10 funkcjonalności, które koniecznie musi mieć Twój system rezerwacji online

Sprawnie działający system rezerwacji online może w znaczący sposób przyczynić się do rozwoju Twojego biznesu. Wpłynąć na większą liczbę klientów, poprawić zarządzanie kalendarzem, automatyzować wiele czynności i oszczędzać czas.

Popularność tego typu rozwiązań stale rośnie, a na rynku dostępnych jest wielu dostawców aplikacji i systemów ułatwiających umawianie wizyt online. Ich oferty różnią się między pod wieloma względami, a jedynym z kluczowych aspektów są dostępne funkcjonalności.

Czym kierować się, porównując je między sobą? Które wybrać? Poniżej przedstawiamy naszą listę 10 najważniejszych funkcjonalności systemów rezerwacji online:

#1 Dostępność 24/7

Najistotniejszą kwestią w kontekście sprawnie działającego kalendarza rezerwacji jest czas, w jakim jest on dostępny dla Twoich klientów. Obecnie standardem rynkowym są systemy działające przez 24 godziny na dobę.

Takie rozwiązanie zapewnia dużą elastyczność klientom, którzy mogą umawiać się na wizyty o dowolnej porze i z dowolnego miejsca. Paradoksalnie, to bardzo istotna korzyść. Wiele osób znajduję czas potrzebny na złożenie rezerwacji dopiero wieczorem, poza godzinami Twojej pracy. Dzięki systemowi działającemu 24/7 będą się oni mogli umówić komfortowo i bez presji czasu.

Dlatego przed wyborem dostawcy usług rezerwacji online upewnij się, że jego rozwiązanie będzie dostępne dla Twoich klientów przez 24 godziny na dobę.

#2 Wystarczająca pojemność kalendarzy

Wybierając system rezerwacji online, warto zwrócić również uwagę na jego podstawowe parametry – ilość dostępnych kont pracowniczych oraz maksymalną liczbę rezerwacji, możliwych do obsłużenia w ciągu miesiąca.

Wartości te najczęściej są zależne od wybranego pakietu i determinują wysokość miesięcznych opłat. Z tego powodu warto przeanalizować je przez pryzmat możliwości Twojego biznesu i kosztów, które jesteś gotowy ponieść.

Przykładowo, jeśli prowadzisz niewielki salon, zatrudniający kilku pracowników i obsługujesz mniej niż tysiąc wizyt miesięcznie, nie potrzebujesz nielimitowanych pakietów dostępności. Wystarczy Ci najtańszy pakiet, z ledwie kilkoma kontami pracowniczymi i kilkuset dostępnymi rezerwacjami miesięcznie.

Z drugiej strony nie możesz sobie pozwolić na za małą pojemność kalendarza rezerwacji. To może doprowadzić do utraty klientów i strat finansowych.

Dlatego przed wyborem konkretnego systemu koniecznie sprawdź jego parametry pojemnościowe i upewnij się, że będą one dopasowane do możliwości i potrzeb Twojego biznesu.

#3 Połączenie z systemami do płatności online

To bardzo ważna funkcjonalność, która umożliwi Ci szybkie pobranie pieniędzy od Twoich klientów. Płatności internetowe stają się coraz bardziej popularne – z danych Money.pl wynika, że nawet 80% wszystkich transakcji zawieranych w Internecie (w tym również rezerwacji) kończy się opłaceniem zamówienia z góry.

Dlatego zdecydowanie warto udostępnić taką opcję w Twoim panelu do rezerwacji wizyt. To klasyczna sytuacja win-win. Ty otrzymasz szybciej pieniądze i przy okazji zabezpieczysz się przed zbyt późnym odwołaniem wizyty. Twój klient będzie zadowolony, bo zapłaci łatwo, szybko i w wybrany przez siebie sposób.

Pamiętaj jednak, by wybierać sprawdzone i wiarygodne systemy płatności online (np. Stripe, Przelewy24 czy BLIK). W końcu mało który klient chętnie powierzy swoje pieniądze platformie, którą widzi pierwszy raz w życiu.

