W poprzednim wpisie poruszyliśmy kwestię spotkań online w branży prawniczej i zalet, wynikających z ich stosowania. Dzisiaj kontynuujemy ten temat i przedstawimy różne zastosowania komunikatorów internetowych w pracy prawnika.
Paradoksalnie zastosowań tych można zaleźć znacznie więcej niż tylko zdalne udzielanie pomocy klientom. Odpowiednie wykorzystanie spotkań online może wyraźnie usprawnić pracę w kancelarii – od negocjowania umów aż po prowadzenie spraw w sądzie.
#1 Porady prawne online
To zdecydowanie najłatwiejsza i najczęstsza forma wykorzystania komunikatorów internetowych w pracy prawnika. Pozwala obsługiwać klientów z całego świata bez konieczności fizycznego spotkania. Wiele usług prawnych – np. szybkie konsultacje, przygotowanie umowy czy sporządzenie pozwu – można wykonać całkowicie zdalnie. Trzeba tylko odpowiednio zaplanować cały proces.
Jak to zrobić?
Najprościej stworzyć na swojej stronie dedykowany formularz, umożliwiający klientom zapisywanie się na takie konsultacje. Ważne, by miał on opcję wyboru terminu oraz opłacenia usługi.
System rezerwacji dla prawników pozwoli całkowicie zautomatyzować ten proces. Klient wypełni formularz, opisze swój problem i wybierze pasujący mu termin konsultacji z udostępnionego kalendarza. Po tym wszystkim system samodzielnie wygeneruje link do spotkania online, wyśle go do klienta razem z potwierdzeniem rezerwacji oraz umieści odpowiednią informację w grafiku konkretnego prawnika. Wygeneruje też link do płatności i wyśle przypomnienie mailowe tuż przed terminem spotkania.
Pozwoli to znacznie ograniczyć czynności administracyjne i niemal automatycznie obsługiwać klientów w sposób 100% zdalny.
#2 Negocjacje
Negocjacje w branży prawnej to bardzo ważny proces. Po pierwsze kancelaria negocjuje umowy ze swoimi klientami. Po drugie, niektórzy prawnicy pomagają też klientom podczas ich negocjacji biznesowych.
W jaki sposób najlepiej do tego podejść?
Obecnie najczęściej prowadzi się negocjacje przy pomocy maila lub podczas spotkań na żywo. Obie te formy mają swoje wady oraz zalety i powinny być dobierane w zależności od sytuacji i klienta. Osoby impulsywne powinny raczej negocjować umowy na odległość, a spotkania face to face przydają się, jeśli zależy nam na szybkim doprecyzowaniu szczegółów umowy.
Negocjacje mailowe, chociaż pozwalają oszczędzić czas na dojazdy, to bardzo często wydłużają cały proces. Opieranie komunikacji jedynie na tekście, bez widoku twarzy rozmówcy i jego mimiki, sprzyja nieporozumieniom.
Wdrożenie w kancelarii zdalnych komunikatorów i wprowadzenie spotkań online daje prawnikom nowe narzędzie do prowadzenia negocjacji. Łączy ono w sobie wszystkie zalety negocjacji face to face z dużą elastycznością i możliwością oszczędzania czasu.
Jedynym zastrzeżeniem do prowadzenia ważnych rozmów w sposób zdalny są kwestie techniczne. Należy koniecznie upewnić się, że sprzęt oraz łącze internetowe umożliwią sprawne prowadzenia negocjacji. Bez przerw i zawieszeń.
#3 Komunikacja z bieżącymi klientami
Spotkania online przydają się również podczas pracy ze stałymi klientami kancelarii (szczególnie przy większych i bardziej skomplikowanych sprawach). Podobnie jak w przypadku negocjacji nie wszystko da się łatwo i wszystko ustalić mailowo, czy przez telefon. Możliwość porozmawiania z klientem face to face jest bardzo cenna i znacznie ułatwia komunikację.
Co jednak w sytuacji, kiedy klient jest z innego miasta? Co, jeśli ani Ty, ani on nie macie czasu na regularne przejazdy i omawiania ważnych kwestii w biurze?
Tutaj znowu bardzo przydatne będą spotkania online. Warto jednak zadbać o odpowiednie zabezpieczenie takich połączeń. Ani Ty, ani Twój klient nie chcecie przecież, żeby ktoś trzeci przez pomyłkę dołączył się do waszego spotkania podczas omawiania wrażliwych kwestii prawnych.
Dlatego warto włączyć wszystkie możliwe zabezpieczenia, jakie udostępnia dostawca danego komunikatora internetowego. Zdecydowanie polecamy tutaj korzystanie z funkcji poczekalni, która wymaga od organizatora ręcznego akceptowania uczestnictwa każdej osoby, która spróbuję się połączyć.
