Wysyłaj maile nawet wtedy, kiedy nie masz na to czasu – zasady dobrze działającego newslettera

Najprostsza definicja newslettera? Są to wysyłane systematycznie wiadomości e-mail do konkretnej grupy odbiorców. Najczęściej są to użytkownicy strony lub aplikacji do rezerwacji wizyt, którzy udostępnili swój adres mailowy właśnie po to, aby otrzymywać informacje na bieżąco.

Istnieje też możliwość kupienia bazy mailingowej (zupełnie legalnie!), ale jest to dosyć ryzykowne. Kupując taką bazę, nie wiesz tak naprawdę, kim są właściciele adresów mailowych. Nie wiesz, czy wpisują się w Twoją docelową grupę odbiorczą. Możliwe, że zupełnie nie są zainteresowani Twoimi usługami. W najlepszym wypadku zignorują Twoją wiadomość jako kolejny mail promocyjny. W gorszym mogą ją oznaczyć jako SPAM (a stamtąd bardzo trudno jest się wydostać – jak to zrobić i jak tego uniknąć opowiadamy w art. Co możesz zrobić, aby maile od Ciebie nie trafiały do folderu SPAM?) i zapamiętać nazwę Twojej firmy jako natręta. W łatwy sposób możesz sobie zepsuć reputację. Dlatego decydując się na zakup bazy mailingowej, dobrze sprawdź u sprzedającego, kim jest ta grupa odbiorcza. Czy da się określić przybliżony wiek, płeć, zainteresowania, jakiekolwiek punkty wspólne, na bazie których będziesz mógł założyć, że szukają rozwiązań oferowanych przez Ciebie.

O tym, jak wygląda proces zapisywania użytkowników do newslettera, dowiesz się w art. dotyczącym newslettera. Bardzo ważne jest zachęcenie odbiorców Twojej strony do pozostawienia swojego adresu mailowego. Może to być zniżka na Twoje usługi, może to być obietnica regularnych promocji, a może bardziej atrakcyjny będzie dostęp do informacji premium ze świata branży. Na pewno warto to przetestować i regularnie sprawdzać, który komunikat generuje najwięcej subskrypcji.

Jakie są główne funkcje newslettera?:

  • Umożliwia Twój stały kontakt z klientami – w mailach możesz informować odbiorców o aktualnych promocjach, zniżkach, nowościach, ale też wysyłać porady, wskazówki itp. Możesz w prosty sposób poinformować wszystkich swoich klientów o niespodziewanym wydarzeniu, np. o wyjątkowej zmianie godzin otwarcia salonu lub o jego zamknięciu na określony czas, o zmianie lokalizacji lub otwarciu nowej siedziby. To wszystko, każdy kontakt, prowadzi do budowania pozytywnych relacji z klientem.
  • Buduje Twój wizerunek jako eksperta – zwłaszcza wtedy, gdy Twoje wiadomości nie dotyczą wyłącznie zniżek i promocji, ale są przeplatane mailami o treści poradnikowej lub informacyjnej. Im bardziej będziesz postrzegany jako specjalista i autorytet w branży, tym bardziej pewne jest, że klienci nie odejdą od Twoich usług na rzecz konkurencji. Po co mają to robić, skoro są pod fachową opieką?
  • Ułatwia kontakt z Klientami – automatyczna wysyłka maili sprawia, że wiadomości są dostarczane do Twojej bazy nawet wtedy, gdy Ty śpisz, nie masz dostępu do internetu albo zwyczajnie nie masz czasu, żeby akurat teraz się tym zająć.

Dzisiaj często słyszymy opinie, że w obliczu wciąż rozwijającej się techniki, e-mail marketing to przeżytek. Nic bardziej mylnego. Dobrze zaprojektowany i przygotowany newsletter jest jednym z najbardziej niezawodnych kanałów służących podkręceniu wyników.

Brzmi nieprawdopodobnie? To spójrz (https://kinsta.com/blog/email-marketing-statistics/):

  • 87% marketingowców z sektora B2B korzysta z kampanii mailingowych jako kanału dystrybucji informacji nt. usług
  • 79% marketingowców z sektora B2C korzysta z kampanii mailingowych jako kanału dystrybucji informacji nt. usług
  • e-mail jest niezawodnym kanałem, jeśli chodzi o skonwertowanie pozyskanych leadów w sprzedaż
  • e-mail (ponad 4 biliony użytkowników) ma znacznie większy zasięg niż Facebook (ponad 3 biliony użytkowników)!

