Jak udoskonalić proces rezerwacji online, żeby poprawić obsługę klientów i osiągnąć większe korzyści dla biznesu?

Wdrożenie systemu rezerwacji wizyt online może być silnym impulsem rozwojowym dla Twojego biznesu. Odpowiednio dobrane i skonfigurowane funkcje pomogą Ci zautomatyzować wiele procesów, oszczędzać czas i dbać o obsługę oraz lojalność Twoich klientów.

Oczywiście, jak wszystko w życiu, system rezerwacji online można wprowadzić do biznesu lepiej lub gorzej. Nieefektywne wykorzystanie dostępnych możliwości wygeneruje tylko niepotrzebne koszty i frustrację. Dlatego kluczowe jest przeanalizowanie własnych potrzeb i skupienie się na detalach, które mogą diametralnie poprawić działanie Twojej aplikacji do umawiania wizyt.

W tym wpisie pokażemy Ci, jak możesz w pełni wykorzystać potencjał rezerwacji online, udoskonalić cały proces i wyciągnąć z niego maksimum korzyści dla Ciebie i Twoich klientów.

Aplikacja do rezerwacji wizyt – najważniejsze korzyści

Na początek przypomnijmy, dlaczego warto zdecydować się na wdrożenie systemu rezerwacji w Twoim biznesie. Do podstawowych zalet tego typu rozwiązań należy między innymi:

  • Obsługa klientów przez 24h – Twoi klienci mogą dokonywać rezerwacji bez względu na godziny otwarcia salonu. Z każdego miejsca i o każdej porze.
  • Minimalizacja pomyłek – w przeciwieństwie do rezerwacji telefonicznej podczas umawiania wizyt online nie ma szansy, że ktoś coś źle usłyszy i niewłaściwie zapisze. Klient samodzielnie zaznaczy interesujący go termin i dostanie odpowiednie potwierdzenie.
  • Łatwiejsze zarządzanie kalendarzem – Możesz nawet całkowicie zrezygnować z ręcznego zapisywania terminów i prowadzenia papierowego kalendarza. System będzie wszystko synchronizował na bieżąco z Twoim kalendarzem Google i tak go optymalizował, żeby uniknąć okienek.
  • Oszczędność czasu – przyjmowanie rezerwacji online nie wymaga bezpośredniego zaangażowania od Ciebie ani Twoich pracowników. Zaoszczędzony czas możecie przeznaczyć na obsługę większej ilości klientów.
  • Budowa profesjonalnego wizerunku – W obecnych czasach coraz więcej firm i branż wychodzi naprzeciwko oczekiwaniom klientów i zwraca się w stronę rozwiązań internetowych. Ci, którzy tego nie robią w dłuższej perspektywie stracić nie tylko finansowo, ale i wizerunkowo.

To jednak nie wszystko. Odpowiednie wykorzystanie możliwości i funkcjonalności systemów rezerwacji online może bardzo łatwo rozszerzyć te korzyści i znacznie ułatwić Ci prowadzenie biznesu! W jaki sposób?

6 aspektów, na które warto zwrócić uwagę, żeby te korzyści były jeszcze większe!

#1 – Synchronizacja z systemem płatności online

Zdecydowana większość dostawców zapewnia możliwość połączenia kalendarza rezerwacji wizyt z popularnymi systemami płatności takimi jak Przelewy24, Stripe czy BLIK. Na pierwszy rzut oka funkcja ta może wydawać Ci się niepotrzebna. W końcu niby dlaczego klienci mieliby chcieć płacić za wizyty z góry?

Okazuje się jednak, że Polacy dostrzegają zalety takiego rozwiązania i coraz chętniej korzystają z metod płatności online. Według badań nawet 80% transakcji internetowych kończy się natychmiastowym opłaceniem zamówienia, produktu lub usługi.

Najpopularniejszą metodą jest BLIK, którego najczęściej wybiera nawet 58% badanych. Polacy chętnie korzystają również z płatności typu „Pay-By-Link” oraz karty płatniczej. Ich głównym atutem – jak wynika z danych Tpay – jest szybkość i wygoda.

