdalnie. Jak sobie z tym poradzić? Jak zapanować nad dziesiątkami maili, linków i dokumentów, które trzeba przesłać do klienta? Pomocny może być odpowiednio skonfigurowany system rezerwacji online.

Wbrew pozorom nie jest to tylko wirtualny kalendarz, ułatwiający klientom umówienie się na wizytę z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. W rzeczywistości to potężne narzędzie, wspierające Twój biznes w wielu obszarach.

W poprzednich wpisach zajmowaliśmy się podstawowymi korzyściami, jakie zapewnia program do rezerwacji wizyt. Pokazaliśmy, że jego odpowiednie wykorzystanie sprzyja większej sprzedaży Twoich usług, zachęca klientów do częstszych wizyt oraz pomaga Ci efektywnie zarządzać kalendarzem.

‍Ale to nie wszystko! Możesz go też wykorzystać do optymalizacji innych procesów i kompleksowej poprawy Twojego komfortu pracy. Oto pięć prostych funkcjonalności, których wdrożenie znacznie ułatwi Ci prowadzenie konsultacji online:

1) Automatyczne wysyłanie linku do spotkania

To absolutna podstawa dla wszystkich, którzy oferują konsultacje przez internet. Nie ważne, czy korzystasz ze Skype, Google Meet czy Microsoft Teams. W każdym tym programie ręczne generowanie linków, szczególnie przy większej liczbie klientów, będzie żmudne i czasochłonne. W dodatku trudno jest zarządzać ustawianymi w ten sposób spotkaniami. Można łatwo popełnić błąd i pomylić linki wysyłane do różnych osób.Dużo szybciej, wygodniej i bezpieczniej jest powierzyć to zadanie systemowi. Zastosowanie odpowiednich funkcji (dostępnych między innymi na Calendesk) pozwala automatycznie wygenerować link i w ciągu paru sekund wysłać go do klienta na adres email podany w rezerwacji. Do tego umieszcza odpowiednie informacje w Twoim kalendarzu, dzięki czemu nie pomylisz się i łatwo zapanujesz nawet nad dziesiątkami spotkań.

2) Powiadomienia SMS i email

Automatyczne powiadomienia SMS i email to bardzo przydatne narzędzie do komunikacji z klientem. Możesz je wykorzystać, żeby przesłać mu potwierdzenie rezerwacji, link do spotkania, przypomnienie o wizycie, czy podsumowanie płatności wraz z fakturą.

W przypadku konsultacji przez internet szczególnie istotne jest, by wraz z linkiem wysłać również instrukcję, jak z niego skorzystać. Nie wszyscy Twoi klienci będą obeznani z technologią. Niektórzy mogą nie wiedzieć, jak dołączyć do spotkania poprzez Google Meet, Skype, czy inne wybrane przez Ciebie narzędzie.

Dlatego spisz krótką instrukcję krok po kroku i dołącz ją do maila z potwierdzeniem wizyty. Pomoże Ci to uniknąć wielu potencjalnych problemów i ułatwi Twoim klientom dotarcie na konsultację.

Najważniejsze jednak, że to wszystko może dziać się bez Twojej ingerencji! Przy odpowiednio skonfigurowanym systemie rezerwacji online ustawisz jedynie wysyłkę treści, a one automatycznie zostaną dostarczone do klienta, gdy tylko umówi się on na wizytę.

3) Automatyczne wystawianie faktur

Kolejnym procesem, który może znacznie ułatwić Twoją pracę, jest automatyczne wystawianie faktur do klienta. Robienie tego ręcznie, szczególnie przy dużym obrocie, potrafi być męczące i generować koszty.

Znacznie wygodniej jest powierzyć ten proces automatycznemu systemowi. Od razu zaciągnie on dane klienta z formularza rezerwacji, wystawi fakturę na podstawie wybranej usługi i wyśle na podany adres email. Prosto, szybko i bez angażowania Ciebie czy Twojej księgowej.  To duża oszczędność czasu i kosztów, pozwalająca optymalizować procesy praktycznie w każdym biznesie. To jednak nie wszystko. W końcu faktura to tylko dokument księgowy. Sama się nie opłaci. Dlatego warto rozważyć również…

4) Połączenie z serwisem do płatności online

Podczas konsultacji online Twój klient nie będzie miał możliwości, żeby rozliczyć się z Tobą osobiście. Musi zrobić to przez internet. A to może budzić dyskomfort lub wręcz strach, szczególnie jeśli poprosisz o zrobienie przelewu przed wizytą.