#4 Automatyzacja powiadomień

W ramach systemu rezerwacji warto utrzymywać z klientem bezpośredni kontakt. Wysłać mu potwierdzenie umówienia wizyty, udostępnić link do płatności lub przypomnieć o zbliżającym się terminie.

Pozwala to odpowiednio zadbać o komfort klienta, dostarcza mu niezbędnych informacji oraz minimalizuje ryzyko, że zapomni on o umówionej wizycie. Takie efekty można łatwo osiągnąć bez osobistego zaangażowania, bez dzwonienia czy ręcznego wysyłania smsów.

Wystarczy, że Twój system rezerwacji wizyt będzie posiadał funkcję automatycznej wysyłki emalii i/lub powiadomień push. Wtedy trzeba tylko skonfigurować to narzędzie, przygotować gotowe treści maili i ustawić, w jakich okolicznościach mają być wysyłane. A później wszystko już będzie działo się automatycznie.

#5 Możliwość integracji z aplikacjami, których używasz

Wysyłka maili to nie jedyny proces, którą możesz zautomatyzować dzięki oprogramowaniu do rezerwacji online. Niektórzy dostawcy umożliwiają również integrację ich systemów z innymi, popularnymi aplikacjami (np. Zapier, Google Tag Manager, Fakturownia, Zoom czy Messenger).

Co to daje?

Przede wszystkim skraca wiele czynności i pozwala oszczędzać czas. Aplikacje łączą się ze sobą w ramach jednego systemu, przekazują sobie dane i automatycznie wykonują niektóre zadania.

Przykładowo po zarejestrowaniu nowej rezerwacji możliwe jest automatyczne:

  • zapisanie jej w Twoim kalendarzu Google
  • wysłanie linku do spotkania via Zoom lub Google Meet (jeśli udzielasz konsultacji online)
  • wystawienie faktury np. poprzez program Fakturownia
  • zaksięgowanie transakcji
  • pobranie płatności

Rekomendujemy dokładne sprawdzenie, z jakimi programami możliwa będzie integracja w przypadku Twojego systemu rezerwacji online i dobranie pod tym kątem odpowiedniej oferty.

#6 Wbudowany kreator stron www

Żaden system rezerwacji online nie może istnieć bez strony internetowej z formularzem do zapisania się na wizytę. Odpowiednie miejsce w sieci, dobrze zaprojektowane i przyjazne użytkownikom, jest więc kluczowe w kontekście całego procesu przyjmowania rezerwacji.

Tu jednak zaczyna się problem. Samodzielne tworzenie strony internetowej jest trudne i bardzo kosztowne. Nie warto robić tego po kosztach, oszczędzając na podwykonawcach, bo efekt może być odwrotny od zamierzonego. Pamiętaj, Twoja strona musi wyglądać odpowiednio – od tego zależy działanie całego Twojego systemu rezerwacji!

Dlatego bardzo pomocny będzie dla Ciebie wbudowany kreator stron www, dostępny w ofercie niektórych dostawców usług rezerwacyjnych. Dzięki niemu samodzielnie i bez wiedzy informatycznej zbudujesz własną stronę, korzystając ze sprawdzonych szablonów. Oszczędzisz pieniądze i zyskasz pewność, że cały system zapisów na wizyty będzie dobrze działał.

#7 Możliwość tworzenia ofert subskrypcyjnych

Modele subskrypcyjne cieszą się coraz większą popularnością wśród Polaków. Z badania Blue Media wynika, że aż 60% osób w naszym kraju posiada subskrypcje online, a jedna trzecia korzysta z tego modelu w przypadku usług offline.

Klienci chętnie opłacają miesięczne abonamenty w zamian na określony, regularny dostęp do usługi. Opłaca się to obu stronom. Ty zyskujesz częste przychody i niejako przywiązujesz odbiorcę do swojego biznesu. Budujesz z nim więź i wpływasz na jego lojalność. On z kolei cieszy się poczuciem bezpieczeństwa i ofertą tańszą, niż w przypadku pojedynczego umawiania wizyt.

Zdecydowanie warto rozważyć ten model sprzedażowy i wybrać system rezerwacji, który ułatwia jego wprowadzenie. Więcej na ten temat dowiesz się z naszego wpisu: Dlaczego powinieneś oferować subskrypcje swoim klientom?