To wszystko oznacza, że warto wyjść naprzeciw oczekiwaniom klientów i umożliwić im korzystanie z ulubionych metod płatności. Zwiększy to ich zadowolenie i satysfakcję, a Tobie zapewni większą płynność finansową.

#2 – Automatyzacja powiadomień oraz wiadomości push i e-mail

Z pewnością wiesz, jak uciążliwe dla prowadzenia biznesu są odwoływane w ostatniej chwili lub wręcz nieodwołane i zapomniane wizyty. Ty musisz się do nich przygotować, poświęcasz czas, a klient nie przychodzi i bardzo często również nie płaci.

Tego problemu prawdopodobnie nigdy nie uda się całkowicie rozwiązać, ale można próbować z nim walczyć. Pewnym sposobem  może być lepsza komunikacja z klientem na całej ścieżce od momentu przeprowadzenia rezerwacji do dnia wizyty.

Nie martw się jednak. Nie musisz nigdzie dzwonić, ani wysyłać smsów do każdego Twojego klienta. Możesz komunikować się z nimi w pełni automatycznie, wykorzystując powiadomienie push i email z Twojego systemu do rezerwacji wizyt online.

To bardzo popularna funkcjonalność, która umożliwia stworzenie szablonów kilku wiadomości wysyłanych automatycznie przez system w określonych przez Ciebie okolicznościach. Przykładowo, jeśli odpowiednio skonfigurujesz ustawienia, Twoi klienci otrzymają maila z potwierdzeniem tu po złożeniu rezerwacji oraz przypomnienie o wizycie na kilka dni przed jej terminem.

#3 – Dostosowanie strony internetowej

Kluczowym aspektem dla prawidłowego działania Twojego systemu rezerwacji jest funkcjonowanie Twojej strony internetowej. To od jej przejrzystości, wyglądu oraz szybkości ładowania zależy czy klienci będę chętnie korzystać z dostępnego tam z formularza do umawiania wizyt.

Pomyśl, ile razy zdarzyło Ci się wyjść ze strony, bo nie mogłeś znaleźć tam potrzebnych Ci informacji? Ile razy irytowałeś się na niesprawne formularze, wyskakujące błędy lub po prostu kiepski, nieintuicyjny design?

Mało kto ma czas i chęci, by walczyć z walczyć ze źle działającą stroną internetową. Po prostu zrezygnuje z rezerwacji online i zadzwoni lub – co gorsza – pójdzie do konkurencji. Cały Twój system może dobrze działać, ale jeśli strona internetowa będzie kiepska, to nie dostarczy Ci ona klientów. A przecież nie o to chodzi.

Dlatego warto przyłożyć się do projektowania strony internetowej i usprawnić jej działanie. Stworzyć przyjazne dla klienta miejsce, z którego będzie on chętnie korzystał. Jak to zrobić? Pomogą Ci w tym nasze wpisy poradnikowe. Sprawdź je i odkryj:

#4 – Wykorzystanie aplikacji mobilnej

Strona internetowa nie jest jedynym miejscem, w którym Twój klient może zdalnie umówić się na wizytę. Niektóre systemy rezerwacji umożliwiają również stworzenie aplikacji mobilnej z dedykowanym terminarzem online. To rozwiązanie może dostarczyć Ci dodatkowych korzyści, a paradoksalnie nie jest wcale takie drogie, jak może się wydawać.

Aplikacja mobilna to wirtualny ambasador Twojej firmy, pracujący dla Ciebie niemal przez cały dzień. Rzuca się w oczy za każdym razem, gdy Twój klient odblokuje telefon (a większość ludzi robi to bardzo często), może wyświetlić mu spersonalizowaną wiadomość lub powiadomienie o zbliżającej się wizycie.

