Sprawnie działający system rezerwacyjny może w znaczący sposób przyczynić się do rozwoju Twojego biznesu. Wpłynąć na większą liczbę klientów, poprawić zarządzanie kalendarzem, automatyzować wiele czynności i oszczędzać czas.
Popularność tego typu rozwiązań stale rośnie, a na rynku dostępnych jest wielu dostawców aplikacji i systemów ułatwiających umawianie wizyt online. Ich oferty różnią się między pod wieloma względami, a jedynym z kluczowych aspektów są dostępne funkcjonalności.
Czym kierować się, porównując je między sobą? Które wybrać? Poniżej przedstawiamy naszą listę 10 najważniejszych funkcjonalności systemów rezerwacji online:
Kluczowym elementem efektywnie działającego systemu rezerwacji jest jego dostępność czasowa dla klientów. W obecnych standardach rynkowych priorytetem są systemy oferujące funkcjonalność 24/7.
Oferując dostępność przez całą dobę, zapewniasz klientom wyjątkową elastyczność – możliwość umawiania wizyt w dowolnym czasie i miejscu. To znacząca korzyść, szczególnie dla osób, które mogą znaleźć czas na złożenie rezerwacji wyłącznie wieczorami, poza standardowymi godzinami pracy Twojej firmy. System dostępny non-stop umożliwia im dokonanie rezerwacji w sposób wygodny i bez stresu związanego z ograniczeniami czasowymi.
Zatem, przy wyborze dostawcy usług rezerwacji online, zasadnicze jest upewnienie się, że oferowane przez niego rozwiązanie gwarantuje nieprzerwaną dostępność dla Twoich klientów – 24 godziny na dobę, każdego dnia tygodnia.
#2 Wystarczająca pojemność kalendarzy
Wybierając system rezerwacji online, warto zwrócić również uwagę na jego podstawowe parametry – ilość dostępnych kont pracowniczych oraz maksymalną liczbę rezerwacji, możliwych do obsłużenia w ciągu miesiąca.
Wartości te najczęściej są zależne od wybranego pakietu i determinują wysokość miesięcznych opłat. Z tego powodu warto przeanalizować je przez pryzmat możliwości Twojego biznesu i kosztów, które jesteś gotowy ponieść.
Przykładowo, jeśli prowadzisz niewielką firmę, zatrudniającą kilku pracowników i obsługujesz mniej niż tysiąc wizyt miesięcznie, nie potrzebujesz nielimitowanych pakietów dostępności. Wystarczy Ci najtańszy pakiet, z ledwie kilkoma kontami pracowniczymi i kilkuset dostępnymi rezerwacjami miesięcznie.
Z drugiej strony nie możesz sobie pozwolić na za małą pojemność kalendarza rezerwacji. To może doprowadzić do utraty klientów i strat finansowych.
Dlatego przed wyborem konkretnego systemu koniecznie sprawdź jego parametry pojemnościowe i upewnij się, że będą one dopasowane do możliwości i potrzeb Twojego biznesu.
#3 Połączenie z systemami do płatności online
Integracja systemu rezerwacji z różnorodnymi metodami płatności online to niezbędna funkcjonalność, mająca kluczowe znaczenie dla efektywności Twojej działalności. W kontekście rosnącej popularności płatności elektronicznych, jak pokazują badania Tpay z 2023 roku, 70% polskich e-konsumentów preferuje BLIK, a 23% wybiera szybkie przelewy. To podkreśla, jak ważne jest zaoferowanie klientom wygodnych i znanych im opcji płatności.
Zapewnienie takiej możliwości w Twoim systemie rezerwacji przynosi korzyści obopólne. Ty, jako właściciel biznesu, otrzymujesz płatności szybciej i minimalizujesz ryzyko odwołania wizyty w ostatniej chwili. Klienci z kolei doceniają łatwość, szybkość oraz elastyczność w wyborze metody płatności, co odpowiada ich preferencjom i zwiększa ich zadowolenie.
Pamiętaj, aby wybierać sprawdzone i zaufane systemy płatności, takie jak Stripe, Przelewy24, czy BLIK, które są dobrze znane polskim konsumentom. Zaufanie do platformy płatniczej jest kluczowe dla użytkowników, co przekłada się na większe bezpieczeństwo transakcji i satysfakcję klientów.