Dlatego warto włożyć trochę (a nawet więcej) wysiłku i dobrze przemyśleć wysyłane komunikaty mailowe.

Na co zwrócić uwagę planując wysyłkę e-maili?:

CEL ORAZ GRUPA ODBIORCZA

Jest to pierwszy krok przy projektowaniu newslettera i determinuje charakter, częstotliwość oraz styl wysyłanych przez Ciebie wiadomości.

Do najczęstszych celów newslettera należą:

  • Zatrzymanie na dłużej użytkowników Twojej strony, którzy nie skorzystali jeszcze z Twoich usług, tutaj istotne będzie przekonanie ich, że mają do czynienia z fachowcami, a gdy pojawi się taka potrzeba, to skorzystają z Twojej oferty, a nie konkurencji,
  • Promowanie (baaaardzo tanio) pozytywnego wizerunku marki, ważne są nie tylko wiadomości promocyjne, ale również eksperckie, gdzie udzielasz porad i wskazówek, np. trener personalny może przygotować pakiet maili nt. odżywiania czy zdrowych nawyków,
  • Zadbanie o dotychczasowych klientów, aby nie poczuli się zapomniani, bo upomni się o nich konkurencja,
    więcej ruchu i sprzedaży z Twojej strony www→ im bardziej efektywne są Twoje maile, tym więcej zaoszczędzonych pieniędzy na innych kanałach reklamy,

Dla opracowania skutecznego komunikatu mailowego istotne jest określenie, do kogo będzie wysyłany. Dlatego warto pomyśleć o segmentacji grupy odbiorczej. Przykładowe segmenty (kryteria podziału):

  • wiek,
  • płeć,
  • użytkownicy strony, którzy nie zdecydowali się na skorzystanie z Twoich usług,
  • klienci, którzy skorzystali z Twojej oferty jednorazowo,
  • klienci, którzy wracają regularnie,

Dla użytkowników, którzy byli na Twojej stronie, zostawili adres mailowy, ale jeszcze nie skorzystali z Twoich usług, będzie trudno wyłapać więcej danych niż płeć (o ile w adresie mailowym jest podane imię). Dlatego tutaj warto przygotować uniwersalny komunikat napakowany korzyściami Twojej oferty. Tutaj głównym celem będzie doprowadzenie do tego, aby skorzystali z Twoich usług. Albo przynajmniej skontaktowali się z Tobą bezpośrednio, bo wtedy będziesz mógł dowiedzieć się więcej na temat ich potrzeb i oczekiwań.

Ciekawostka – kobiety zazwyczaj zwracają większą uwagę na promocje i specjalne zniżki, zaś na mężczyzn bardziej działają informacje i różne nowinki branżowe. Warto o tym pamiętać projektując treści maili. Do Pań możesz przykładowo napisać, że przez najbliższy weekend trwa promocja na pakiet trzech zajęć z trenerem personalnym. W przypadku Panów można przykładowo wykorzystać komunikat o tym, że pojawił się w ofercie nowy pakiet treningów ze sztangą i trwają zapisy na najbliższy miesiąc.

TYTUŁ

Dobry tytuł wiadomości mailowej w dużej mierze opiera się na zasadach tworzenia tytułów i nagłówków opisanych w artykule Jak napisać nagłówek, aby każdy chciał przeczytać Twoją ofertę? (6 prostych zasad i 10 przykładów dla inspiracji). Cel jest bowiem taki sam. Ma zaciekawić na tyle, aby odbiorca kliknął w tytuł i otworzył maila.

W przypadku tytułu maila warto zwrócić szczególną uwagę na długość tekstu. Tutaj jest to podyktowane tym, że wyświetla się tylko określona ilość znaków. Jeśli będzie ich za dużo, to tekst urwie się w pewnym momencie i będzie zakończony wielokropkiem.

Dosyć często można spotkać się z zasadą, że tytuł maila nie powinien przekraczać 50 znaków. Możesz też sprawdzić w swojej skrzynce odbiorczej, ile znaków mają tytuły, które wyświetlają się w całości, a ile tytuły niedokończone. Jeśli masz kilka skrzynek mailowych u różnych dostawców, tym większą wiedzę w tym temacie uzyskasz.

TEKST CZY GRAFIKA

Na forach i blogach branżowych dość często przewijają się informacje, że w kontaktach B2B lepiej sprawdzają się maile tekstowe, zaś w kontaktach B2C – graficzne. Na pewno warto urozmaicić przekaz obrazkami lub drobnymi grafikami, ale lepiej unikać wiadomości wysyłanych w całości jako obrazek.