To wszystko pozytywnie wpływa na lojalność klientów, ich zadowolenie oraz częstotliwość umawianych wizyt. Z badania przeprowadzanego przez Informs wynika, że użytkownicy aplikacji mobilnych dokonują zakupu o 33% częściej niż osoby korzystające tylko ze strony internetowej.

#5 – Integracje z dodatkowymi narzędziami

Warto pamiętać, że obsługa klienta nie sprowadza się tylko do przyjęcia rezerwacji i zaopiekowania się nim podczas wizyty. Trzeba jeszcze utrzymywać z nim kontakt, wystawić fakturę czy też rozliczyć księgowość. Wiele z tych czynności można dodatkowo zautomatyzować, dzięki integracji systemu rezerwacji z zewnętrznymi narzędziami.

Wyobraź sobie, że Twój klient umawia wizytę w formularzu online. System automatycznie wysyła mu maila z potwierdzeniem, zapisuje termin w Twoim kalendarzu Google i ewentualnie generuje link do spotkania w Google Meet lub na Zoomie. Do tego łączy się z aplikacją do wystawiania faktur (np. Fakturownia), tworzy odpowiednie dokumenty, przesyła je do klienta oraz transferuje dane do programu księgowego.

Dzięki takim rozwiązaniom można zaoszczędzić dużo czasu i uprościć wiele czynności. Dlatego warto sprawdzić, czy Twój system rezerwacji online obsługuje integracje z dodatkowymi aplikacjami i ewentualnie skonfigurować odpowiednie ustawienia.

#6 – Wprowadzenie modelu subskrypcyjnego

Twój system do rezerwacji wizyt może być miejscem do działań marketingowych i maksymalizacji zysków. Wprowadzenie modelu subskrypcyjnego pozwoli Ci pobierać od Twoich klientów opłaty za całe pakiety wizyt.

W tym celu musisz jednak przygotować atrakcyjną ofertę i odpowiednie zniżki. Zachęć swoich klientów specjalną promocją i przykładowo – rozdawaj darmową wizytę przy umówieniu się i opłaceniu z góry 10 terminów.

Pozwoli Ci to niejako „przywiązać” klientów do Twojego biznesu. Budować ich lojalność i zadowolenie, przy okazji pobierając opłaty i zabezpieczając się na wypadek odwołania przez nich wizyty w ostatniej chwili.

Jak my to robimy? Czyli o rozwiązaniach dla klientów Calendesk!

W Calendesk robimy wszystko, żeby maksymalnie uprościć i zautomatyzować proces umawiania wizyt i tym samym uczynić go wygodnym i korzystnym zarówno dla Ciebie, jak i Twoich klientów. W tym celu – nawet w pakiecie podstawowym – udostępniamy Ci niezbędne narzędzia i pomagamy wdrożyć praktycznie wszystkie wymienione w tym artykule udoskonalenia.

Razem z systemem rezerwacji otrzymasz dostęp do prostego narzędzia – kreator stron www, który pomoże Ci stworzyć idealną stronę internetową z formularzem do umawiania wizyt. Dzięki odpowiednim ustawieniom zsynchronizujesz ją z renomowanymi platformami do płatności online (Stripe, Przelewy24, BLIK) oraz ustawisz automatyczną wysyłkę powiadomień typu mail lub push.

Do tego Calendesk pomoże Ci stworzyć aplikację mobilną oraz zapewnia dostęp do licznych integracji z innymi aplikacjami (pełną listę integracji znajdziesz tutaj). Z naszymi narzędziami łatwo wprowadzisz też model subskrypcyjny i pakiety lojalnościowe, zachęcające Twoich klientów do wykupywania większej ilości wizyt za jednym razem.

Wszystkie te rozwiązania pomogą Ci rozwijać Twój biznes bez większego wysiłku z Twojej strony. Pełna automatyzacja zapewni Ci oszczędność czasu, a sprawdzone narzędzia poprawią obsługę klienta i zapełnią Twój grafik.

Zastanawiasz się nad skorzystaniem z usług Calendesk? Wejdź w zakładkę pomoc i umów się na bezpłatną konsultację z naszymi specjalistami!