#4 Automatyzacja powiadomień
W ramach systemu rezerwacji warto utrzymywać z klientem bezpośredni kontakt. Wysłać mu potwierdzenie umówienia wizyty, udostępnić link do płatności lub przypomnieć o zbliżającym się terminie.
Pozwala to odpowiednio zadbać o komfort klienta, dostarcza mu niezbędnych informacji oraz minimalizuje ryzyko, że zapomni on o umówionej wizycie. Takie efekty można łatwo osiągnąć bez osobistego zaangażowania, bez dzwonienia czy ręcznego wysyłania smsów.
Wystarczy, że Twój system rezerwacyjny będzie posiadał funkcję automatycznej wysyłki emalii i/lub powiadomień push. Wtedy trzeba tylko skonfigurować to narzędzie, przygotować gotowe treści maili i ustawić, w jakich okolicznościach mają być wysyłane. A później wszystko już będzie działo się automatycznie.
#5 Możliwość integracji z aplikacjami, których używasz
Wysyłka maili to nie jedyny proces, którą możesz zautomatyzować dzięki oprogramowaniu do rezerwacji online. Niektórzy dostawcy umożliwiają również integrację ich systemów z innymi, popularnymi aplikacjami (np. Zapier, Google Tag Manager, Fakturownia, Zoom czy Facebook Messenger).
Co to daje?
Przede wszystkim skraca wiele czynności i pozwala oszczędzać czas. Aplikacje łączą się ze sobą w ramach jednego systemu, przekazują sobie dane i automatycznie wykonują niektóre zadania.
Przykładowo po zarejestrowaniu nowej rezerwacji możliwe jest automatyczne:
- zapisanie jej w Twoim kalendarzu Google
- wysłanie linku do spotkania via Zoom lub Google Meet (jeśli udzielasz konsultacji online)
- wystawienie faktury np. poprzez program Fakturownia
- zaksięgowanie transakcji
- pobranie płatności
Rekomendujemy dokładne sprawdzenie, z jakimi programami możliwa będzie integracja w przypadku Twojego systemu rezerwacji online i dobranie pod tym kątem odpowiedniej oferty.
#6 Wbudowany kreator stron www
Żaden system rezerwacji online nie może istnieć bez strony internetowej z formularzem do zapisania się na wizytę. Odpowiednie miejsce w sieci, dobrze zaprojektowane i przyjazne użytkownikom, jest więc kluczowe w kontekście całego procesu przyjmowania rezerwacji.
Tu jednak zaczyna się problem. Samodzielne tworzenie strony internetowej jest trudne i bardzo kosztowne. Nie warto robić tego po kosztach, oszczędzając na podwykonawcach, bo efekt może być odwrotny od zamierzonego. Pamiętaj, Twoja strona musi wyglądać odpowiednio – od tego zależy działanie całego Twojego systemu rezerwacji!
Dlatego bardzo pomocny będzie dla Ciebie wbudowany kreator stron www, dostępny w ofercie niektórych dostawców usług rezerwacyjnych. Dzięki niemu samodzielnie i bez wiedzy informatycznej zbudujesz własną stronę, korzystając ze sprawdzonych szablonów. Oszczędzisz pieniądze i zyskasz pewność, że cały system zapisów na wizyty będzie dobrze działał.
#7 Możliwość tworzenia ofert subskrypcyjnych
Modele subskrypcyjne cieszą się coraz większą popularnością wśród Polaków. Z badania Blue Media wynika, że aż 60% osób w naszym kraju posiada subskrypcje online, a jedna trzecia korzysta z tego modelu w przypadku usług offline.
Klienci chętnie opłacają miesięczne abonamenty w zamian na określony, regularny dostęp do usługi. Opłaca się to obu stronom. Ty zyskujesz częste przychody i niejako przywiązujesz odbiorcę do swojego biznesu. Budujesz z nim więź i wpływasz na jego lojalność. On z kolei cieszy się poczuciem bezpieczeństwa i ofertą tańszą, niż w przypadku pojedynczego umawiania wizyt.