Zdecydowana większość dostawców treści mailowych blokuje wczytywanie grafik. Na pewno sam spotkałeś się z sytuacją, gdy po otwarciu maila pojawiła Ci się biała plama i na jej tle drobny tekst „Wyświetl obrazki”. Ile razy wyszedłeś z takiej wiadomości bez wyświetlenia obrazków? No właśnie. Tak samo zachowują się odbiorcy Twoich wiadomości. Jeśli chcesz, aby wiadomość była atrakcyjna wizualnie, dorzuć do niej elementy graficzne, ale w żadnym wypadku nie wysyłaj całej wiadomości w formie obrazka, bo:

  • wyświetlenie jej zostanie zablokowane przed dostawcę poczty,
  • rośnie ryzyko, że wpadnie do folderu SPAM,
  • może przekroczyć dopuszczalną wagę wiadomości i w ogóle nie dotrze do odbiorcy

CZĘSTOTLIWOŚĆ

Teraz bardzo ważne pytanie – jak często wysyłać wiadomości do mojej grupy odbiorczej? Nie ma tutaj jednej odpowiedzi. To zależy od wielu czynników, między innymi od tego, jakiego rodzaju treści wysyłasz, jakiej akcji ze strony odbiorcy oczekujesz i jakie usługi oferujesz. Jeśli prowadzisz salon fryzjerski, trudno, żebyś co 3 dni zapraszał na podcięcie końcówek czy trwałą.

Łatwo jest przekroczyć granicę nachalności, a stąd już tylko krok do wypisania się odbiorcy z listy subskrybentów.

Spora część biznesów wypuszcza wiadomość do grupy odbiorczej raz w miesiącu. Dobrym kierunkiem jest wysyłanie maili raz na 2 tygodnie, a z czasem przejście do cotygodniowego komunikatu. Jeśli jesteś w stanie zapewnić dobry, wartościowy content swoich wiadomości, możesz zwiększyć częstotliwość do dwóch wysyłek w tygodniu. Przy czym bacznie wtedy obserwuj, czy ma to przełożenie na zwiększoną ilość wypisywania się z newslettera. Jeśli zauważysz taką tendencję, szybko wróć do wcześniejszej częstotliwości wysyłek.

Dobrą praktyką jest możliwie regularne wysyłanie wiadomości. Możesz w ten sposób przyzwyczaić swoich odbiorców do tego, że czwartek jest dniem ciekawostek z Twojej branży, a ostatni piątek miesiąca to lista promocji dostępnych w kolejnym miesiącu. Kiedy najlepiej wysyłać takie komunikaty? O tym w kolejnym punkcie.

PORA WYSYŁKI (rano czy wieczorem, w poniedziałek czy w piątek?)

Tutaj również nie ma jednej, konkretnej odpowiedzi. Wszystko bowiem zależy od trybu życia i pracy grupy odbiorczej. Na szczęście wszystko możesz wypracować metodą testowania. Na start postaw się w roli typowego odbiorcy Twoich wiadomości. Jeśli masz salon masażu, to prawdopodobnie Twoimi klientami są osoby aktywne, pracujące, na co dzień zabiegane, które przychodzą do Ciebie, żeby się zrelaksować. Marne więc szanse, że Twoja wiadomość wysłana o 13:00 zostanie przeczytana. Najpewniej odbiorca będzie miał czas przejrzeć skrzynkę wieczorem, a do tej pory dostanie pewnie kilkanaście innych wiadomości i Twoja zniknie pośród tłumu. Dlatego pomyśl, czy nie sensowniejsze będzie wysłanie maila o godzinie 20:00, kiedy wszystkie obowiązki domowe zostały wykonane i jest czas na chwilę relaksu na kanapie.

Jeśli Twoje komunikaty mają charakter B2B, to maile biznesowe wysyłaj w tzw. „godzinach urzędowych”. Poza tym przedziałem nikt z pracowników prawdopodobnie nie przeczyta i nie odpowie na maila, więc respons może być dużo niższy, niż w przypadku wysyłki w godzinach 10:00 – 17:00.

W przypadku B2C statystyki wskazują, że najmniej efektywne jest wysyłanie maili w sobotę i niedzielę, a najbardziej w piątki, poniedziałki i wtorki. Najwyższy wskaźnik otwarć maili przypada na godziny 8:00 – 9:00 i 11:00.