Przelew jest dla Twoich klientów najmniej bezpieczną i niewygodną formą płatności. Wymusza logowanie się do banku i ręczne wpisywanie wszystkich danych do przelewu. A tam łatwo popełnić błąd, źle wpisać cyfrę i wysłać pieniądze do kogoś obcego. Nie ma też żadnych gwarancji, że po zaksięgowaniu płatności usługa zostanie zrealizowana.

‍Dużo bezpieczniej i wygodniej będzie im zapłacić kartą lub skorzystać z pośrednika płatności (np. Przelewy24 lub Stripe). Z tego powodu zdecydowanie należy połączyć  system rezerwacji online z serwisem do płatności i umożliwić swoim klientom błyskawiczne opłacenie faktur. Zapewni to wiele korzyści obu stronom.

5) Możliwość wykupu subskrypcji lub pakietu wizyt

Poza samym wdrożeniem zaawansowanych systemów do płatności online warto pójść jeszcze o krok dalej i zaoferować dopasowaną do nowych możliwości ofertę. W szczególności należy rozważyć subskrypcje miesięczne lub zniżki przy wykupieniu całego pakietu konsultacji.

Pozwoli Ci to maksymalizować zyski. Ludzie często mają świadomość, że ich problemów nie da się rozwiązać podczas pojedynczej konsultacji. Nie widzą jednak potrzeby, by rezerwować od razu więcej wizyt – wolą poczekać, ocenić efekty i później ewentualnie umówić się na kolejne spotkanie.

W międzyczasie może się wydarzyć wiele rzeczy, które ich przed tym powstrzymają. Mogą się rozmyślić, zmienić zdanie lub usłyszeć o innym specjaliście, który ponoć robi to lepiej. Dlatego warto wykorzystać ich początkowe zainteresowanie i zaproponować im wyraźną korzyść (zniżkę, gratis, dodatkową usługę) w zamian za rezerwację całego pakietu wizyt.

Wtedy klienci chętniej umówią się nawet na 10 spotkań z góry. Dzięki połączeniu z serwisem do płatności online będą mogli też od razu za nie zapłacić, a to duża korzyść. Z opłaconej wizyty dużo trudniej zrezygnować. W dodatku szybko otrzymane pieniądze to więcej możliwości rozwoju dla Twojego biznesu!

‍Ale czy na pewno ludzie będą chcieli płacić za 10 konsultacji z góry?Jeśli w odpowiedni sposób przedstawisz ofertę to jak najbardziej tak! Pamiętaj, by wykorzystać język korzyści, dobrać ciekawe zdjęcia i odpowiednio przygotować formularz rezerwacji. Pomogą Ci w tym nasze wpisy poradnikowe:

• Jak tworzyć opisy, które zachęcą Twoich klientów do rezerwacji wizyt?
• Jak dobierać zdjęcia i grafiki?
• Jak stworzyć skuteczny formularz do rezerwacji wizyt online?

Jak wdrożyć te funkcjonalności do systemu rezerwacji online?

Nie trać czasu na czynności, które może wykonać za Ciebie kalendarz rezerwacji online. Omówione wyżej funkcjonalności pomogą Ci zautomatyzować i usprawnić procesy, które pojawiają się przy każdej konsultacji online. Dlatego zdecydowanie warto wdrożyć je w życie.

Jak to zrobić?

Niektóre z nich (np. rozbudowaną ofertę pakietową) możesz bez problemu stworzyć samodzielnie. Do pozostałych potrzebne będą jednak dedykowane rozwiązania. Na szczęście na rynku dostępnych jest kilka platform, oferujących swoje systemy do rezerwacji online. Program do zarządzania kancelarią, terminarz kosmetyczny, czy aplikacja dla korepetytorów - to wszystko może ogarnąć jeden system.

Którą z nich wybrać? Na pewno warto zastanowić się, które funkcjonalności są dla Ciebie istotne i porównać ich dostępność w poszczególnych ofertach. Powiadomienia mailowe powinny być dość powszechne, ale już automatyczne wystawianie faktur, czy linków to rzadkość.

Przed podjęciem decyzji przejrzyj też pozostałe wpisy na naszym blogu i dowiedz się więcej o najpopularniejszych systemach rezerwacji. W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości nie wahaj się do nas napisać.