#8 Indywidualne wsparcie techniczne

Pamiętasz ostatnią awarię Facebooka? W każdym – nawet najlepszym – systemie informatycznym zdarzają się błędy. Tego najprawdopodobniej nie da się całkowicie uniknąć, ale można odpowiednio zabezpieczyć się na wypadek takiej sytuacji.

Zawierając umowę z dostawcą systemu do rezerwacji upewnij się, że nie zostaniesz sam z przyszłymi usterkami, a pomoc otrzymasz możliwie jak najszybciej. Twój pakiet powinien zawierać indywidualne wsparcie techniczne, które na początku współpracy pomoże Ci zaimplementować wszystkie niezbędne komponenty, a później będzie troszczyć się o ich sprawne działanie.

#9 Możliwość wyboru języka i lokalizacji na dodatkowe rynki

Jest to kluczowa funkcjonalności, jeżeli oferujesz swoje usługi również na rynkach zagranicznych albo wśród Twoich klientów zdarzają się osoby obcojęzyczne. Niektórzy dostawcy umożliwiają łatwe dostosowanie całego systemu rezerwacji do różnych języków i rynków.

W praktyce wygląda to tak, że Twoi klienci mogą skorzystać z różnych wersji językowych Twojej strony internetowej, dokonać płatności w wybranej walucie (która następnie zostanie przewalutowana na PLN) i odebrać maila z potwierdzeniem. W razie czego mają również dostęp do regulaminów i polityk prywatności dostosowanych pod wymogi prawne konkretnych rynków.

W zależności od dostawcy funkcjonalność ta może być dostępna dopiero po rozszerzeniu pakietu i uiszczeniu dodatkowej opłaty, dlatego warto to dokładnie sprawdzić przed ostatecznym wyborem oferty.

#10 Gotowe do zaimplementowania regulaminy oraz polityki prywatności

Nie jest to zapewne pierwsza kwestia, o której myśli się w kontekście systemu do rezerwacji wizyt, ale jest równie ważna jak poprzednie dziewięć. Zdecydowanie musisz zadbać też o swoje bezpieczeństwo na wypadek konfliktu lub sytuacji kryzysowej.

Nigdy nie wiesz, na jakiego klienta się natkniesz i jakie problemy mogą z tego wyniknąć. Dlatego będziesz potrzebować odpowiednich, dopasowanych do wymogów prawa – regulaminu oraz polityki prywatności. Pomoże Ci to nie tylko zabezpieczyć własne interesy, ale i wzbudzi większe zaufanie u Twoich klientów.

Rekomendujemy więc sprawdzić, czy dostawca Twojego systemu rezerwacji online udziela wsparcia w zakresie tworzenia takich dokumentów lub udostępnia gotowe wzorce.

Jak wybrać najlepszy system rezerwacji online dla Twojego biznesu?

 To nie jest takie proste. Oczywiście warto wziąć pod uwagę omówione wyżej funkcjonalności, ale w niektórych przypadkach może się to okazać za mało. Dlatego przed podjęciem decyzji rekomendujemy wykonanie analizy potrzeb i ograniczeń. Zastanów się:

  • Czego oczekujesz od rezerwacji online?
  • Jakie problemy chcesz dzięki nim rozwiązać?
  • Jakie masz możliwości budżetowe i techniczne?
  • Czy Twoi pracownicy poradzą sobie z obsługą skomplikowanego kalendarza rezerwacji, czy też lepiej na początek skorzystać z prostych rozwiązań?

Mając już odpowiedni obraz własnych preferencji warto przejrzeć i porównać dostępne na rynku oferty. Pamiętaj, by zwracać uwagę na wymienione w tym artykule funkcjonalności oraz cenę (nie zawsze drogie i markowe platformy). Pomocny może też okazać się nasz poprzedni wpis: Jak wybrać najlepszy system rezerwacji online dla Twojej firmy?

My oczywiście zachęcamy do zapoznania się z ofertą Calendesk. Możesz umówić się z naszymi ekspertami na darmowe konsultacje online i dopasować możliwości naszego systemu rezerwacji do Twoich potrzeb i preferencji.