Zdecydowanie warto rozważyć ten model sprzedażowy i wybrać system rezerwacji, który ułatwia jego wprowadzenie.
#8 Indywidualne wsparcie techniczne
Pamiętasz ostatnią awarię Facebooka? W każdym – nawet najlepszym – systemie informatycznym zdarzają się błędy. Tego najprawdopodobniej nie da się całkowicie uniknąć, ale można odpowiednio zabezpieczyć się na wypadek takiej sytuacji.
Zawierając umowę z dostawcą systemu do rezerwacji upewnij się, że nie zostaniesz sam z przyszłymi usterkami, a pomoc otrzymasz możliwie jak najszybciej. Twój pakiet powinien zawierać indywidualne wsparcie techniczne, które na początku współpracy pomoże Ci zaimplementować wszystkie niezbędne komponenty, a później będzie troszczyć się o ich sprawne działanie.
#9 Możliwość wyboru języka i lokalizacji na dodatkowe rynki
Jest to kluczowa funkcjonalności, jeżeli oferujesz swoje usługi również na rynkach zagranicznych albo wśród Twoich klientów zdarzają się osoby obcojęzyczne. Niektórzy dostawcy umożliwiają łatwe dostosowanie całego systemu rezerwacji do różnych języków i rynków.
W praktyce wygląda to tak, że Twoi klienci mogą skorzystać z różnych wersji językowych Twojej strony internetowej, dokonać płatności w wybranej walucie (która następnie zostanie przewalutowana na PLN) i odebrać maila z potwierdzeniem. W razie czego mają również dostęp do regulaminów i polityk prywatności dostosowanych pod wymogi prawne konkretnych rynków.
W zależności od dostawcy funkcjonalność ta może być dostępna dopiero po rozszerzeniu pakietu i uiszczeniu dodatkowej opłaty, dlatego warto to dokładnie sprawdzić przed ostatecznym wyborem oferty.
#10 Gotowe do zaimplementowania regulaminy oraz polityki prywatności
Nie jest to zapewne pierwsza kwestia, o której myśli się w kontekście systemu do rezerwacji wizyt, ale jest równie ważna jak poprzednie dziewięć. Zdecydowanie musisz zadbać też o swoje bezpieczeństwo na wypadek konfliktu lub sytuacji kryzysowej.
Nigdy nie wiesz, na jakiego klienta się natkniesz i jakie problemy mogą z tego wyniknąć. Dlatego będziesz potrzebować odpowiednich, dopasowanych do wymogów prawa – regulaminu oraz polityki prywatności. Pomoże Ci to nie tylko zabezpieczyć własne interesy, ale i wzbudzi większe zaufanie u Twoich klientów.
Rekomendujemy więc sprawdzić, czy dostawca Twojego systemu rezerwacji online udziela wsparcia w zakresie tworzenia takich dokumentów lub udostępnia gotowe wzorce.
Jak wybrać najlepszy system rezerwacji online dla Twojego biznesu?
To nie jest takie proste. Oczywiście warto wziąć pod uwagę omówione wyżej funkcjonalności, ale w niektórych przypadkach może się to okazać za mało. Dlatego przed podjęciem decyzji rekomendujemy wykonanie analizy potrzeb i ograniczeń. Zastanów się:
- Czego oczekujesz od rezerwacji online?
- Jakie problemy chcesz dzięki nim rozwiązać?
- Jakie masz możliwości budżetowe i techniczne?
- Czy Twoi pracownicy poradzą sobie z obsługą skomplikowanego kalendarza rezerwacji, czy też lepiej na początek skorzystać z prostych rozwiązań?
Mając już odpowiedni obraz własnych preferencji warto przejrzeć i porównać dostępne na rynku oferty. Pamiętaj, by zwracać uwagę na wymienione w tym artykule funkcjonalności oraz cenę (nie zawsze drogie i markowe platformy).
My oczywiście zachęcamy do zapoznania się z ofertą Calendesk. Możesz umówić się z naszymi ekspertami na darmowe konsultacje online i dopasować możliwości naszego systemu rezerwacji do Twoich potrzeb i preferencji.