Dlatego testuj. W jednym tygodniu wyślij informację o zniżce we wtorek o 18:00 i zobacz, jaki będzie odzew. Ile osób skorzysta z tej oferty. W drugim tygodniu taką informację wyślij w niedzielę o 17:00 i obserwuj, ile będziesz miał telefonów w poniedziałek rano. Wypracuj najlepsze rozwiązanie dla swojego biznesu.

OFERTA + PORADY, INFORMACJE

Dobry newsletter dostarcza swoim odbiorcom zróżnicowane komunikaty. Otrzymywanie tylko i wyłącznie wiadomości z promocjami i zniżkami po pierwsze, jest nudne, po drugie, zmniejsza wartość tych ofert, bo klient ma je na wyciągnięcie ręki. A taka korzystna oferta powinna być nagrodą dla osób, które zapisały się na newsletter. Dodatkowo dobrze jest tutaj wykorzystać zasadę pilności, czyli informację, że promocja jest ważna tylko przez najbliższe 48h, do końca weekendu lub dla pierwszych dziesięciu osób, które się zapiszą na wizytę.

Oprócz ofert specjalnych warto do newslettera dodać maile informacyjne, z poradami i wskazówkami branżowymi (np., domowe techniki relaksacji, jeśli klient nie ma czasu na masaż w tym tygodniu), czy nowinkami. Pomoże to zbudować pozytywny wizerunek Twojej firmy, która nie jawi się jako nachalny sprzedawca, który w głowie ma tylko własny zysk, ale też potrafi dać coś od siebie zupełnie za darmo. Dzięki temu jest bardziej prawdopodobne, że odbiorca odpowie pozytywnie na kolejną wiadomość, w której pojawi się promocja na masaż relaksacyjny.

STOPKA

W stopce Twojej wiadomości powinny znaleźć się wszelkie możliwe sposoby na skontaktowanie się z Tobą:

  • imię i nazwisko,
  • adres siedziby,
  • numer telefonu,
  • adres strony internetowej,
  • link do konta na Facebooku oraz Instagramie,
  • informacja o tym, kto jest Administratorem Danych Osobowych (w wyszukiwarce wpisz „informacja o administratorze danych osobowych wzór” i w oparciu o gotowe szablony przygotuj własną informację),
  • informacja nt. przetwarzania danych (w jakim celu są wykorzystywane) oraz nota prawna (tutaj też łatwo znajdziesz gotowe przykłady w wyszukiwarce; warto również rozejrzeć się w mailach, które otrzymujesz w ramach subskrypcji i zobaczyć, jak tam jest to rozwiązane),
  • link do wypisania się z subskrypcji (jest to element obowiązkowy ze względów prawnych),

CTA (Call To Action, czyli przycisk akcji)

Jak już zdecydujesz, co jest głównym celem Twojej wiadomości, zadbaj o to, aby odbiorca miał jasną informację, czego od niego oczekujesz i jak ma to zrobić.

Jeśli celem jest kontakt telefoniczny ze strony klienta, to obok wyraźnej zachęty do kontaktu musi być dobrze widoczny numer telefonu. Jeśli zależy Ci na tym, aby użytkownik wszedł na stronę z kalendarzem rezerwacji wizyt w Twoim salonie fryzjerskim, to podlinkuj stronę pod wyraźny, duży button na końcu Twojej wiadomości.

Wskazówka – jest szansa, że odbiorca nie będzie zachęcony do tego, żeby zadzwonić lub samodzielnie umówić się na wizytę. Aby nie stracić jego zainteresowania, możesz w formie P.S. do wiadomości podlinkować artykuł z Twojej strony, który będzie szeroko opisywał korzyści zabiegu. Wtedy warto na końcu takiego artykułu podlinkować kalendarz lub podać numer telefonu. To zależy od tego, jakiej akcji od odbiorcy oczekujesz.

P.S.

Przygotowując newsletter, rozpisz tematy co najmniej na miesiąc do przodu i zaplanuj wysyłkę na konkretne dni. Możesz dla ułatwienia nałożyć na kalendarz swoją siatkę newslettera. Dzięki temu będziesz miał łatwy dostęp do wykorzystanych już tematów maili, aby się nie powtarzać i zobaczysz, jak często wysyłasz maile z promocjami.

Jest to też prosty sposób na to, aby zaplanować odpowiednio wcześniej treści tematyczne, jak na przykład promocja dla Pań z okazji Dnia Kobiet lub zniżka na randkę w salonie masażu z okazji Walentynek.

Sprawdź moduł newslettera w Calendesk, ktry oferuje system do rezerwacji online z newsletterem.