#4 Poprawa komunikacji wewnętrznej
Zdalne komunikatory dają też dużą możliwość rozwoju pracy wewnątrz kancelarii, poprawy efektywności zespołów oraz zadowolenia z pracy części prawników.
Z badań przeprowadzonych w czasie pandemii przez TimeCamp wynika, że 67% pracowników uważa spotkania zdalne za efektywne, a tylko 5,3% za nieefektywne (reszta nie ma zdania w tej sprawie). Z kolei według PARP aż 92% pracodawców pozytywnie ocenia efektywność pracy w swoich zdalnych zespołach.
Wprowadzenie pracy zdalnej i komunikacji online nie oznacza więc automatycznie obniżenia standardów. Wprost przeciwnie – może mieć bardzo pozytywny wpływ na osiągane wyniki. Z danych przeanalizowanych przez Thomson Reuters wynika, że prawie 60% prawników pozytywnie ocenia wpływ pracy zdalnej na ich samopoczucie, satysfakcję i efektywność zawodową.
Większość prawników najlepiej czuje się modelu hybrydowym z 1-2 dniami pracy zdalnej. Wdrożenie w kancelarii narzędzi i procesów odpowiedzialnych za spotkania online pozwoli wyjść naprzeciwko tym oczekiwaniom. Zwiększyć elastyczność pracy, poprawić satysfakcje i zadowolenie pracowników, a w konsekwencji podnieść efektywność pracy.
#5 Rozprawy sądowe online
Pandemia koronawirusa wymusiła pewne zmiany w sposobie funkcjonowania polskich sądów. Jedną z tych zmian jest możliwość przeprowadzania rozpraw w formie zdalnej. Dotyczy to jedynie spraw cywilnych i jest dość niechętnie praktykowana przez większość sędziów.
Taka możliwość jednak istnieje i warto, by każdy prawnik był na jej okoliczność przygotowany. Sama rozprawa – poza formą – nie różni się niczym od standardowego postępowania w budynku sądu. Niemniej jednak konieczność zabierania głosu poprzez komunikatory zdalne wymaga pewnego obycia z tą technologią i pewności, że nic się w międzyczasie nie rozłączy, ani nie zakłóci rozprawy.
Dlatego warto korzystać z internetowych komunikatorów na co dzień. Jest to nie tylko wygodne i pozwala oszczędzać czas, ale również pomaga obeznać się z technologią, nabrać doświadczenia, które zaowocuje podczas rozprawy zdalnej. W końcu prawnik, który nie martwi się kwestiami technicznymi i czuje się pewnie, dużo lepiej wypadnie na rozprawie.
W Polsce sądy mają dowolność w korzystaniu z narzędzi do wideokonferencji. Do najczęściej przez nie stosowanych należą:
- Microsoft Teams (wspierany przez Calendesk)
- Avaya SCOPIA
- JITSI
Warto więc – przynajmniej pobieżnie – zapoznać się z interfejsem tych komunikatorów.
#6 Rozmowy ze świadkami
Zachęcenie świadków do zeznań na sali sądowej potrafi być bardzo trudne. Ludzie, kiedy mają stawić się na rozprawie, z reguły są zestresowani i spięci. W takich okolicznościach łatwo wypaść niekorzystanie, czy niewiarygodnie. Zaprzepaścić dogodną szansę na przekonanie sędziego do racji Twojego klienta.
Zdalne rozprawy i wideokonferencje to dla takich osób szansa na złożenie zeznań w bardziej komfortowych warunkach. Bez konieczności spotykania się z ludźmi, przeciwko którymi zeznają. Bez konieczności wypowiadania się przed dużą publiką na żywo. Bez straty czasu na dojazdy.
Zdalne komunikatory dają Ci więc – jako prawnikowi – niesamowitą szansę na optymalne wykorzystanie zeznań świadka dla dobra Twojego klienta.
Podsumowanie:
Omówione wyżej sposoby, wykorzystania spotkań online w branży prawniczej to tylko przykłady, które pokazują, jak duże możliwości daje wykorzystywanie współczesnych zdalnych komunikatorów. Prawnicy mogą przy ich wykorzystaniu nie tylko udzielać porad czy komunikować się z klientami, ale również konsultować się między sobą czy uczestniczyć w zdalnych rozprawach sądowych.
Najprawdopodobniej przyszłość przyniesie jeszcze więcej zmian w tej materii, a popularność spotkań online w branży prawnej będzie rosnąć. Kancelarie, jeśli nie chcą pozostać w tyle, powinny przygotowywać swoich prawników do jeszcze większej digitalizacji. Warto zawczasu zatroszczyć się o odpowiednie systemy, które pomogą automatyzować procesy i ułatwią zarządzanie spotkaniami online.
